2015-09-06
3783
Акт — справочно-информационный документ, составленный для подтверждения установленных фактов или событий. Акты составляются комиссиями, а также уполномоченными лицами или одним должностным лицом, которому предоставлены полномочия.
Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией).
Независимо от разновидностей акт оформляется по одной схеме, и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения (если необходимо), наименование вида документа (акт), дату (актируемого события, проставляется при составлении акта независимо от того, когда он подписан), регистрационный номер документа, заголовок к тексту, место составления или издания документа (город), текст документа, подписи всех лиц, указанных во вводной части, расшифровка фамилий, инициалы.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Во вводной части указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт, и лица, присутствующие при этом. В констатирующей части текста фиксируются факты (события), излагаются выводы, предложения, приводится заключение составителей акта. При необходимости текст может делиться на пункты и подпункты. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении, без указания должностей, и утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого он составлен.
Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения, а для ряда актов гриф утверждения заверяется печатью.
С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, чьей деятельности они касаются. При этом ставится отметка: «С актом ознакомлены — подпись, дата». Если имеются замечания, то акт визируется с отметкой «Замечания прилагаются».
Варианты утверждения документов и порядок оформления каждого. Какие виды документов подлежат обязательному утверждению?
Некоторые виды документов, получают юридическую силу после утверждения. Утверждаются организационно-правовые документы (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания), планы, отчёты, нормативы, перечни, программы, некоторые виды актов. Документ может утверждаться должностным лицом или должностными лицами, а также специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор завода
личная подпись Н.В. Петров
12.06.2004.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
Если документ утверждается изданием распорядительного документа (постановлением, решением, приказом, указанием), в таких случаях действие согласуется с видом документа. Гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЁН, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНА (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
Положение УТВЕРЖДЕНО
Устав УТВЕРЖДЁН
Правила УТВЕРЖДЕНЫ
Инструкция УТВЕРЖДЕНА
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, указывается в инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются: Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, а также законодательные и ведомственные нормативные акты.
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первого листа документа.
Документы подлежащие обязательному утверждению: Акты, Задания, Инструкции (правила), Нормативы, Отчеты, Перечни, Планы, Положения, Программы, Сметы, Стандарты, Структура и штатная численность, Тарифные ставки, Уставы организаций, Формы унифицированных документов, Штатные расписания и изменения к ним.
