2015-09-06
1024
Документопоток входящих документов составляют:
• документы вышестоящих организаций, органов власти;
• документы подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;
• документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;
• жалобы и заявления граждан.
В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:
• прием входящих документов;
• первоначальная (экспедиционная) обработка;
• предварительное рассмотрение и распределение;
• регистрация;
• рассмотрение документов руководством;
• исполнение резолюций;
• отправка ответных документов.
Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно экспедицией,
Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку в канцелярии
Первоначальная обработка входящей документации имеет своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов — все конверты, за исключением личной корреспонденции, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяется наличие приложений.
|
|
|
В процессе первоначальной обработки документы сортируют по структурным подразделениям.
В малых организациях всю первоначальную обработку входящей документации производит секретарь, секретарь-референт руководителя.
в настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но приняты по телетайпу, факсу,электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи и затем передаваться в канцелярию.
Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации,
Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.
Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях
38. ПРОХОЖДЕНИЕ ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ
К числу исходящих документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.
Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:
|
|
|
• составление проекта документа, его распечатка;
• согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;
• подписание документа;
• регистрация и отправка документа.
Процесс согласования и визирования можно ускорить, направив копии проекта заинтересованным организациям и лицам
Подготовленный проект документа представляется секретарю-референту для проверки правильности оформления, наличия приложений, а также в необходимых случаях — материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю.
Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).
В экспедиции отправляемые Документы сортируются по адресам, их вкладывают в конверты, заклеивают, при необходимости проставляют стоимость отправлений, составляют список на заказную почту и сдают в отделение связи.
Канцелярией, секретарем или экспедицией документы должны быть отправлены в день их поступления.
Что касается внутренних документов, то они проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение.
39. РАБОТА С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
К служебным документам конфиденциального характера относятся документы, содержащие информацию закрытого характера.
Под служебной тайной, согласно Гражданскому кодексу РФ,следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении по экономическим и иным соображениям, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с нею.
Для нормальной работы сотрудников с конфиденциальными документами необходимо обеспечить следующие три условия:
• работа с конфиденциальными документами должна производиться в отдельном, специально для этого оборудованном помещении. Доступ в такие помещения предоставляется ограниченному числу сотрудников;
• выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производится под роспись сотрудника;
• передача документов с грифом «конфиденциально» в другое учреждение (а внутри организации из подразделения в подразделение) производится только с разрешения соответствующего руководителя.
Документы конфиденциального характера учитываются в специальном журнале и хранятся отдельно от других документов - в особых помещениях или в запираемых металлических шкафах. Наиболее важные документы надлежит хранить в запертых и опечатанных несгораемых шкафах или сейфах
По окончании рабочего дня документы закрытого характера проверяются и сдаются на хранение. Об утрате таких документов немедленно сообщается ответственному руководителю.
Все сотрудники предупреждаются о возможной уголовной, административной и иной ответственности в соответствии с законодательством
