Документооборот – непрерывное движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, обеспечивающее информационную поддержку всех звеньев управления. (включает в себя все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов).
К качественным характеристикам документооборота относятся:
1.характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);
2.маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);
3.периодичность (стадии документооборота);4.направленность движения.
Главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Для этого необходимо:
1.максимальное сокращение инстанций прохождения документов за счет исключения технологических операций по обработке документов (каждое перемещение документа должно быть оправданным);
|
|
2.исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов.
3.максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов.
К количественным характеристикам относятся параметры объема документооборота. Помимо собственно объема документооборота, могут подсчитываться удельный вес групп документов в общем документопотоке, плотность документопотока, т.е. количество документов, проходящих черех подразделение за единицу времени. Объем документооборота – один из основных количественных параметров, имеющий определяющее значение при расчете штатной численности и потребности в технических средствах обеспечения документационных процессов, а также при формировании структуры службы ДОУ. Кроме того, показатели объема документооборота в определенной мере характеризуют масштаб деятельности организации, объем и характер ее взаимосвязей с другими организациями. Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где кроме количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Учет документооборота позволяет:
1.определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;
2.определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;
3.разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;
4.установить оптимальное количество информации, достаточной для функционирования аппарата управления;
5.рассчитать численность службы делопроизводства