Общая характеристика структуры

Функциональность документа, т. е. применимость для хра­нения и передачи той или иной информации, определяется его структурой, которая обычно понимается как целое, зада­ющее характер входящих в него элементов, их взаимораспо­ложение и связь.

Определенную структуру имеют как отдельные элемен­ты документа, так и документ в целом. Обложка книги — это сложное художественное целое; типографское оформле­ние книги — тоже едино: его образуют специально подо­бранный шрифт, титульный лист, строки заглавия, гармони­рующие с содержанием, хорошо напечатанные иллюстрации; целым является и текст книги. Значит, документ как целое есть единство составляющих его элементов и компонентов. Структура — относительно устойчивый способ организа­ции элементов документа как системы. Если понятие систе­мы охватывает самые различные стороны того или иного объекта: его строение, состав, способ существования, форму развития, — то понятие структуры выделяет прежде всего такой момент, как устойчивость, стабильность этого объекта, благодаря чему он сохраняет свое качество при изменении внешних или внутренних условий. Пока сохраняется струк­тура, сохраняется и система в целом, а разрушение или пре-

ЭО Раздел I. Теоретические основы документоведения

образование структуры ведет к существенной перестройке или гибели системы.

По своей структуре документ может быть простым (эле­ментарным) или составным (сложным). Под простым до­кументом понимается отдельное завершенное сообщение (произведение), целостность которого выражается общим содержанием (смыслом) и логикой изложения, зафиксиро­ванное на одной единице материального носителя. Иными словами, простой документ — это одно сообщение, помещен­ное на одном материальном носителе (автореферат диссер­тации, препринт, открытка).

Составной (сложный) документ состоит из двух или более сообщений (произведений), частей или томов, объединенных общей темой или проблемой, целью, автором и т. п., зафикси­рованных на нескольких материальных носителях. Состав­ной документ — это несколько сообщений, помещенных в нескольких томах, выпусках и др. (собрание сочинений, жур­нал, многолистная газета, серия, комплект грампластинок).

Существует деление документов на монодокументные (монодокументы) и полидокументные (полидокументы).

Монодокумент содержит одно произведение (монография, учебник, буклет, карта, открытка). Полидокумент состоит из нескольких произведений. Разновидность полидокумента: сборник — документ, содержащий ряд произведений; много-томник — документ, состоящий из двух или более нумерован­ных томов (собрание сочинений), серийное издание — перио­дическое (журнал, газета, бюллетень) и продолжающееся (се­рия). Все они, кроме сборников, состоят из нумерованных или датированных томов или выпусков, выходят в однотипном оформлении. С другой стороны, одно сообщение (произведение) может размещаться на нескольких обособленных материаль­ных носителях (листах, страницах, томах, выпусках и т. п.). Деление документов на простые и сложные, моно- и по­лидокументные во многом условно. Так, коллективная мо­нография, имеющая разделы, написанные разными авторами, либо грампластинка, включающая произведения нескольких композиторов, дайджест, содержащий подборки извлечений из различных текстов, и т. п. могут быть одновременно отне-

Глава 2. Документ как система

сены к разряду сложных и полидокументов. Рисунки-иллю­страции, схемы, комментарии, ссылки, будучи собраны в при­ложении, преобразуют простой документ в сложный. То есть существует диалектика понятий «документ» и «часть доку­мента»: самостоятельное произведение (целостный текст) может быть одновременно отдельным документом, частью документа или состоять из нескольких документов. Это мо­жет быть в том случае, когда полидокумент (на одном носи­теле) состоит из нескольких сообщений; монодокумент со­стоит из одного сообщения на нескольких отдельных носи­телях; любой документ (сообщение) можно поделить на час­ти, фрагменты и рассмотреть их как самостоятельные (разде­лы монографии, главы, параграфы и т. д.). В документоведе-нии минимальная единица деления текста точно не установ­лена. Это может быть абзац, предложение, которое может со­стоять даже из одного слова.

Благодаря единству всех сторон, присущих документно­му сообщению, документом обозначаются не только обособ­ленные, самостоятельно оформленные вещественные объек­ты, но и сообщения, являющиеся частью такого объекта. На­пример, документом является не только журнал, но и от­дельная публикация (статья, рецензия, объявления) в журна­ле. Однако более распространена точка зрения, согласно ко­торой документ — это завершенное, самостоятельно оформ­ленное сообщение, размещенное на материальном носителе. Таким образом, структура документа — это скоординиро­ванное множество компонентов, взаимосвязи которых дают ему возможность функционировать как некой целостности (системе), позволяют отличить книгу от журнала, грамплас­тинку от дискеты, микрофильм от кинофильма, перфокарту от географической карты и т. п., т. е. идентифицировать каж­дый тип и вид документа.

Документ должен отвечать определенным требованиям, быть соответствующим образом оформленным с целью его использования и хранения. Для этого большинство из под­систем и элементов документа регламентированы стандар­тами, положениями, инструкциями и т. п.

Каждый вид документа имеет свой типовой формуляр —

Раздел I. Теоретические основы документоведсния

необходимые сведения о документе, служащие основой для его регистрации, учета, хранения, выдачи, продажи. Формуляр документа состоит из двух слагаемых: требований к оформ­лению документа и совокупности его реквизитов.