Структура типового документа

Стандартные документы имеют типовое расположение реквизитов по колонкам и по иерархии соподчиненности. Для оформления типовых документов существует восемь стандартных положений табулятора (колонок):

0-нулевое положение табулятора или граница левого поля;

1 - это 5-ударов от границы левого поля (красная строка);

2 - 16 ударов от границы левого поля;

3 - 24 удара от границы левого поля;

4 - 32 удара от границы левого поля;

5 - 40 ударов от границы левого поля;

6 - 48 ударов от границы левого поля;

7 - 56 ударов от границы левого поля; 8 - 64 ударов от границы левого поля.

Стандартные документы помимо этого имеют стандартное оформление (стили) реквизитов.

Использование бумаги стандартных размеров А3 (420 * 297), А4 (210 * 297) и А5 (148 * 210) согласно ГОСТ 9327-87.

В структуре типового документа выделяется три зоны:

• 1-ая - заголовочная часть, включающая с 1 -й по 18-й реквизит;

• 2-ая - содержательная часть содержит с19 по 22 реквизит;

• 3-ья - оформительная часть включает 23 – 31 реквизит.

Некоторые реквизиты имеют свои особенности при заполнении Информация всех реквизитов по степени стабильности делится на два вида: постоянную, неизменяемую в нескольких экземплярах одного вида документа, и переменную, являющуюся новой для каждого экземпляра данного вида документов. Наличие постоянных реквизитов в типовых документах позволяет заранее создавать шаблоны для этих документов (рис. 5).

Шаблон – это макет документа, в который заранее заносятся значения постоянных реквизитов и создаются трафареты, т. е. отводятся места для значений переменных реквизитов. Шаблоны для бумажных носителей называются бланками готовых документов, а для документов, разрабатываемых на ЭВМ, называются формами электронных документов. Бланки для типовых документов создают двух типов:

- общие бланки (для приказов, для распоряжений, для решений и для протоколов);

- бланки для писем. Шаблоны (бланки) могут иметь два способа расположения

заголовочных реквизитов:

- продольное (центрированное) расположение;

- угловое расположение.

Рис. 5. Схема структуры типового документа

Продольное (центрированное) расположение предполагает размещение реквизитов заголовочной зоны симметрично по центру.

Угловое расположение (применяется, когда есть адресная часть в документе или гриф утверждения).

К числу основных операций технологического процесса составления типовых документов можно отнести следующие:

1. составление шаблонов документов и хранение их в базе;

2. разработка проекта документа в структурном подразделении;

3. поиск шаблона заполнение его реквизитами с переменной информацией;

4. выдача на печать;

5. согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;

6. редактирование и корректировка документа;

7. печать и подписание документа;

8. утверждение документа руководством;

9. размножение (копирование) документов;

10. регистрация и рассылка документов.

Проекты исходящих документов готовятся в структурных подразделениях непосредственными исполнителями. Подготовленные таким образом проекты рассматриваются руководителями соответствующих структурных подразделений, редактируются и согласовываются с другими заинтересованными подразделениями.

Согласование документа подразумевает ознакомление заинтересованного лица с содержанием документа и добавление грифа согласования. Документ, прошедший все необходимые согласования, направляется в СДОУ для представления на рассмотрение руководству.

Неформализованные документы отличаются нестандартным содержанием и отсутствием типовой формы расположения реквизитов.

К неформализованным документам относятся отчеты, обзоры, рефераты. С точки зрения структуры документа и состава отдельных компонент, которые входят в неформализованные документы можно выделить следующие особенности:

- содержат малое количество типовых реквизитов;

- содержание документов располагается как правило на нескольких страницах (Например, отчеты и обзоры содержат иногда десятки и сотни страниц);

- страницы могут содержать текстовую, табличную, графическую информацию;

- текстовая часть может быть структурирована в виде абзацев или колонок;

- в состав многостраничного документа могут входить следующие компоненты: оглавление, предметный указатель, колонтитулы, сноски.

Технология обработки неформализованных документов включает следующие типовые операции:

1. ввод текста с текущей корректировкой;

2. орфографическая проверка текста;

3. компоновка страниц;

2. вставка сносок;

3. вставка предметного указателя;

4. вставка колонтитулов;