Практические задания

1. Отберите в лаборатории кафедры 10 названий ви­дов документов (книга, журнал, газета, бюллетень, отчет и НИР, автореферат диссертации, грампластинка, карта, диа­фильм, диск).

2. Проанализируйте каждый документ по следующим параметрам: общие и специфические функции документа, характер информации, специфика материальной основы до­кумента, элементы и взаимосвязи внешней и внутренней структуры документа, его реквизиты.

ГЛАВА 3 МЕТОДЫ И СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

3.1. Общие положения

Документирование — это создание документа с исполь­зованием различных методов, способов и средств фиксирова­ния информации на материальном носителе.

Метод документирования — это прием или совокупность приемов фиксирования информации на материальном носи­теле с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и т. п.).

Способ документирования — это действие или совокуп­ность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, тиснение, резьба, окра­шивание, перфорирование, фотохимический, электромагнит­ный, оптический, электронный, механический, ручной и др. способы документирования).

Средство документирования — это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа. Номенклатура средств составления, копирования и размножения документов вклю­чает ручные, механизированные и автоматизированные при-

Раздел I. Теоретические основы документоведения

п Ч Методы и способы док ументирования

способления, начиная с гусиного пера и заканчивая вводно-выводными устройствами ЭВМ.

Методами документирования определяется специфика зна­ковой системы записи информации на носителе. Способы, средства и инструменты создания документа в своей совокуп­ности являются основой видового многообразия документов.

3.2. Кодирование информации

Непременным условием процесса документирования яв­ляется кодирование информации.

Кодирование информации — это специально выработан­ная система приемов (правил) фиксирования информации.

Основными атрибутами кодирования являются код, язык, знак, с помощью которых информация фиксируется и пере­дается в пространстве и времени.

Код — это набор знаков, упорядоченных в соответствии с определенными правилами того или иного языка, для пере­дачи информации.

Язык — это сложная система символов, каждый из кото­рых имеет определенное значение. Языковые символы, будучи общепринятыми и соответственно общепонятными в пределах данного сообщества, в процессе речи комбинируются друг с дру­гом, порождая разнообразные по своему содержанию сообщения.

Знак — это метка, предмет, которым обозначается что-нибудь (буква, цифра, отверстие). Знак вместе с его значени­ем называют символом.

Код, язык и знак позволяют передавать информацию в символическом виде, удобном для ее кодирования и декоди­рования.

Системе кодирования информации свойственны следую­щие отличительные черты:

1. Код должен хороню восприниматься, воспроизводить­ся и передаваться. Этим определяются особенности его фор­мы — неизменность, однотипность и определенность.

2. Код должен быть однозначным, понятным всем уча­стникам коммуникационного процесса — отправителю со­общения и его получателю. С этой целью разрабатывается

система правил, которая позволяет кодировать и декодиро­вать информацию.

3. Кодов существует гораздо больше, чем материальных
носителей. Различают следующие виды кодов: алфавитный
_ система букв, цифровой — система цифр, алфавитно-циф­
ровой — смешанная система алфавитных и цифровых кодов,
рельефно-точечный — система выпуклых точек (шифр Брай-
ля), матричный — система углублений или отверстий и др.
Используя в качестве кода буквы, можно фиксировать слова
на разных языках, следовательно, использовать разные коды.

4. Выбор кода зависит от материального носителя. Бу­мажным материальным носителям соответствуют различ­ные варианты графического изображения кодов. Волновая природа материального носителя определяет такой способ кодирования, который базируется на изменении длины волн.

5. Информация не зависит от выбранного кода. Одно и то же сообщение может быть передано на разных языках, различными знаками. Сообщение, переданное по телетайпу с помощью электромагнитных волн, может быть преобразова­но в текст. При переводе из одной системы кодирования в другую появляются помехи, частично искажающие форму и смысл информации.

6. Чем короче код, тем длиннее текст. Существуют пись­
менности, у которых код огромен. Например, китайские иерог­
лифы. У нас тоже есть иероглифы. Но иероглифические тек­
сты, в сравнении с текстами других систем письма, кратки.
Например, если написать буквами номер сорок пять — пона­
добится 14 букв, а если иероглифами, то нужно три знака
№45. Однако если бы для каждого слова имелся иероглиф,
то код был бы, как в китайском письме, многотысячным.

Выработка коротких кодов — важная задача. Приме­ром создания языка с коротким кодом, т. е. с ограниченным словарем, является Бейсик (Ваз1с Еп^Ивп). Название составле­но из начальных букв таких слов: ВгШвЬ Атепсап ЗйепШхс ШегпаИопа! Соттегс1а1 Еп&Ивп (британско-американский научный интернациональный коммерческий английский язык).Создал этот язык английский философ Огден в 1920-х годах. Было отобрано 850 крупнейших слов, грамматика огра­ничена самыми необходимыми конструкциями.

Раздел I. Теоретические основы документоведения

3.3. Понятие о языках

Язык — это особая система разнотипных и вместе с тем внутренне объединенных между собой структурных единиц (звуков, морфем, слов, словосочетаний, предложений и т. п.), которые человек сознательно использует и которые служат ему средством общения с другими, выражения мыслей, чувств, настроения. Языки — это языковые системы, в которых из знаков (букв, цифр, условных обозначений) при помощи грам­матических правил строятся осмысленные лексические еди­ницы и предложения. Языковой знак, в отличие от одиноч­ного знака, всегда включает в свой состав простую или слож­ную грамматику.

Особенности языка проявляются в том, что он социален и свидетельствует о способности человека создавать систему дифференцированных знаков, соответствующих дифференци­рованным понятиям. Одно и то же сообщение, построенное на основе некоего данного языка, может транслироваться разными средствами. Таковы, например, буквы украинского алфавита, азбука Морзе, рельефный шеститочечный шрифт Л. Брайля для слепых, даже весьма своеобразные способы имитации речи посредством свистка, колокольчика, гонга и т. д. Во всех этих случаях живой поток речи подменен изоб­разительными значками, воспринимаемыми посредством зре­ния и осязания. Следовательно, язык — это единство обо­значаемого (предмет, мысли) и означающего (буквы, изобра­жения, звуки).

За время существования цивилизации человечество вы­работало множество языков, которые принято делить на ес­тественные (или натуральные) и искусственные (машинные, информационные языки, языки-посредники при машинном переводе). Соответственно различают коды и знаки как есте­ственных, так и искусственных языков.

Естественный язык отличается от искусственного тем, что его языковые знаки возникают стихийно, а искусственные знаки создаются преднамеренно.

Естественные языки исторически возникли в процессе развития человеческого общества. Самым древним являет-

Глава 3. М етоды и способы документирования ___________________________ ^3

ся язык мимики и жестов, доставшийся человеку в наслед­ство от животных и базирующийся на первой сигнальной системе. Вторая сигнальная система ответственна за созда­ние и использование осмысленной членораздельной речи. Развиваясь обособленно, группами, имея свои территориаль­ные, этнокультурные и другие признаки в ходе общественно­го производства, люди исторически выработали национальные языки — основной способ кодирования информации. Каж­дое слово здесь не более чем условный знак, которым люди договорились обозначать то или иное понятие, предмет. С естественным языком связан код письма, появление которо­го вызвало возникновение текстового документа, в частности книги.

Искусственные языки — это специально разработанные коды для особых видов деятельности и передачи специаль­ных сообщений. Примерами могут служить различного рода шифры, азбука Морзе, азбука флажков на флоте, междуна­родные языки идо и эсперанто, языки машинного програм­мирования и т. д. Искусственные языки создаются для ка­кой-либо цели и применяются тогда, когда естественные язы­ки использовать затруднительно.

3.4. Знаковый метод фиксирования информации