Хранение

Рис. 7. Общая схема функционирования ДКС

Между атрибутивной и функциональной подсистемой ДКС существует тесная взаимосвязь, и рассматривать их раздель­но можно лишь на теоретическом уровне.

Управленческая подсистема ДКС — это постоянное, не­прерывное упорядочение атрибутивной и функциональной подсистем ДКС. Она включает регулирование, изменение (при сохранении качественной специфики) знаковой системы, спо­собов записи, восприятия и воспроизведения информации, со­вершенствование материальной основы и формы документа, приведение их в соответствие с возрастающими документ­ными потребностями общества, а также регулирование всех процессов, связанных с созданием и функционированием до­кумента.

Совокупность документов образуют документные потоки, массивы, ресурсы, фонды и т. п.

Документный поток (ДП) — организованное множество документов (первичных и/или вторичных), функционирую­щих (создаваемых, распространяемых и используемых) в со­циальной среде. ДП определяется как изменяемое во времени множество документов, находящееся в движении, динамике. ДП характеризуется интенсивностью, которая выражается количеством единиц изданий, публикаций, единиц хранения и т. д. в единицу времени (месяц, год). Например, книги, вы­пускаемые издательством в течение ряда лет, ежемесячные поступления в библиотеку, информационный центр и т. п.

Документный массив (ДМ) — определенное неизменное во времени множество документов (книг, нот, карт, пласти­нок, дисков и т. п.). ДМ характеризуется количеством, кото­рое выражается единицами изданий, публикаций, учета, хра­нения. Кроме временных, ДМ могут иметь и другие ограни­чения: содержательные, языковые, территориальные и т. п. Примером ДМ могут служить: массив законодательных до­кументов, утвержденных Верховной Радой Украины за опре­деленный промежуток времени; издания одного ученого; массив краеведческих документов, выпущенных одним или несколькими местными издательствами и сосредоточенных в фонде библиотеки; массив справочно-библиографических изданий в органе НТИ и т. п.

Раздел I. Теоретические основы документоведения

Глава 5. Социальная документно-коммуникационная система

Документные ресурсы (ДР) — это относительно упоря­доченное множество документов, служащее средством или объектом документооборота (движения документов) или пополнения документного фонда. Это документные ресурсы книжных издательств, редакций газет, журналов и выпуска­ющих их продукцию типографий, учреждений, предприятий, акционерных обществ, имеющих в своем составе редакцион-но-издательские отделы и копировально-множительные под­разделения; студий, фирм и производственных объединений, тиражирующих кинофотофонодокументы; оптовых баз кни­готоргов, книжных магазинов, библиотечных коллекторов, почты и т. п.

Документация — множество документов, подобранных со специальной целью по определенному предмету: научная (фиксирующая ход и итоги научных исследований), научно-техническая (фиксирующая процесс и результаты научных исследований, технических разработок, а также направления и методы их внедрения в производство), организационно-рас­порядительная и т. п.

Документный фонд (лат. Рипйиз — основание) — сово­купность документов, сосредоточенных в библиотеках, инфор­мационных центрах, архивах, музеях и т. л. Специфика доку­ментного фонда состоит в том, что собранные в фонде различ­ные документы подобраны в соответствии с задачами, профи­лем, потребностями пользователей (читателей, слушателей, зрителей) той или иной документной структуры, организова­ны определенным образом, хранимы длительное время для полного, качественного и оперативного использования.

ДКС обслуживает все без исключения сферы человечес­кой деятельности. Ее значение в современном мире невоз­можно переоценить. В систему документных коммуникаций как в метасистему входит целый ряд специально созданных общественных институтов: редакционно-издательское дело, научно-информационная и библиографическая деятельность и др. Сформированы соответствующие документные струк­туры: библиотеки, органы НТИ, информационные центры, редакции газет и журналов, издательства, издающие органи­зации, книжные палаты, архивы и т. д.

5.3. Документная деятельность

Документ — это результат целенаправленной деятельно­сти, которая, как всякая созидательная деятельность, проте­кает в рамках коллективного действия, образующего функ­циональную подсистему ДКС.

Документ — результат практической документной дея­тельности, которая включает в себя:

♦ документирование, цель которого — создание некоего содержательного сообщения. Этот процесс включает в себя две части: интеллектуальную (творческую) — составление документа — и техническую — его изготовление;

♦ обработку, цель которой — содержательная и формаль­ная оценка документа. На базе этой оценки осуществляются: литературная, научная и техническая обработка авторского со­общения — издательская обработка; техническая и аналити-ко-синтетическая обработка документов, поступивших в фонд библиотеки, информационного центра, архива, музея и т. п.;

♦ распространение, цель которого — доведение документа до потребителя. Различают два вида распространительской деятельности: 1) распространение документов посредством книжной торговли, подписки и т. п.; 2) предоставление доку­ментов, хранящихся в фондах служб обработки, хранения и распространения документов — информационных центров, библиотек, архивов и т. п.;

♦ хранение, цель которого — обеспечение длительной физической сохранности и защиты документов от прежде­временного разрушения. Оно включает государственный и ведомственный учет документов, создание и поддержание оптимальных условий хранения, осуществление их консер­вации, реставрации, биохимической защиты, создание и по­полнение фондов страхового хранения;

♦ использование, цель которого — познание документа потребителем, извлечение из него необходимой информации. Потребительскую деятельность можно рассматривать в от­ношении: а) документа как материального объекта, который можно купить или взять на время для прочтения; б) доку­мента как сообщения, которое можно читать, изучать, штуди-

Раздел I. Теоретические основы документоведсния

Глава 5. Социальная документно-коммуникационная система

ровать — в зависимости от индивидуального уровня воспри­ятия и целей;

♦ утилизация, цель которой — сдача документа в утиль для последующей переработки. Процесс включает: выявле­ние документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое и не имеющих научного и другого обществен­ного значения, отбор их к уничтожению, сдаче в утиль (втор­сырье) для переработки*.

Вся система технологических процессов функционирует на основе прямых и обратных взаимовлияющих связей.

Каждый отдельный процесс специфичен, его особенности зависят от вида и типа документа. В последние годы делают­ся попытки унифицировать технологические процессы, для чего разрабатываются единые стандарты (ДСТУ) для изда­тельств, полиграфических предприятий, библиотек, органов НТИ, архивов и т. п. Это позволяет упорядочить работу по созданию, обработке, распространению, хранению, использо­ванию и утилизации документов, вести ее наиболее рацио­нально, устранить разнобой в ее методах, использовать элек­тронно-вычислительную технику, способную частично или полностью автоматизировать документную деятельность.