Классификация документов по месту происхождения

По месту происхождения и доминирующей территории распространения различают местный документ (в пределах одной области, города, одного или нескольких районов, пред­приятия, учреждения, хозяйства или учебного заведения); региональный документ — вышедший и распространяемый в пределах нескольких областей или автономной республи­ки (Крым); национальный или общегосударственный (в масштабах Украины — всеукраинский) и зарубежный или иностранный (вышедший или напечатанный за рубежом).

4.7. Типологическая классификация документов

Как известно, типология документа — это отнесение его к определенному типу по совокупности признаков. Типоло­гический критерий также может быть положен в основу орга­низации классификационных рядов документов*.

Наиболее существенные типообразующие признаки для классификации документов — это целевое назначение доку­мента, читательский адрес, характер информации или стиль изложения (жанр) произведения и др.

Целевое назначение документа — это обусловленность его потребностями той или иной сферы общественной дея-

* Подробная характеристика типов документов дана в разделе «Издание».

тельности: науки, производства, образования, управления и _т. д. Целевое назначение тесно связано со специфическими функциями, выполняемыми отдельным документом или со­вокупностью документов. Так, целью выпуска документа может быть первичное изложение результатов научного ис­следования, популяризация научных знаний, систематизация знаний в целях обучения, облегчение поиска необходимых фактических сведений как общего, так и специального ха­рактера, отражение творческого наследия писателя и т. п.

В основу классификации можно положить типологизацию документов по следующим функционально-целевым уста­новкам:

♦ обеспечение управления обществом (официальный до­кумент);

♦ обеспечение научной информацией общества (научный

документ);

♦ обеспечение популяризации достижений науки, техни­ки, производства, их истории (научно-популярный документ);

♦ обеспечение процесса обучения и воспитания (учебный

документ);

♦ обеспечение производства (производственный документ);

♦ обеспечение общества справочными данными (справоч­ный документ);

♦ обеспечение вторичной информацией общества о содер­
жании источников первичной информации (информацион­
ный документ);

♦ обеспечение ознакомления общества с содержанием
художественных произведений (литературно-художественный

документ).

Целевое назначение — важнейшая характеристика Документа, в значительной степени определяющая его форму, композицию, стиль изложения и т. п.

Тесно связан с целевым назначением читательский адрес документа. Читательское назначение документа — это пред­назначенность документа читателю (потребителю) определен­ного возраста, уровня общей и профессиональной подготовки. Так, научный документ рассчитан преимущественно на на­учных работников, учебный — на учащихся, студентов и т. д.

Раздел I. Теоретические основы документоведения

Читательское назначение определяет многие характерис­тики документа. Оно призвано обеспечить соответствие со­держания и формы документа определенной читательской группе.

В зависимости от читательского адреса все документы делятся на две большие группы: 1) по возрасту — докумен­ты, предназначенные для взрослых, детей и юношества; 2) по уровню общего и профессионального образования — доку­менты, предназначенные для читателей-специалистов и не­специалистов (в данной области), учащихся, студентов и т. п. Отдельные типы документов имеют универсальный читатель­ский адрес, т. е. рассчитаны на т. н. массового читателя: массово-политические, научно-популярные, справочные доку­менты, художественная литература.

Важный признак, позволяющий выделить типологические черты документа — это характер информации, включаю­щий в себя глубину разработки проблемы, предмет сообще­ния, стиль изложения материала, степень научности, норма­тивности и т. п.

Большинство этих признаков образуют понятие «форма сообщений (произведений)», весь массив которых делится на большие, средние и малые формы. В частности, к большим формам художественных произведений относят роман, дра­му, эпос; нехудожественных — монопроизведение. Последнее может быть выпущено в форме монодокумента, содержаще­го одно произведение, либо в форме сборника, содержащего ряд произведений. Средние формы художественных произ­ведений — повесть, поэма, эссе; нехудожественных — статья, очерк. Малые формы — рассказ, повесть, поэма, стих и т. д.; реферат, тезисы, обзор, экспресс-информация и т. п.

Априорно установленное автором целевое назначение конкретного произведения (сообщения) должно сопрягаться с потребностями определенной сферы деятельности и запро­сами той группы читателей (слушателей и т. п.), для кото­рых оно предназначается. Так, в научном документе (отчет о НИР) содержатся первичные сообщения об открытии либо изложение, анализ, обобщение научных фактов (монография). Тот же материал в учебном документе будет изложен в си-

Гдава 4. Классификация документов ____________________________________ П7

схематизированном и методически обработанном виде в со­ответствии с конкретными задачами обучения, в производ­ственном — в виде специально разработанных инструкций, нормативов, правил, обязательных для выполнения.

Таким образом, на основе комплекса признаков образу­ются типы документов по которым строится общая, отвле­ченная от отраслевой специфики, основная классификация документов. Между типами и видами документов существу­ет тесная взаимосвязь, поэтому существуют трудности в их четком разграничении.

Однако только этими признаками классификации не ис­черпываются. Уже сейчас их насчитывается около 300. Сре­ди них: классификация документа по степени плотности информации в единице объема документа, по объему, составу основного текста, структуре, языку, хронологии, социально-культурной ценности документа и т. д. Кроме того, каждый вид документа, выделенный в самостоятельный классифика­ционный ряд, имеет собственную внутреннюю дифференциа­цию, учитывающую специфику того или иного документа, а также задачи соответствующей сферы документно-коммуни­кационной деятельности.

Контрольные вопросы

1. Что такое классификация документа?

2. В чем сходство и отличие классификации и типоло-гизации документов?

3. Какова сущность понятий «вид» и «тип» документа?

4. Каковы три основных блока признаков, положенных в основу общей классификации документа?

5. Что такое семантическая классификация?

6. Как выделяются документы по характеру знаковых средств?

7. По какому признаку выделяют человекочитаемые и машиночитаемые документы?

8. Как распределяются документы по способу докумен­тирования?

9. Чем определяется необходимость классификации доку* ментов по материальной составляющей документа?

10. Каковы основные виды документов по условиям их бытования во внешней среде?

11. Есть ли противоречие в общей классификации доку­ментов, приведенной в учебнике?

12. Каковы направления дальнейшей разработки пробле­мы классификации и типологизации документов?

Практические задания

1. Используя блок-фасетную схему классификации, опре­делите, документы каких видов есть в вашей личной биб­лиотеке (фонотеке, видеотеке и т. п.).

2.Дайте краткую характеристику конкретным доку­ментам с точки зрения отнесения их к определенным видо­вым категориям документов.

ГЛАВА 5 СОЦИАЛЬНАЯ ДОКУМЕНТНО-КОММУНИКАЦИОННАЯ СИСТЕМА

5.1. Документная коммуникация

Понятия «документная коммуникация», «система доку­ментных коммуникаций», «документно-коммуникационная система» являются базовыми для документоведения, нахо­дятся на стадии своего становления.

Документной коммуникацией (ДК) будем называть ком­муникацию, опосредованную документом, построенную на обмене документами между двумя или более людьми. ДК является подсистемой социальной коммуникации.

Документ возник и существует в документно-коммуника­ционном процессе, т. е. в такой коммуникации (связи между объектами реального мира), в которой от одного субъекта (от­правитель) к другому (потребитель) передается документная информация (т. е. информация, содержащаяся в документе). Передача документной информации в обществе называ­ется социальной ДК. Ее отправителем и потребителем явля­ется человек или группа людей, общество в целом. В соци­альной ДК документная информация, выступающая сред­ством коммуникации, зафиксирована на материальном но­сителе. Иначе говоря, ДК — это процессы или способы рас-

120 Раздел I. Теоретические основы документоведенш

пространения (передачи) информации в обществе, осуществ­ляемые с помощью документов.

В ДК в качестве средства коммуникации выступает доку­мент — материальный (вещественный) объект, на (в) кото­ром социальная информация зафиксирована, что позволяет ее хранить, а также передавать во времени и пространстве вместе с материальным носителем.

Элементарная модель социальной документной коммуни­кации представлена на рис. 6.

В процессе социальной документной коммуникации явно или скрыто присутствуют три основных элемента: комму­никант, коммуникат и реципиент.

Отношение «коммуникат-реципиент» (книга-читатель, документ-потребитель) является источником возникновения документных информации и коммуникации. В процессе ком­муникации осуществляется кодирование и декодирование информации, содержащейся в документе.

К
		К
о		о		Р
м		м		Е
м		м		Ц
у				И
н	/кодироХ	У	/ДЕКОДИ^у	п
Ч^ ВАНИЕ ,)	н	А.РОВАНИЕ/
и		и		и
к		к		Е
А		А т		Н
Н т			Т
^	ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ

Рис. 6. Модель документной коммуникации

Глава 5. Соци альная документно-коммуникационная система _____________ 121

Коммуникант — отправитель документного сообщения, начинающий акт коммуникации (автор сообщения). Реци­пиент сообщения — его получатель, приемник (читатель, слу­шатель, зритель). Между коммуникантом и реципиентом устанавливается канал коммуникации, без которого связь не может состояться. По этому каналу от коммуниканта к ре­ципиенту передается коммуникат — документное сообще­ние. Документную коммуникацию можно считать состояв­шейся только в том случае, когда реципиент (потребитель) получил закодированную на материальном носителе инфор­мацию, отправленную коммуникантом, и декодировал ее.

В основе ДК лежит коммуникационный акт, в котором выделяются следующие составные части:

1) тот, кто передает документную информацию, — комму­никант — лицо или организация, генерирующие сообщение (автор документа, документной информации, сообщения);

2) тот, кому предназначена документная информация, — реципиент — это лицо или группа лиц, принимающих сооб­щение (потребитель документной информации, читатель, слу­шатель, зритель);

3) способ или канал передачи информации — коммуни­кант — это документ в форме книги, журнала, газеты, филь­ма, дискеты и т. п.;

4) содержание передаваемой информации, зафиксирован­ной на материальном носителе;

5) код — правила языка, на котором зафиксировано сооб­щение;

6) контекст — в нем сообщение обретает всю полноту

своего смысла.

Обычно коммуникант имеет представление о том, как со­общение может интерпретироваться реципиентом. Однако результат интерпретации, т. е. толкование сообщения полу­чателем, определяется рядом факторов — прежде всего, ко­дированием.

Как известно, кодирование — это представление идеи, которую стремится донести до получателя коммуникант, в кодах или символах, т. е. в знаках, переводящих идею на язык, понятный реципиенту. Кодирование должно обеспе-

Раздел I. Теоретические основы документоведения

5. Социальная документно-коммуникационная система 123

чить интерпретацию сообщения получателем в соответствии с целью коммуникации, поставленной отправителем. В каче­стве кодов, как уже отмечалось, могут использоваться слова, звуки, цвет и т. п. Процесс кодирования в значительной степе­ни субъективен, поскольку зависит от личности кодирующего.

Составляя вербальные сообщения, стремятся правильно использовать семантику, т. е. воспринимаемое значение слов. Сообщение — это зафиксированная идея, которую хотел ком­муникант сообщить реципиенту.

Сообщение состоит из двух ведущих компонентов:

1) содержания сообщения — что оно, собственно, содер­жит — мысли, аргументы, доводы, факты;

2) средства передачи (канала) документного сообщения — книги, журнала, газеты, афиши, грампластинки, диска и т. п.

Декодирование сообщения — это перевод его на язык получателя. Оно определяется личным восприятием полу­чателя, его способностью распознавать и интерпретировать коды, использованные для передачи идеи. Адекватность вос­приятия сообщения носит в определенной степени субъек­тивный характер и может варьировать от нуля до ста про­центов. Так, незнание иностранного языка сводит возмож­ность декодирования иноязычного сообщения к нулю. А на­личие сходного профессионального, жизненного опыта у от­правителя и получателя увеличивает адекватность восприя­тия. Принимающий сообщение — реципиент — неотъемле­мый элемент связи, без него коммуникации нет. Реакция получателя определяет результативность, т. е. степень дости­жения цели с учетом затраченных усилий. Обратная связь, позволяющая оценить результативность сообщения, являет­ся непременным условием управления (регулирования) ДК. Приведенная схема существенно упрощает проблему. В действительности от автора к потребителю ведет гораздо бо­лее сложный путь, на котором происходит процесс создания, распространения, хранения и использования документа, до­ступа приемника к документному сообщению.

Место документа в социальной ДК обусловлено его функ­цией передачи сообщения от коммуниканта к реципиенту. Любой документ как элемент ДК можно охарактеризовать

по формуле: «кто, что, по какому каналу, кому, с каким эф­фектом сообщает». Этот перечень вопросов получил извест­ность как «формула Ласвелла». Часто ее сокращают до ми­нимума: «кто, о чем, кому». Эти вопросы в своей совокупно­сти должны охарактеризовать процесс коммуникации: кто является коммуникантом; в чем состоит суть сообщения; по какому каналу оно передается (то есть особенности матери­ального носителя и знаковой системы); какому реципиенту предназначено сообщение; какова цель коммуникации и усло­вия ее осуществления (где, когда отправлено сообщение). Наконец, заключительный вопрос — с каким эффектом — должен показать, состоялась ли в действительности комму­никация, то есть получена ли потребителем информация. Таким образом, документ является средством (каналом) передачи информации, если его рассматривать как элемент коммуникационного процесса в целом, или источником ин­формации (коммуникатом), если рассматривать его с пози­ции реципиента.