Процесс создания документа

Создание документа или документирование — сложный процесс, в котором участвуют автор, издатель, редактор, по­лиграфист и т. п.

К нему обычно относят действия, связанные с формирова­нием документа как специфического системного триедин­ства: содержания (социальная информация), знаковой (семи­отическая информация) и материально-конструктивной (тех­нологической) форм.

Для обеспечения этого единства разрабатываются типо­вые структуры и методики документно-издательского про­цесса, в основе которых лежит классическая редакционно-издательская схема.

Документирование включает в себя четыре этапа:

* Документные процессы, кроме документирования, более глубоко изучаются в специальных курсах.

1) подготовительный (авторский) — от составления моде­ли документа до передачи авторской рукописи на редакти­рование;

2) редакционный — от приема рукописи редактором до сдачи рукописи в производство;

3) производственный — от технического редактирования (макетирования) рукописи до подписания документа на вы­пуск в свет;

4) заключительный — от получения тиража и до распро­странения документа. Эта общая схема применима для любого документно-издательского процесса, однако иные задачи, виды документов и другие особенности накладывают определен­ный отпечаток на использование классических процессов.

Для того, чтобы добиться обобществления результатов индивидуального познания путем публикации, автор моде­лирует будущий документ, составляет его текст либо с помо­щью черновика (написанного от руки, на пишущей машинке или ЭВМ), либо с помощью диктовки, создавая фонограмму будущего текста. Черновик или фонограмма передаются для изготовления машинистке, которая перепечатывает содержа­ние документа на пишущей машинке или ЭВМ. Отпечатан­ный документ вновь поступает к составителю, который про­читывает его, при необходимости вносит коррективы и ис­правляет возможные ошибки. После этого документ вновь поступает к машинистке на исправление или перепечатку. Исправленная или перепечатанная рукопись после проверки и соответствующего оформления может пройти предваритель­ную оценку путем коллективного обсуждения, рецензирова­ния, научного редактирования и т. п. Однако есть и другой путь: автор представляет рукопись в службу обобществле­ния, например, в издательство, которое оценивает ее качество. В том случае, если рукопись будет признана достойной обоб­ществления, автор (отправитель информации, коммуникант) приобретает статус элемента ДКС.

Служба обобществления (издательство) преобразует автор­ское сообщение (авторский текст) в издательское (отредак­тированный текст). В издательстве рукопись подвергается рецензированию и научному редактированию. После этого

Раздел I. Теоретические основы документоведения

Глава 5. Социальная документно-коммуникационная система

оригинал поступает на художественное оформление. Изда­тельство определяет и форму издания.

Издательское сообщение передают техническому редак­тору, который выполняет техническую разметку рукописи для набора и репродуцирования. После набора следует кор­ректура текста. Набранное и напечатанное издательское со­общение преобразуется в полиграфическое сообщение и, на­конец, в документ (типографское сообщение, заключенное в переплет). Таким образом, в процессе создания документа образуется несколько продуктов: авторское сообщение — издательское сообщение — полиграфическое сообщение — документ. Рассмотренная структура документно-издательско­го процесса в целом одинакова для всех видов документов. Выпадают лишь отдельные операции в зависимости от при­нятой технологии производственного этапа и вида документа.

5.4. Документный фонд

Документ является основным элементом фондов библио­тек, органов НТИ, информационных центров, архивов, музеев и других документных структур. В совокупности они состав­ляют документный фонд страны. Одновременно документ­ные фонды являются частью документных коммуникаций общества.

Документный фонд (ДФ) — это совокупность докумен­тов, которые в силу общественной значимости охватывают документы всех отраслей деятельности общества, хранятся и используются в библиотеке, архиве, музее, информационном центре и т. п. В зависимости от учреждения, специально за­нятого хранением документов и организацией пользования ими, различают документный фонд библиотеки, архива, музея, органа НТИ и др.

Они и приравненные к ним учреждения имеют много общего. В них содержатся одни и те же документы. Однако каждый из фондов специализируется на приобретении пре­имущественно какого-либо одного вида. Информационные центры отдают предпочтение научным, информационным, машиночитаемым документам; архивы — текстовым доку­ментам, несущим ретроспективную информацию, существую-

щим в единственном экземпляре, выполненном в основном на бумажной основе; музеи — наиболее ценным в веществен­ном отношении документам-памятникам истории и культу­ры. Лишь библиотечный фонд в этом отношении отличается универсальностью. Здесь собираются документы независимо от их типа и вида, материальной основы и формы. Значение имеет лишь социально-значимое содержание документа.

Документные фонды выполняют ряд общих задач и фун­кций. Так, рукописные, депозитарные фонды в библиотеках выполняют ту же функцию, что и архивы. Библиотечный фонд есть в любой другой документной системе (архиве, му­зее и т. п.). В то же время и в библиотеке может быть музей книги (музейный фонд), архив, информационный центр и др. Разница между ними состоит в том, что каждый ДФ подчи­няется задачам того учреждения, в котором он функциони­рует. Например, книга существует прежде всего для чтения, но помещенная в музейный фонд она становится экспонатом, предназначенным не для чтения, а для созерцания. Являясь частью экспозиции, книга подчиняется правилам экспози­ционной деятельности. В отличие от библиотечной, музей­ную книгу не выдают на дом, непосредственный доступ к ней ограничен.

Все ДФ выступают в качестве упорядоченных массивов документов. Их роднит единство технологических процессов формирования фондов, сходство процессов комплектования, обработки, хранения, использования, общность нормативно-производственной документации, сходство оборудования, тех­нических средств, автоматизации и компьютеризации научно-производственных процессов и т. д. Однако имеются и сущест­венные отличия. Это дает возможность взаимно обогащать теорию и практику ДФ разного "рода.

Возникновение каждого документного фонда обусловле­но потребностями общества, многообразие которых привело к дифференциации и специализации фондов, своеобразию их социальных функций, необходимости координированного формирования и взаимоиспользования фондов.

Главной подсистемой ДФ является библиотечный фонд (БФ) — это систематизированная совокупность документов,

Раздел I. Теоретические основы документовеи^зекия

Глава 5. Социальная документно-коммуникационная система

соответствующих задачам, типу, профилю библиотеки, а '«•а-К-же документным потребностям ее пользователей и предииаз-наченная для использования и хранения документов в тече­ние всего времени, пока они представляют для пользовате­лей реальную или потенциальную ценность.

К основным преимуществам, позволяющим считать В»и:б-лиотеку главным звеном документной коммуникации, от­носятся: полнота БФ, разнообразие типов и видов собщгра-е-мых документов, предоставление населению не только г^зер-вичных, но и вторичных документов, общедоступность и Еэ&с-платность пользования документами в библиотеке.

В отличие от архивов и музеев в фондах библиотек соб»р а-ны опубликованные и неопубликованные документы, им ~ек>-щие широкое социальное назначение. Они многообразные по содержанию, знаковой системе записи и воспроизведеЕтЗия информации, материальной основе и конструкции, тира:—ки-рованы. Библиотеки имеют возможность приобрести в с^вой фонд необходимое количество экземпляров конкретного на­звания или издания, то есть библиотеки располагают наияебю-лее широким по составу фондом, способным обслужить все сферы человеческой деятельности.

Преимущество библиотеки перед архивом и музеем со­стоит и в общедоступности документов для населения, в с лю-собе их использования в библиотеках. Наименее доступ=зеш архив. Он обеспечивает ограниченное использование арх^ив-ных документов, хранящихся здесь в единственном экзвем-пляре. Музей организует одновременный доступ посетилте-лей к редким документам, но ограничивает их непосредств—ен-ное получение. Выдача же на дом документов в архива:—с и музеях вообще исключена. Широкое общественное докум««н-топользование в этих учреждениях затруднено еще и т^м, что для доступа в архив требуется письмо-рекомендация -со­ответствующей организации, а для посещения музея — пала­та за вход. БФ являются наиболее доступными для насе_^ле-ния в силу их более разветвленной сети в стране, обласшгис, городе по сравнению с архивами и музеями. Они собрань—I в государственных, ведомственных, библиотеках на обществен­ных началах и в личных библиотеках граждан.

БФ многообразны по составу и структуре. Все документы, включенные в БФ, можно разделить на группы (части) по различным признакам: содержанию, способу изготовления, материальной конструкции, периодичности и т. п.

По содержанию БФ принято делить на универсальные и специальные. Универсальным считается БФ, если в нем представлены документы по всем отраслям знаний, всех типов (официальные, научные, научно-популярные, учебные, справочные и т. п.) и видов документов (издания, кинофото-фонодокументы, документы на новейших носителях инфор­мации, неопубликованные документы и т. п.). Специальным (специализированным) является БФ, если в нем преоблада­ют документы определенного содержания (фонды НТБ, сель­скохозяйственных, медицинских и т. п. библиотек), типа (фон­ды библиотек для слепых, учебные, справочные, производствен­ные) и вида (фонд патентных документов, фоно-, видео-, дис­котека и т. п.). Универсальными и специальными (специа­лизированными) фондами обладают соответственно универ­сальные и специальные библиотеки.

Документы каждого вида внутри фонда группируются отдельно, в подфонды, которые образуют структуру БФ. Чем крупнее библиотека, тем сложнее структура ее БФ. Так, в библиотеке создаются книжный и газетный подфонды, нео­публикованных и кинофотофонодокументов и т. п.

Подфонд кинофотофонодокументов — часть БФ, состоя­щая из документов, содержащих звуковую и изобразитель­ную информацию, воспроизведение которой возможно при помощи специальных технических средств — диа- и филь-мопроекторов, магнитофонов, видеоаппаратуры и др.

Подфонд диссертаций — часть БФ, состоящая из диссер­таций на соискание ученой степени кандидата или доктора наук, а также авторефератов диссертаций. Он может быть выделен в крупных библиотеках в самостоятельный фонд, например, в УкрНТИ и Национальной библиотеке Украины им. В.И. Вернадского, а также в библиотеках научных уч­реждений, в которых они выполнены или защищены.

Подфонд депонированных рукописей — собрание соот­ветствующим образом оформленных рукописей, вполне за-

Раздел I. Теоретические основы документоведсния

Глава 5. Социальная документно-коммуникационная система

конченных статей или других документов, представляющих интерес для небольшого круга читателей.

Подфонд изобразительных документов — часть БФ, со­стоящая из эстампов, художественных репродукций, изобра­зительных плакатов, открыток и альбомов произведений изоб­разительного искусства, гравюр, фотоснимков и т. д. Иногда он называется фондом изоизданий.

Подфонд картографических изданий — часть БФ, состо­ящая из документов, содержащих условное обобщенное изоб­ражение поверхности Земли и других небесных тел, а также пространственного размещения и развития различных объек­тов и явлений (рукописные, печатные карты, атласы, планы, чертежи, глобусы, рельефные карты).

Подфонд нормативных и технических документов — часть БФ, состоящая из нормативных документов по стан­дартизации, технико-экономических нормативов и норм, па­тентных документов, типовых проектов и чертежей, катало­гов промышленного оборудования и изделий, прейскурантов на материалы, оборудование, изделия, отчетов о НИР и ОКР, неопубликованных переводов, других научно-технических документов.

Подфонд нотных изданий — часть БФ, состоящая из нот, выпущенных в виде книжных, журнальных или листовых изданий.

Подфонд редких книг — часть БФ, состоящая из особо ценных (в т. ч. представляющих библиографическую ред­кость) произведений печати.

Подфонд рукописей — часть БФ, состоящая из рукопис­ных книг, архивов, коллекций автографов и др. рукописных (машинописных) документов.

Подфонд микрокопий — часть БФ, состоящая из умень­шенных в несколько раз (десятков, сотен) печатных и руко­писных текстов, иллюстраций, чертежей, нот и т. д. Этот под­фонд иногда называют микрофильмотекой или страховым фондом.

Могут быть выделены в самостоятельные подфонды спра­вочные документы, переводы, дискеты и др. документы, что обеспечивает их надежную сохранность и удобство пользо-

вания. Каждый из подфондов взаимосвязан с другими, и вме­сте они образуют специфическую иерархическую систему. В системе универсальных фондов детских библиотек высшим звеном является национальная библиотека для детей, обла­дающая наиболее полным и крупным фондом детских из­даний. Городские детские библиотеки существенно уступа­ют по полноте и объему областным. Школьные библиотеки располагают минимальным комплектом учебников и дру­гих учебных изданий.

Фонды библиотек различных типов и видов составляют единый БФ Украины.

Информационный фонд (ИФ) — это массив документов крупнейших отраслевых и межотраслевых центров и институ­тов информации, отделов НТИ различных предприятий, орга­низаций, фирм, коммерческих служб, бирж, агентств по ин­формации, вычислительных центров и т. п. Главная задача этих учреждений — сбор, хранение, переработка различных видов документной и недокументной информации, оператив­ное и полное удовлетворение информационных потребнос­тей общества, сотрудников научно-исследовательских, опыт­но-конструкторских учреждений, коммерческих структур.

ИФ хранят информацию в наиболее краткой, сжатой фор­ме. В отличие от БФ, здесь преобладают вторичные докумен­ты, являющиеся результатом аналитико-синтетической об­работки первичных документов — реферирование, аннотиро­вание, составление фактографических, концептографических материалов, библиографических обзоров, экспресс-информа­ции и т. п. Помимо этого в ИФ входят некоторые издания, в основном справочного характера — энциклопедии, энцикло­педические и языковые словари, справочники, каталоги, цен­ники, прейскуранты, отчеты о НИР и ОКР, чертежно-конст-рукторская и нормативно-техническая документация и т. п. Значительную часть фондов составляют машиночитаемые документы: магнитные и оптические диски, магнитные ленты, микрофильмы, микрофиши, перфокарты, перфоленты и т. п. На фирменных предприятиях зачастую фонды специальной библиотеки и органа НТИ объединяют в единый справочно-информационный фонд (СИФ).

Раздел I. Теоретические основы документоведения

Глава 5. Социальная документно-коммуникационная система

Архивный фонд (АФ) — совокупность документов, обра­зовавшихся в процессе деятельности учреждения, организа­ции, предприятия, общества либо лица (семьи, рода). АФ со­стоит в основном из текстовых документов, несущих ретрос­пективную информацию, исторически и/или логически свя­занных между собой.

В Украине развита широкая сеть государственных и ве­домственных специальных архивов, в которых собраны ар­хивные документы, т. е. те, которые в силу общественной значимости хранятся в архивах. Документы, независимо от их вида, места создания и формы собственности на них, со­храняемые на территории Украины, отражающие историю духовной, материальной жизни народа и других народов, имеющие историко-культурную ценность и признанные тако­выми соответствующей экспертизой с регистрацией в уста­новленном порядке, составляют Национальный архивный фонд Украины.

Фондообразователем АФ выступает учреждение, организа­ция, предприятие или лицо, в процессе деятельности которого образуется совокупность документов. Состав входящих в АФ документов многообразен как по назначению (нормативная и организационно-распорядительная документация, плановая и учетно-отчетная, проектная и научная, культурно-просвети­тельная и пр.), так и по физическим особенностям (документы на бумажной основе, кальке, стекле, пленке, валиках, магнитной ленте, перфокартах, даже на бересте и лоскутах материи).

Для АФ важна полнота представления всех документов, созданных фондообразователем за определенный период. АФ комплектуются по принципу неделимости, в соответствии с которым все документы, подпадающие под определение АФ, должны собираться и храниться в одном месте. В АФ, в от­личие от БФ, не представлены, за редким исключением, зару­бежные издания и ряд разновидностей неопубликованных документов.

Содержание АФ часто раскрывается в сборниках доку­ментов, путеводителях, описях отдельных фондов. Поступая в опубликованном виде в БФ, они раскрывают состав и струк­туру АФ.

Музейный фонд (МФ) — это упорядоченный массив до­кументов, хранимых в музеях — организациях, занимающихся сбором, хранением, исследованием и экспозицией докумен­тов научного или культурного характера. Среди них: госу­дарственные, школьные, народные, работающие на обществен­ных началах музеи, а также частные, основанные на личных коллекциях. Широка сеть исторических, краеведческих, ли­тературных, театральных музеев, мемориальных музеев вы­дающихся деятелей культуры, искусства, литературы. Все коллекции государственных музеев объединяет Националь­ный музейный фонд Украины.

В фондах музеев Украины хранятся документы двоякого рода: 1) созданные природой (образцы фауны, флоры) и 2) со­зданные человеком, т. е. несущие социальную информацию (картины, книги, предметы быта и т. п.). Среди последних выделяют документы трех видов: вещные, изобразительные, письменные. Последние специально созданы для передачи информации во времени и пространстве. Сюда относятся: законодательные акты, рукописные и старопечатные книги, мемуары и частные письма, дневники, рукописи ученых, пи­сателей с пометками, правкой или автографами, плакаты, гра­вюры, кинофотофонодокументы и т. п. Наряду с ними здесь хранятся вышивки, картины, предметы быта, нумизматические коллекции и т. п. Разделение на три вида документов в музеях условно, поскольку изобразительные и письменные докумен­ты — такие же вещи, как и археологические находки. Книга и другие письменные документы выступают в музее как эле­мент материальной культуры, как вещный предмет, как часть культурного наследия, отражающая стилистику и особенность книжной культуры определенной эпохи. С первых шагов развития МФ включали в свой состав печатные документы как основные предметы собирательской и экспозиционной Деятельности. Печатный и другие документы в музейной экспозиции всегда выступают в одной из трех ипостасей: как конкретное произведение, конкретное издание или кон­кретный экземпляр, представленные в качестве экспоната.

Документные ресурсы книжных магазинов — массивы Документов, временно сосредоточенные в книжных магази-

146 Раздел I. Теоретические основы документоведения

нах для широкого распространения среди населения и по­полнения фондов библиотек, информационных центров и др. Документы в этих учреждениях хранятся до момента их приобретения покупателем. Здесь фонды отличаются боль­шой мобильностью, актуальностью содержания, бывают уни­версальными и специализированными (магазин стандартов, технической книги, поэзии и т. п.).

В системе документных коммуникаций БФ, ИФ, АФ, МФ дополняют друг друга, способны наиболее полно и оператив­но удовлетворить документные потребности общества. В на­стоящее время особенно актуальным является создание еди­ного Национального документного фонда Украины.

Контрольные вопросы

1. В чем сущность документной коммуникации?

2. В каких качествах выступают документ и потреби­тель документной информации в ДК?

3. Что из себя представляют три уровня рассмотрения ДКС?

4. Какие информационные потребности не может удов­летворять ДКС?

5. Как связаны между собой основные процессы документ­ной деятельности?

6. Каковы основные этапы документирования?

7. Что означают и как соотносятся между собой по­нятия «авторское сообщение», «издательское сообще­ние», «полиграфическое сообщение» и «документное со­общение»?

8. Как соотносятся между собой библиотечный и архив­ный фонды?

9. В чем специфика фонда информационного центра?

10. В чем основные отличия документов, собранных в фонде музея?

11. В чем состоит специфика фондов личных библиотек, фонотек, видеотек, фототек, дискотек и т. п.?

_Глава 5. Социальная документно-коммуникационная сис тема_____________ _|-------

12 Какие учреждения (кроме перечисленных), обладают документными фондами. Охарактеризуйте такие фонды.