Социальная сущность и функции документа

Зарождение, становление и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, кото­рые зачастую находят материальное воплощение в документи­рованной информации. Документы содержат самую разнооб­разную информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет соци­альную природу, сущность любого документа. Вне общества и независимо от него документ не может ни возникнуть, ни су­ществовать.

Именно общество непосредственно или через своих пред­ставителей (государство, организация, группа, семья) в рамках сложившегося менталитета, в соответствии с обычаями и нор­мами общественного поведения, определяет как формальные, так и неформальные правила создания, движения, восприятия документа, выступая относительно субъектов информационно­го взаимодействия в качестве некоей «внешней силы». Соблю­дение диктуемых этой силой формальных и неформальных правил и ограничений поощряется, а их нарушение наказыва­ется.

Человек в сфере документной деятельности предстаёт, та­ким образом, по оценке исследователей (В. А. Гадасин, В. А. Конявский), всего лишь как интеллектуальный исполни­тель, действующий в пределах довольно жестких обществен­ных предписаний. Так, текст документа должен удовлетворять многочисленным правилам языка и письменности, стиль изло-

Документоведение

жения — соответствовать неформальным этическим ограниче­ниям профессиональной среды, оформление должно быть вы­полнено на основе действующих стандартов. Даже объём и со­держание документа ограничены достаточно жесткими рамка­ми его функционального назначения. Получается, что произ­вольные действия оказываются возможными лишь в достаточ­но узком диапазоне, не сопоставимом по масштабам с обяза­тельными правилами и нормами. При этом ограничения ка­жутся настолько естественными и «само собой разумеющими­ся», что их влияние зачастую не замечается.

Вместе с тем документ, будучи продуктом общественного развития, одновременно и сам оказывает известное влияние на формирование и характер общественных отношений, тормозит или, наоборот, стимулирует их развитие. Поэтому изучение любого документа невозможно вне той социальной среды, в которой этот документ появился и где он функционирует.

Как по капле воды, её внутреннему составу, можно полу­чить определённую информацию о водоёме в целом, так и по отдельному документу можно составить некоторое первона­чальное представление о характере и особенностях породив­шего его общества. Идентификация социальной сущности до­кумента, ставшего историческим источником, лежит, в частно­сти, в основе исторической науки и такой важнейшей её отрас­ли, как историческое источниковедение.

Социальная природа документа самым тесным образом связана с функциями документа. Под функцией (от лат. "шпсйо"— исполнение) документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления. Иначе говоря, функции документа предопределены его общественно-практическими целями и за­дачами, являются производными от них.

Функции документа непосредственно связаны с функция­ми информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе. По­скольку социальная информация ориентирована на удовле­творение различных человеческих потребностей, т. е. много­функциональна, постольку и документ также полифункцио­нален.

Документ как социокультурный феномен

Совокупность функций является средством достижения це­ли и реализации задач, для решения которых документ предна­значен. Функции оказывают непосредственное влияние на ви­ды, разновидности, структуру документов. Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации до­кументов и дальнейшего более глубокого их изучения.

Различные функции документа теснр взаимосвязаны и пе­реплетены между собой, поэтому изучение их возможно толь­ко с помощью общенаучного метода абстрагирования, т. е. мысленного разграничения и временного выделения каких-либо отдельных функций. Наиболее обстоятельный функцио­нальный анализ документов содержится в работах М. П. Илю-шенко.

Функции документа можно разделить на общие и специ­альные или сущностные и прикладные, функции первичного и вторичного порядка, на явные и скрытые (латентные). При этом, удовлетворяя какую-либо определённую потребность, т. е. реализуя одну функцию, человек может не задумываться либо даже не подозревать о наличии в документе других функ­ций. Точно так же, как, например, умываясь водой, он не заду­мывается о том, что эта же самая вода может быть использова­на для полива растений, тушения пожара, для разгона демон­странтов и т. д.

Возникновение документа, как уже отмечалось, было обу­словлено вполне конкретными общественными потребностя­ми, а именно— необходимостью закрепления, сохранения и передачи (трансляции) информации. Именно эти функции яв­ляются важнейшими в документе и присущи всем документам. Названные функции, в свою очередь, тесно связаны с особен­ностями и способами документирования, хранения, передачи, использования информации, с её доступностью, с характером материального носителя информации и т. д. Нередко докумен-товеды объединяют их в некую единую информационную функцию, что вряд ли оправдано, поскольку информация явля­ется глубинной, сущностной характеристикой документа, на­ряду с его социальной природой.

Одной из важнейших функций любого документа, безус­ловно, является функция закрепления, запечатления информа-

Документоведение

ции. Именно она в решающей степени предопределяет созда­ние документа. Человек таким образом пытается «остановить мгновение». В процессе реализации этой функции происходит как бы материализация информации, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функ­ций.

Коммуникативная функция предназначена не только для решения задачи трансляции информации в социальном про­странстве, но также и для организации, упорядочения и под­держания информационных связей в обществе. Иначе говоря, она играет и передающую, и социально цементирующую роль.

Передача информации охватывает все уровни социальной системы и различных её подсистем. Она может быть интерак­тивной, т. е. вестись в диалоговом режиме; может осуществ­ляться в каком-либо одном направлении: сверху— вниз или снизу — вверх. Соответственно возникают и различные кате­гории документов¹:

• двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т. д.);

• многостороннего действия, рассчитанные на информи­рование всего человеческого сообщества (например, Всеобщая декларация прав человека) или адресованные неопределённому множеству получателей (произведения художественной литературы, изобразительного искусст­ва и т. п.);

• документы, ориентированные сверху вниз, т. е. от управ­ляющей системы к управляемой, от органа власти, руко­водителя к исполнителю (законы, постановления, распо­ряжения, приказы, инструкции и т. д.);

• документы, ориентированные снизу вверх— от испол­нителя и подчинённого к руководителю (жалобы, доне­сения, докладные записки, рапорты и т. д.).

См.: Илюшенко М. П. Функциональный анализ документа // Де­лопроизводство. 1999. № 2. С. 46.

Документ как социокультурный феномен

По мере совершенствования способов и средств переда­чи информации, развития информационных технологий воз­растали скорость и объёмы передаваемой информации и, как следствие, коммуникативные возможности документа.

Зафиксированная на материальном носителе информация может быть многократно востребована, поэтому сохранение информации является одной из важнейших функций докумен­та. Не случайно реализацией этой функции (наряду с другими) занимается значительное число специальных учреждений и организаций— архивов, библиотек, информационных цен­тров, музеев и др.

Хранение информации не является самоцелью. Дело в том, что необходимым условием существования человеческо­го общества является знание своего прошлого, накопление информации о жизни предшествующих поколений с после­дующей её передачей во времени. Сохранённая документи­рованная информация, оказавшись в ретроспективной среде, в дальнейшем активизируется и актуализируется прежде все­го усилиями исторической науки. В результате происходит реализация функции исторического источника, которая, бу­дучи разновидностью функции хранения информации, до по­ры до времени существует в латентном состоянии, но кото­рой документы потенциально обладают с момента своего по­явления.

Следует заметить, что документ, выполняющий функцию исторического источника, обладает сложной информационной структурой. Он содержит, наряду с открытыми, также и скры­тые слои информации. Со временем, в связи с постоянно изме­няющимися условиями жизни общества, возрастающими по­требностями людей, скрытая информация может актуализиро­ваться и всё более проявляться. К тому же постоянно совер­шенствуются и методы извлечения ретроспективной информа­ции. Таким образом, функция документа как исторического источника практически не может быть исчерпана¹.

¹ Тартаковския А. Г. Социальные функции источников как мето­дологическая проблема источниковедения // История СССР. 1983. №З.С. 117.

Ддкументоведение

Одной из важнейших является культурная функция доку­мента. Фактически любой документ может рассматриваться как своеобразный культурный феномен, в той или иной степе­ни отражающий уровень материальной, научной, технической, языковой культуры, уровень образования, морально-нравст­венного состояния общества. С помощью документа осущест­вляется не только закрепление, но и передача от поколения к поколению культурных традиций, системы ценностей, нравст­венных норм, развитие и преумножение этих традиций, накоп­ление интеллектуальных ресурсов, культурного потенциала в обществе.

Помимо рассмотренных общих функций, изначально при­сущих практически всем документам, существует ряд функ­ций, которыми документы наделяются в рамках той' или иной конкретной сферы человеческой деятельности. Их иногда на­зывают прикладными. К числу таких функций прежде всего следует отнести управленческую. Этой функцией обладает зна­чительный массив документов, специально создающихся для Целей управления и выступающих в качестве инструмента управленческого труда. Они функционируют преимуществен­но в оперативной среде.

Поскольку процесс управления выступает в разных фор­мах, имеет различные масштабы, уровни, стадии, циклы, по­стольку и документы, выполняющие управленческую функ­цию, чрезвычайно разнообразны: организационно-распоряди­тельные, плановые, отчётные и т. д.

С управленческой тесно связана правовая функция доку­мента. Она заключается в закреплении правовых норм и пра­воотношений в обществе. Этой функцией обладают прежде всего документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за собой определённые юридические последствия (правовые акты органов государственной власти; судебные, прокурор­ские, нотариальные акты; документы, фиксирующие договор­ные отношения; удостоверительные документы— паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т. п.). Кроме того, правовую функцию на время могут приоб-

_________________________ Документ как социокультурный феномен

рести и другие документы, например, для использования в ка­честве судебного доказательства¹.

Исторически одной из первых была востребована функция учёта (статистическая), поскольку усложнение социальных связей, развитие экономических отношений вызвало к жизни уже на стадии аграрного общества потребность в документи­ровании информации, т. е. регистрации, учёте населения, зем­ли, урожая, скота, долгов и т. п. Выполняющие функцию учёта документы необходимы не только для решения многообразных хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и дру­гими процессами в обществе. Эта функция находит отражение прежде всего в бухгалтерской, статистической, плановой, от­чётной документации.

Значительная часть документов выполняет познавательную функцию, которая отражает связь документированной инфор­мации с социальным познанием. По большому счёту фактиче­ски каждый документ может выступать в качестве источника знаний. Однако в первую очередь эта функция присуща науч­ной документации, поскольку целью научного познания явля­ется получение новой информации. При этом фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого зна­ния, а прежде всего в практических целях, в частности, для по­нимания и успешного решения многообразных проблем разви­тия общества.

С познавательной тесно связана образовательная (учебно-воспитательная, обучающая) функция, сопряжённая с распро­странением знаний, морально-нравственных норм, убеждений и т. п.

Ряд документов обладает политической функцией, во мно­гом связанной с функцией управления, поскольку к сфере по­литики относится в первую очередь деятельность органов го­сударственной власти и государственного управления. Поли­тическая функция находит своё выражение прежде всего в до­кументах, предназначенных для информационного обеспече-

Илюшенко М. П. Функциональный анализ документа // Дело­производство. 2000. № 1. С. 21.