Понятия «способ документирования», «средство документирования», «система документирования»

Фиксация информации на материальных носителях, как это явствует из определения документа, осуществляется создан­ным человеком способом. Под способом документирования понимается действие или совокупность действий, которые применяются в процессе записи информации. По мере разви­тия человеческого общества количество этих способов посто­янно увеличивалось и становилось всё более разнообразным. Используемые в настоящее время способы документирования условно можно разделить на две большие группы:

1) традиционные (начертание, высекание, выжигание, резь­ба, тиснение, выдавливание и т. п.). В большинстве своём они появились в глубокой древности;

2) технотронные (от англ. 1есппе1гошс) — осуществляемые исключительно с помощью техники и определяемые её разви­тием, в особенности ЭВМ и связи (механический, фотохими­ческий, электромагнитный, оптический, магнитооптический, электростатический и некоторые другие). Использование этих способов относится к Х1Х-ХХ1 столетиям.

В зависимости от выбранного способа документирования используются соответствующие орудия, инструменты, приспо­собления, т. е. средства документирования.

Документоведение

В свою очередь, способы и средства документирования обусловлены физическими характеристиками и формой мате­риального носителя информации, а также особенностями ис­пользуемых знаков. Всё это вместе взятое определяет характер той или иной системы документирования.

К числу основных систем документирования можно отне­сти следующие:

— системы графической записи,

— системы механической записи,

— фотографические,

— электромагнитные,

— оптические (лазерные),

— магнитооптические,

— электростатические.

Если запись осуществляется при помощи средств компью­терной техники, то обычно используется термин «электронное документирование».

В зависимости от уровня технической оснащённости и ис­пользования научных достижений системы документирования могут быть ручными, механизированными либо автоматизиро­ванными.

Способы и средства документирования в значительной степени определяют тип создаваемых документов. Графиче­ская запись информации с помощью простых орудий позво­ляет создавать рукописные и изобразительные графические документы. Результатом использования фотографического способа являются фотодокументы. С помощью звукозаписы­вающей техники создаются фоно (аудио) документы. Компь­ютерная техника позволяет создавать электронные докумен­ты и т. д.