Виды текстов и элементы текста служебных документов

Всё многообразие текстов можно классифицировать по разным основаниям и признакам. Так, письменные тексты — наиболее распространённые в документной деятельности — разделяют по способу синтаксической организации речи, по виду её пунктуационного и пространственно-графического оформления.

По способу изложения принято выделять три вида текстов официальных документов:

1) повествование (рассказывается о событиях в хронологи­ческой последовательности — в автобиографиях, в некоторых видах протоколов и отчётов, в информационных сообщениях и заметках и т. д.);

2) описание (характеристика какого-либо явления, предме­та, события, лица путём перечисления его признаков, свойств, особенностей). Описание включает обычно и общую характе­ристику явления. Описание имеет место практически в любом служебном документе — отчёте, акте, приказе, постановлении и т. д.;

3) рассуждение (логически последовательный ряд опреде­лений, суждений и умозаключений, раскрывающих внутрен­нюю связь явлений и, как правило, доказывающих определён­ное положение)¹.

В служебных документах, равно как и в научных исследо­ваниях, очень часто повествование, описание и рассуждение дополняют одно другое, т. е. это тексты смешанных видов.

Текст официального документа включает, как правило, не­сколько элементов, главным из которых является тот, что со­держит основную информацию. В свою очередь, основной элемент текста может состоять из одной, двух или трёх частей:

— введение, в котором излагаются цели, задачи, причины составления документа или даётся ссылка на какой-либо дру­гой документ;

— изложение, где приводятся цифры, факты и доводы;

¹ Рахманин Л. В. Укю. соч. С. 5-7,177-179.

Документоведение

— заключение, содержащее суть вопроса, т. е. предложение, распоряжение или просьбу.

Первые две части или одна из них могут отсутствовать, но заключение — обязательная часть любого текста официально­го документа. В отличие от научных текстов, текст служебного документа в раде случаев может состоять из одной лишь за­ключительной части.

Помимо этого, в число элементов текста входят также заго­ловок и приложения.

Заголовок текста — это максимально краткое обозначение его содержания.

В деловых, управленческих документах заголовки появи­лись, начиная с XVIII века. Они значительно облегчают озна­комление с документом и ускоряют его обработку, т. е. спо­собствуют эффективному поиску, регистрации без предвари­тельного прочтения всего документа. Не случайно в ГОСТах советского периода заголовок фигурировал в качестве обяза­тельного реквизита.

В ныне действующем ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицирован­ные системы документации. Система организационно-распорядительной документации» также предусматривается наличие заголовка к тексту, как обязательного реквизита для всех официальных документов. Его отсутствие допускается лишь на кратких документах, выполненных на бланках форма­та А5.

В официальных документах длина одной строки заголовка не должна превышать 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с наименованием вида документа, отвечая на вопрос «о чём (о ком)?» или «чего (кого)?». Например, приказ — о создании ат­тестационной комиссии, протокол— собрания акционеров и т. п.

Многие служебные документы имеют приложения, допол­няющие разъясняющие или детализирующие те или иные во­просы текста. С XIX века приложения к документам стали оформляться самостоятельно. Наличие приложений наглядно свидетельствует об «ансамблевом» принципе построения зна­чительной части официально-деловой документации.