Архивные комплексы

Естественным продолжением всякого учреждения, орга­низации, предприятия, а в ряде случаев — их самостоятель­ными структурными подразделениями, отделёнными от те­кущего делопроизводства, являются архивы (от лат. агсЫушп). Согласно стандартизованному определению, ар­хив — это «организация или её структурное подразделение, осуществляющее приём и хранение архивных документов с целью использования». Однако термином «архив» обознача­ется также и совокупность архивных документов (рукописей, писем, фотографий и да. д.), в том числе какого-либо от­дельного лица.

Архивы учреждений, организаций, предприятий аккумули­руют документированную информацию, входящую, как уже отмечалось, в состав соответствующих документальных фон­дов. В случае, если документы из таких документальных" фон-

¹ Томский университет. 1880-1980. Томск, 1980. С. 21; Сгопяро*

'• Н. Документный ресурс... С. 126-127,132-136. "/"<.

33»

Документоведение

дов передаются на постоянное хранение в государственные ар­хивы, они становятся частью архивных информационных ре­сурсов, состоящих из множества различных архивных фондов. То же самое происходит и с персональными документными ресурсами, попадающими на постоянное хранение в государ­ственные архивы.

Архивный фонд представляет собой совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между со­бой. Различают следующие виды архивных фондов (их опре­деления в архивном деле в большинстве случаев стандартизо­ваны¹):

— архивный фонд учреждения, организации, предпри­ятия — это комплекс документов, образовавшихся в₍ деятель­ности одного такого фондообразователя. В случае, если пред­приятия, учреждения, организации продолжают функциониро­вать, их архивные фонды в государственном архиве постоянно пополняются;

— объединённый архивный фонд — это архивный фонд, сформированный из документов двух и более фондообразова­телей, имеющих между собой исторически обусловленные связи. В числе такого рода связей могут быть: выполнение од­нородных функций, местонахождение, подчинённость, общ­ность делопроизводства, единство содержания документаль­ных материалов;

— архивный фонд личного происхождения — это архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода;

— архивная коллекция — совокупность документов, обра­зовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединённых по одному или нескольким признакам. Среди таких признаков могут быть: тематический, хронологический, авторский, номинальный и другие.

Таким образом, классификация архивных фондов осущест­вляется в зависимости от фондообразователя и особенностей организации документов.

¹ ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.

Комплексы документов. Документные ресурсы

Архивные документы постоянного хранения в масштабах страны образуют Архивный фонд Российской Федерации — «исторически сложившуюся и постоянно пополняющуюся со­вокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значе­ние, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к ин­формационным ресурсам и подлежащих постоянному хране­нию».

В свою очередь, Архивный фонд РФ — это неотъемлемая часть мирового информационного богатства.

Организация документов и дел (единиц хранения) Архив­ного фонда РФ осуществляется по следующим основным при­знакам:

— по формам собственности (государственная, муници­пальная, негосударственная часть Архивного фонда РФ);

— по видам носителей, способам и технике закрепления информации (письменные и графические документы на бу­мажных носителях, кинофотофонодокументы, видеофоно­граммы, документы на машинных носителях (электронные до­кументы);

— по срокам хранения (постоянного и временного, а также депозитарного хранения).

Кроме того, организация документов Архивного фонда РФ осуществляется на трёх уровнях:

— в пределах Архивного фонда государства;

— в пределах архива;

— в пределах архивного фонда.

В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» Архивный фонд РФ включает доку­менты, относящиеся к государственной собственности, к соб­ственности субъекта Федерации, к муниципальной собствен­ности и к частной собственности. -

На январь 2001 г. количество архивных ^аокУ^ы^^.?и ляющихся государственной или муниципальной соЛ*—' стью, в Архивном фонде РФ составляло 549,4мли. хранения на различных носителях. Полки с дог

Енис-

Документоведение

ли протяжённость свыше 3 тыс. км. Если учесть, что в подав­ляющем большинстве ед. хр. (дел) содержатся десятки и сотни отдельных документов, то общее их количество будет изме­ряться миллиардами. Это — один из самых больших по объё­му национальных архивных ресурсов в мире. Для сравнения: в архивах США хранится свыше 1,3 трлн. документов.

Удельный вес наиболее ценной и информационно насы­щенной части Архивного фонда РФ составляет около 20%. Она сконцентрирована в 14 федеральных архивах и 1 их фи­лиале. Основной объем Архивного фонда РФ (62 %) сосредо­точен в 240 государственных архивах субъектов Российской Федерации. Остальные 18 % Архивного фонда РФ находятся в 2,4 тыс. муниципальных (городских и районных) архивах.

Фонды государственных и муниципальных архивов Рос­сийской Федерации ежегодно увеличиваются в среднем на 1,6 млн. ед. хр., в основном за счёт приёма документов от 119 с лишним тыс. учреждений, организаций и предприятий, яв­ляющихся источниками их комплектования.

Кроме собственно архивных документов, в состав государ­ственных информационных ресурсов Архивного фонда РФ входят свыше 4,4 млн. ед. хр. различных видов печатной про­дукции, а также более 800 справочных изданий, 1,4 млн. опи­сей и 67 млн. карточек, содержащих информацию о регистра­ции, государственном учете, составе и содержании документов Архивного фонда РФ.

Российские и зарубежные архивы в последние десятилетия активно используют в своей многообразной деятельности но­вые информационные технологии. В государственных и муни­ципальных архивах РФ ведутся свыше 700 баз данных о соста­ве и содержании документов. Российский государственный ар­хив литературы и искусства (РГАЛИ) и Лотмановский инсти­тут русской и советской культуры (Германия) ещё в 1996 г. подготовили и выпустили путеводитель по РГАЛИ на диске типа СБ-КОМ, содержащий описания почти 3 тыс. фондов (свыше 15 млн. документов). Здесь же были помещены фото­снимки писателей, деятелей культуры и искусства. Пользова­тельский интерфейс создан на трёх языках: русском, англий­ском и немецком. Наряду с полнотекстовым поиском преду-

Комплексы документов. Документные ресурсы-

смотрен также информационный поиск по фамилиям лиц, фондообразователям, номерам фондов¹.

Архивный фонд Российской Федерации представляет со­бой поливидовой документный комплекс. Его основу со­ставляют документы на бумажных носителях (97 %). Среди них наибольший объем занимает управленческая докумен­тация (78 %) Удельный вес документов по личному соста­ву — 19%, научно-технической документации — 2 % и до­кументов личного происхождения — 1 %. Кроме того, име­ются все виды технотронных документов (фото-, кино-, фо-нодокументы, видеофонограммы, микроформы и т. п.). Ау­диовизуальная документация (около 5 млн. ед. хр.) хранится главным образом в специализированных архивах, в частно­сти, в Российском государственном архиве кинофотодоку­ментов (РГАКФД), созданном в 1926 г. Наибольший удель­ный вес (87 %) в составе аудиовизуальной документации составляют фотодокументы. На долю кинодокументов при­ходится 7 %, фонодокументов — 5 % и видеофонограмм — около 1 %². Наиболее ранними фотодокументами РГАКФД являются семейные альбомы императора Александра II, от­носящиеся к 1855-1856 гг.

Кроме государственных архивов (некоторые из них носят названия Центров документации новейшей истории), государ­ственная часть Архивного фонда РФ частично находится на хранении также в библиотеках, обычно в отделах рукописей. Наиболее крупные отделы такого рода имеются в составе Биб­лиотеки Академии Наук, Российской национальной библиоте­ки, Российской государственной библиотеки (476 тыс. ед. хр. в середине 1990-х гг.), в ряде вузовских библиотек. Отделы ру­кописей содержат документы писателей, художников, деяте­лей науки и т. д. Подобная практика хранения документов присуща и другим странам. К примеру, в Библиотеке конгрес­са США имеется около 2 млн. ед. хр. на многих языках мира

¹ Соболев В. Е. Мировая информационная индустрия: производст­во информации по гуманитарным и социальным наукам // Вестник архивиста. 2001. № 4-5. С. 80.

² Вестник архивиста. 2002. № 6. С. 45.

Документоведение

(свыше 36 млн. рукописей). В Британской библиотеке — 200 тыс. единиц хранения¹.

Документы государственной части Архивного фонда РФ хранятся также в государственных и муниципальных музеях, учреждениях системы Российской академии наук, имеющих отделы рукописей.

Особая роль в формировании и хранении документных ре­сурсов страны принадлежит архивам силовых ведомств (Ми­нистерству обороны, МВД, ФСБ), а также Российской акаде­мии наук, Министерству иностранных дел, осуществляющих так называемое депозитарное хранение. В отличие от других учреждений, они хранят не только документальные, но и ар­хивные фонды, в том числе и фонды всех подведомственных структур. Доступ к значительной части этих ресурсов ограни­чен. В настоящее время в ведомственных архивах, имеющих право депозитарного хранения, сосредоточено свыше 338,7 млн. ед. хр. Из них в архиве Министерства обороны на­ходится около 70 млн. ед. хр., в архиве МВД — около 4 млн.

дел.

Архивные информационные ресурсы представляют собой огромную ценность, являются частью национального богатст­ва любой страны прежде всего потому, что в их составе нахо­дятся преимущественно подлинные, уникальные документы.