Документная деятельность

виде. По мнению некоторых специалистов, в перспективе электронные архивы позволят отказаться от бумажных архи­вов. Электронные документы могут находиться как на опера­тивном, так и на постоянном хранении. Однако и в том, и в другом случае обязательным условием, помимо общих требо­ваний по обеспечению режима хранения, является наличие в архиве программно-аппаратных средств для хранения, копиро­вания и воспроизведения электронных документов, перезаписи их в новые форматы и передачи по каналам связи.

Увеличение количества хранящихся документов сопровож­дается, по статистике, снижением качества архива. По некото­рым оценкам, «...даже в хорошо организованном архиве 3 % документов размещены неправильно, 7 % документов утеряны, 60 % документов не востребованы, «забыты». Поиск докумен­та занимает до 10 дней, причём каждый десятый запрашивае­мый документ так и не находится»'.

В процессе хранения должны учитываться все потенциаль­ные угрозы, которые могут привести к сплошной или локаль­ной гибели документов. Существует по меньшей мере пять опасностей такого рода: политический кризис в стране или ре­гионе, военный конфликт, экономический кризис, природные катаклизмы и технологические катастрофы. История, к сожа­лению, знает большое количество такого рода невосполнимых утрат. Это, к примеру, гибель 700 тыс. документов знаменитой Александрийской библиотеки, где была аккумулирована большая часть знаний, накопленных в Средиземноморье в ан­тичную эпоху. Огромные разрушительные последствия имели пожары в Федеральном центре документов Св. Луиса, в Пуб­личной библиотеке Лос-Анджелеса (США), в Библиотеке АН СССР в Ленинграде (уничтожена четверть уникального газет­ного фонда, не считая огромного количества книг), в Нацио­нальной библиотеке Боснии и Герцеговины в 1993 г. (погибло около 3 млн. экземпляров) и т. д.

Хранение документов требует наличия специально обору­дованных зданий или помещений. Обязательными мерами

¹ Лаптев Г. Услуги по обучению управлению электронными архи­вами на европейском рынке // Делопроизводство. 2004. № 1. С. 64.

Документоведеиие

обеспечения сохранности документов являются: соблюдение' требований пожарной безопасности, санитарно-гигиенических ■ условий, поддержание оптимальной температуры и влажности и другие.

Большое внимание в различных странах мира уделяется созданию страхового фонда наиболее ценной документиро- ';. ванной информации. С этой целью широко применяются мик­рофильмирование, перевод документов на машиночитаемые -'' носители, создание голографических копий документа (голо­грамм). Микрофильмирование широко используют не только архивы, но также патентные ведомства, научно-технические библиотеки, правительственные учреждения и банки.

В Норвегии всё культурное наследие страны хранится в ви- "<, де микрофильмов и цифровых копий в многоэтажном подзем-\ ном бункере на стеллажах общей длиной 45 км. Сюда посту-¹' пают копии всех выпускаемых норвежскими авторами книг,' фильмов и музыкальных альбомов, а также издающихся в стране журналов и газет. Кроме того, здесь сосредоточены' также микрокопии газет, выпущенных в Норвегии начиная с^ч-^: 1763 г. В Риме при знаменитой Ватиканской библиотеке в 1980 г. также было открыто подземное хранилище, защищен-; ное на случай бомбардировки. Общая длина его полок состав­ляет около ста километров.

Национальный архив Соединённых Штатов Америки рас-полагает 33 подземными хранилищами. Причём в США (штат» Мэриленд) находится и самый крупный в мире подземный ар- ' хив с длиной стеллажей 840 км. Информация здесь хранится тоже в цифровом виде и на микрофильмах. Уже к 1984 г. в США значительная часть хранящейся в архивах информации, общий объём которой составлял 21 млрд. страниц текста, была зафиксирована на микрофишах.

Наряду с решением проблемы обеспечения сохранности, микрофильмирование даёт возможность осуществлять ком­пактное безбумажное хранение любых документов. Для срав­нения скажем, что собрание журнала 1оштш1 оГ Атепсап Спепмса1 8оае1у с 1879 по 1972 гг. хранится на полках длиной 18 м, и этот же журнал на микрофишах в коробках занимает { полку длиной 1,65 м.

Документная деятельность

В Российской Федерации проблеме создания страхового фонда наиболее ценной документированной информации так­же уделяется значительное внимание. В 2003 г. был принят специальный ГОСТ Р 33.505-2003 «Единый российский стра­ховой фонд документации. Порядок создания страхового фон­да документации, являющейся национальным научным, куль­турным и историческим наследием».

С целью спасения документированной информации, под­верженной физическому старению, осуществляется рестав­рация документов, которой профессионально занимается часть сотрудников архивов, библиотек, музеев. Для этого ис­пользуются компьютерные технологии, оптико-фотографи­ческие и другие методы, с помощью которых удаётся восста­навливать изображения угасающих фотографий, письменных

текстов.

В нашей стране хранением документов профессионально занимается в общей сложности 14,4 тыс. сотрудников государ­ственных архивов, а также 4,3 тыс. муниципальных архивис­тов и работников архивов организаций. С 2004 г. архивисты РФ стали ежегодно отмечать 10 марта свой профессиональный праздник— День архивов (в этот день в 1720 г. был опублико­ван подписанный Петром I «Генеральный регламент»).

Российские архивисты активно участвуют в международ­ной архивной деятельности, координируемой Международным Советом архивов. Ежегодно проходят Консультативные сове­щания руководителей архивных служб стран— членов Со­дружества Независимых Государств.

Вопросы сохранения важнейшей документированной ин­формации для будущих поколений волнуют и другие между­народные организации. В частности, по заказу ЮНЕСКО под­готовлено специальное пособие «Планирование мероприятий по обеспечению готовности к бедствиям и природным катаст­рофам и ликвидации их последствий в библиотеках и архи­вах». В планах этой организации — создание в 2005 г. первого космического архива на базе спутника «КЕО», который, про­ведя в космосе 50 тыс. лет, затем, по замыслу разработчиков, должен вернуться на Землю и доставить далёким потомкам важнейшие памятники культуры наших дней— письменные

Документоведение

тексты, портретную галерею современников и т. п., а также ти­тановый глобус с изображением Земли, какой она была в 2000 г.¹

12.6. Поиск документов

Документированная информация практически не использу­ется в месте своего возникновения и в момент создания. Более того, информация вообще не существует ни как субстанция, ни как функция состояния. Она реальна, объективна только как процесс, состоящий из различных стадий. Важную роль в этом процессе играют поиск и сбор нужной информации. В свою очередь, поиск документированной информации самым тес­ным образом связан с её рассеянием в пространстве (по мно­жеству источников) и во времени.

Проблема поиска необходимой информации является весь­ма актуальной в самых различных сферах человеческой дея­тельности: в науке, управлении, образовании и т. д. По некото­рым данным, разработчик или исследователь примерно поло­вину своего рабочего времени тратит на эти цели. Отсюда вы­текает важность и социальная значимость теоретических раз­работок и обобщения практики поиска необходимой докумен­тированной информации.

Алгоритм поиска заключается в последовательном обраще­нии к источникам. Однако нужная информация крайне нерав­номерно рассредоточена (рассеяна) по различным источникам. Поэтому простой перебор всех источников, содержащих необ­ходимую информацию, может привести к нерациональным за­тратам времени и средств. Между тем существуют определён­ные закономерности рассеяния информации. Одним из первых на это обстоятельство обратил внимание английский библио­граф С. К. Бредфорд (1878-1948). Он предложил в 1934 г. мо­дель рассеяния научной информации, ставшую впоследствии классической.

¹ Волков А. Библиотеки в огне, архивы в земле // Знание — сила. 2004. № 4. С. 10.

Документная деятельность

«Если научные журналы, — писал С. К. Бредфорд, — рас­положены в порядке убывания продуктивности статей по дан­ному вопросу, они могут быть разделены на ядро периодиче­ских изданий, более специально посвященных данному вопро­су, и несколько групп или зон, содержащих то же самое коли­чество статей, что и ядро, когда числа периодических изданий в ядре и последующих зонах будут относиться как 1: п: п²»¹. Иначе говоря, увеличение в арифметической профессии коли­чества статей, содержащих информацию по какому-либо во­просу, приводит к возрастанию в геометрической профессии массива источников (в данном случае журналов) с такого рода статьями. На практике это выглядит следующим образом: примерно треть публикаций находится в ядре журналов дан­ной отрасли знаний, ещё треть приходится на долю смежных отраслей, остальные же публикации распределены в очень большом числе изданий, далёких от данной офасли. Следует подчеркнуть, что действие этого закона распросфаняется не только на научную информацию, но и на некоторые другие виды документированной информации, в частности патент­ную².

Таким образом, в соответствии с этой моделью увеличение полноты информации непосредственно связано с нарастанием фудностей в её поиске.

Большие зафуднения вызывает также и поиск документи­рованной информации, рассеянной во времени. При этом не­обходимо учитывать фактор её старения, которое зависит от многих обстоятельств. Старение проявляется в том, что посто­янно возникают всё новые документы, новые источники, со­держащие более полную, точную, достоверную информацию. Поэтому с целью экономии времени и ресурсов оправдано первоочередное обращение именно к этим источникам.

Поиск информации, прежде всего научной, облегчают дей­ствующие в различных сфанах информационные ценфы, ин-

¹ Цит. по: Ефимов А. Н. Информация: ценность, старение, рассея­ние. М: Знание, 1978. С.48.

² Сосновский В. Проблемы избыточной патентной информации // Интеллектуальная собственность. 2000. № 10. С. 75.