В ручных ИПС поиск возможен лишь по одному какому-либо признаку (реквизиту), являющемуся основным в данной поисковой системе,— по автору, адресату, содержанию и т. д

В отличие от ручных, автоматизированные компьютерные ИПС позволяют совмещать несколько вариантов поиска доку­ментированной информации:,*

— по поисковому образу документа (осуществляется ана­логично ручным карточным системам);

— по полному тексту документа (на основе формализации текста, перевода его в машиночитаемую форму);

— по гипертекстовым ссылкам (с учетом множества логи­ческих и ассоциативных взаимосвязей между документами).

Компьютерные ИПС позволяют в считанные секунды осу­ществлять поиск практически по любому реквизиту либо по совокупности реквизитов документа: по дате регистрации, но­меру, автору, адресату, краткому содержанию, виду отправле­ния (электронная почта, почтовое сообщение, факс), по резо­люции, исполнителям, отметке о контроле, приложении и дру­гим.

В зависимости от формы представления информации ИПС

подразделяют на:

■— документографические (производят поиск по поиско­вым образам документов, т. е по индивидуальным кодам, ко­торые присваиваются каждому документу и содержат инфор­мацию о его местонахождении. В частности, так ведётся поиск книг по заказам читателей в крупных библиотеках);

— фактографические (помогают найти отдельные сведе­ния, факты, содержащиеся в текстах документов и относящие­ся к какой-либо предметной области);

— документно-фактографические занимают промежуточ­ное положение между предыдущими (позволяют отыскать не­обходимые сведения со ссылкой на конкретный документ, в котором они содержатся).