Документная деятельность

Технология хранения документов на протяжении столетий развивалась и совершенствовалась с учётом их видов, матери­альных носителей, целей дальнейшего использования и т. д.

Документы, которые используются в оперативной деятель­ности организаций, находятся в течение двух лет в структур­ных подразделениях (в течение текущего года и ещё один год после окончания текущего года) на так называемом оператив­ном хранении в службах ДОУ до сдачи их в ведомственный архив.

Оперативное хранение бывает двух видов:

1) хранение документов в процессе их исполнения;

2) хранение исполненных документов.

Во время исполнения документы хранятся непосредственно у исполнителей в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполнение», «На подпись» и т. п.

Исполненные документы группируются в дела. Причём группировка документов осуществляется по специальным пра­вилам и носит название «формирование дел». Вначале испол­ненные документы распределяются по делам в соответствии с номенклатурой дел. Затем они в определённой последователь­ности располагаются внутри дела. Наконец, оформляется об­ложка дела.

Отдельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения (годовые и квартальные планы, оригиналы и копии и т. д.). Не рекомендуется помещать в одно дело более 250 листов, что составляет примерно 4 см в толщи­ну. Минимальных ограничений нет (дело может состоять и из одного листа). Внутри дела документы обычно располагаются в хронологической последовательности.

Оформление обложки дела включает следующие сведения:

— название организации (полностью в именительном па­деже);

— название структурного подразделения организации;

— количество листов в деле (проставляется после его за­вершения);

— срок хранения дела (год заведения дела, дата окончания)¹.

¹ Организация работы с документами. М., 1998. С. 239.

Документоведение

Основной единицей учёта и хранения документированной информации на машинных носителях является файл данных.

Помимо оперативного, хранение документов может быть долговременным и постоянным («вечным»). Такое хранение осуществляют архивы, библиотеки, музеи, центры научно-технической информации, отдельные предприятия и организа­ции. Однако обеспечить долговременное и постоянное хране­ние, как уже отмечалось в предыдущем разделе, общество в состоянии лишь для весьма ограниченного количества доку­ментов.

Материальные носители документированной информации требуют соответствующих условий для их хранения. Однако это далеко не всегда соблюдалось и соблюдается. В результате из ведомственных архивов на государственное хранение в на­шей стране документы поступают с дефектами. В 1920-е гг. количество дефектов достигало 10-20%, с 1950-х гг. стало уменьшаться от 5 до 1 %, в 1960-1980-е гг. было на уровне 0,3-0,5 % (хотя в абсолютных цифрах это составляло 1-2,5 млн. документов). В 1990-е гг. условия хранения докумен­тов в ведомственных архивах вновь ухудшились, как и в пер­вые десятилетия существования советской власти'. Веб это оборачивается значительными материальными потерями, по­скольку в архивах и библиотеках приходится создавать и со­держать дорогостоящие лаборатории, которые занимаются реставрацией бумажных носителей. Приходится также изго­тавливать архивные копии документов с угасающим текстом и т. п.

В зависимости от выполняемых функций и подчинённости российские архивы делятся на две группы: государственные и ведомственные.

Ведомственные архивы представляют собой структурные подразделения предприятий, учреждений, организаций. Хра­нение и использование документов в них подчинено решению задач информационного обеспечения деятельности этих ве-

¹ Привалов В. Ф. Обеспечение сохранности документального на­следия в современных условиях // Отечественные архивы. 1999. № 2. С.12-16.

Документная деятельность

домств. В зависимости от состава документации в организаци­ях могут создаваться архивы управленческой документации, научно-технические архивы, аудиовизуальные архивы, архивы документации на электронных носителях. По истечении срока хранения документы ведомственных архивов уничтожаются, за исключением наиболее ценной их части, которая передаётся на постоянное хранение в государственные архивы.

Работа ведомственных архивов государственных учрежде­ний, организаций, предприятий РФ в настоящее время регла­ментируется «Основными правилами работы архивов органи­заций», изданными в 2002 г.

Государственные архивы являются отдельными учрежде­ниями, которые собирают и постоянно хранят наиболее цен­ные документы, а также создают условия для их использова­ния.

В свою очередь, все государственные архивы РФ делятся на

две группы:

1) архивы, осуществляющие постоянное хранение доку­ментов (архивы с постоянным составом документов);

2) архивы, осуществляющие временное хранение докумен­тов (архивы с переменным составом документов).

К числу государственных архивов с постоянным составом документов относятся:

— федеральные государственные архивы России. Они хра­нят комплексы документов общероссийского значения и под­чиняются Федеральному архивному агентству. В настоящее время насчитывается 14 таких архивов, в том числе: Государ­ственный архив Российской Федерации (ГАРФ), Российский государственный архив древних актов (РГАДА), Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА), Рос­сийский государственный архив социально-политической ис­тории (РГАСПИ), Российский государственный военный архив (РГВА), Российский государственный архив литературы и ис­кусства (РГАЛИ), Российский государственный архив кинофо­тодокументов (РГАКФД) и другие;

— центральные государственные архивы республик, вхо­дящих в РФ, и их филиалы (в настоящее время насчитывается 32 республиканских архива);