Документоведение

Поиск документированной информации состоит, как пра­вило, из нескольких последовательных этапов:

1) составление поискового запроса;

2) анализ и перевод его с естественного языка на язык фор­мальных признаков документа (библиографического описания, классификационного индекса, перечня дескрипторов и т. д.), т. е. выражение на языке запросов используемой информаци­онно-поисковой системы;

3) выборка в соответствующем документном массиве всех документов, отвечающих данным формальным признакам (так называемых релевантных документов);

4) выбор из числа найденных тех документов, которые со­ответствуют информационным потребностям реципиента (так называемых пертинентных документов)¹.

В зависимости от местонахождения документированной ин­формации (в текущем делопроизводстве, в архиве учреждения, в государственном архиве, в библиотеке и т. п.) поиск её имеет свои особенности. К примеру, поиск архивных документов на­чинается с установления фондообразователей, в деятельности которых могла возникнуть интересующая информация. Затем устанавливаются названия архивов, музеев, библиотек, в кото­рых хранятся или могут храниться необходимые документы. На третьем этапе поиск осуществляется уже на уровне конкретного архива, где выявляются названия и номера фондов, в которых отложились нужные документы. Затем он продолжается на уровне отдельного архивного фонда с целью установления но­меров единиц хранения. Завершением поиска становится выяв­ление нужного документа в рамках первичного комплекса, т. е. единицы хранения. В результате определяется архивный шифр документа, состоящий из названия архива, номера фонда, номера описи, номера дела по описи и номера листа².

¹ Зиновьева Н. Б. Указ. соч. С. 139-140; Ростовцева Т. Сравни­тельный анализ традиционных и автоматизированных технологий информационного поиска // Информационные ресурсы России. 2003. № 6. С. 9-12.

² Алексеева Е. В., Афанасьева Л. П., Бурова Е. М. Архивоведение. М, 2002. С. 204-205.