Деловая переписка

Цель работы №2: целью практических занятий является приобретение практических навыков разработки и оформления внешнейОРД на примере составления писем.

Задание №2: составить деловую переписку по заданной ситуации (3 – 4 письма).

Ситуации для деловой переписки.

Ситуация № 1. OOO «Кей» осуществляет поставку компьютеров предприятиям города Санкт-Петербург, устанавливая на реализуемые машины операционную систему Windows 7. Кафедра Вычислительных систем и программирования СПбГИЭУ приобрела 20 компьютеров у вышеуказанной фирмы и установила, что все они являются неработоспособными, поскольку их конфигурация не соответствует системным требованиям. Необходимо составить рекламное письмо OOO «Кей», письмо-запрос и письмо-претензию кафедры ВСиП СПбГИЭУ.

Ситуация № 2. СПбГИЭУ заинтересован в установлении сотрудничества с фирмой «Защитаинфотранс» с целью поставки бесплатных программных продуктов, о чем сообщает в информационном письме. «Защитаинфотранс» просит уточнить ряд технических характеристик ЭВМ и одновременно предлагает к продаже коммерческие программные продукты. Необходимо составить цепочку писем, необходимых для организации встречи представителей фирмы «Защитаинфотранс» и СПбГИЭУ.

Ситуация № 3. СПбГИЭУ по истечении контракта отказался от услуг фирмы «Коммерсант», осуществлявшей маркетинговые исследования для него. Ректор СПбГИЭУ направил в фирму соответствующее письмо с обоснованием причин отказа. Необходимо составить письмо директору фирмы «Коммерсант» и возможную цепочку взаимосвязанных писем, а также составить рекламное письмо фирмы «Коммерсант» с целью привлечения других клиентов.

Ситуация № 4. Вы – директор фирмы, занимающейся разработкой программного обеспечения. Вам стало известно, что кафедра Вычислительных систем и программирования СПбГИЭУ нуждается в принципиально новой операционной системе с достаточно высоким уровнем безопасности и рассчитанной на работу в сети. Необходимо составить письмо заведующему кафедрой с предложением о разработке ОС и составьте варианты ответа кафедры фирме.

Ситуация № 5. СПбГИЭУ направило в ЗАО «Петроэлектросбыт» письмо с просьбой о разрешении бесплатного электроснабжения вуза. Получив письмо-отказ, СПбГИЭУ убедительно мотивирует необходимость установления льгот по оплате электроэнергии и получает разрешение ЗАО «Петроэлектросбыт». Необходимо составить цепочку писем.

Ситуация № 6. Вы – директор малого предприятия «Альфа». Для расширения производства необходимо найти новых потребителей продукции предприятия. С этой целью вы разослали рекламные письма ряду вузов Санкт-Петербурга и получили от СПбГИЭУ письмо-запрос о предоставлении более полной информации о характеристиках товара и заказ на 15 компьютеров. После выполнения заказа выяснилось, что три компьютера неисправны. Необходимо написать письмо-рекламацию от СПбГИЭУ. В письме указать характер неисправности и просьбу о замене этих компьютеров. Написать ответное письмо.

Ситуация № 7. Отдел кадров СПбГИЭУ направляет ряду типографий письмо-просьбу о выполнении заказа по изготовлению бланков учета и отчетности. В ответ от типографий получены два письма с обоснованным отказом и письмо-ответ типографии «Наука» о возможности выполнения заказа. Необходимо составить все варианты писем.

Ситуация № 8. Выставочное объединение ЛЕНЭКСПО приглашает на выставку «Информация: техника и технологии защиты» специалистов, в том числе сотрудников СПбГИЭУ. Необходимо составить письмо-приглашение ЛЕНЭКСПО, письмо-заявку СПбГИЭУ с количеством посетителей выставки и письмо-запрос на участие в выставке с докладом «Средства и методы защиты электронного документооборота».

Ситуация № 9. СПбГИЭУ просит ООО «Секьюрити» принять на практику 50 студентов на два месяца – июль, август. ООО «Секьюрити» сообщает, что в состоянии практиковать только 30 студентов в этот период, но готовы принять на практику остальных 20 студентов на июнь-июль. СПбГИЭУ соглашается на предложение ООО «Секьюрити» и благодарит за сотрудничество.

Ситуация № 10. ООО «Суперсайт» предлагает услуги по созданию и поддержке сайтов и порталов различным вузам. СПбГИЭУ интересуется условиями и стоимостью поддержки корпоративного портала engec.ru. ООО «Суперсайт» отвечает, что занимается поддержкой только собственных сайтов и порталов.

Пример составления деловой переписки на ситуацию № 1 приведен на стр. 36-38.