2015-09-06
6478
Тема 1
ПОНЯТИЕ "ДОКУМЕНТ": ИСТОРИЧЕСКОЕ РАЗВИТИЕ ЕГО ЗНАЧЕНИЙ
Понятие "документ" в наше время является наиболее распространенным в науках, изучающих разные способы хранения и передачи в обществе знания (или информации). Существует множество определений документа, которые зафиксировали представления о нем.
Прежде всего, считаем нужным рассмотреть эмпирические представления о документе, исторические корни термина "документ" и постепенное развитие его значений до XX в.; обобщить имеющиеся в литературе определения документа; показать соотношение между существующими в наше время значениями понятия "документ".
1.1. Эмпирические представления о документе
Эмпирические представления возникли как следствие или как итог наблюдений, как обобщение многих реальных явлений, но не как следствие теоретического познания, для которого нужны определенные методологические принципы, теория, которая бы объясняла смысл и происхождение явления.
Эмпирически документ представляется, во-первых, как определенная вещь, как "материальный объект" или "субстанциальный" (вещественный, в отличие от энергетического) носитель информации. Иначе говоря, документ — это вещь, которую можно увидеть, к которой можно прикоснуться или ощутить другими органами чувств.
Во-вторых, документ — это такая вещь, которая несет в себе некую информацию, то есть может что-то (какие-то сведения, знания) передать тому, кто будет знакомиться с документом, изучать его, читать или иным
образом "потреблять информацию". Документ прежде всего нужен человеку именно для того, чтобы ознакомиться с этой информацией.
С другой стороны, документ создается человеком (точнее — обществом) для того, чтобы сохранить определенное знание во времени и передать его другим людям (потребителям информации).
Для того, чтобы передать информацию с помощью документа, человек использует разные средства. Во-первых, выбирает материальные объекты, вещи, которые могут быть "вещественным носителем" информации. Во-вторых, устанавливает, каким способом можно "закрепить информацию" на данном носителе. В-третьих, разрабатывает способы извлечения информации из этого носителя.
Все эти свойства документа отражаются в его определениях. Например, в таких: "документ — материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде"; "документ — материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени и используемый в общественной практике"; "документ — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для ее передачи во времени и пространстве"; "документ — материальный объект, содержащий закрепленную информацию и специально предназначенный для ее передачи и использования"1; "документалистика толкует документ в широком плане как информацию, зафиксированную на материальном носителе..."; документ — это "информация, закрепленная на носителе, позволяющем осуществлять ее передачу.... Документ — это воплощенная в физической форме информация".
Некоторые ученые в определениях документа подчеркивали, что он создается и используется именно человеком, то есть обществом, и поэтому содержит не любую информацию, а именно "социальную", или "нооинформацию". Например: "документ — это любой материальный
носитель, на котором человеком зафиксирована (закреплена) социальная информация"4; "документом считается любая зафиксированная в пространстве и во времени нооинформация (информация, созданная человеческим разумом; в отличие от информации, зафиксированной в явлениях природы, биологии и т. п.)"5; "документом считается любая нооинформация (информация, созданная человеческим разумом, в отличие от информации, зафиксированной в явлениях неживой природы, или биологии), зафиксированная на специальном вещественном носителе в целях ее использования, передачи и хранения. Форма и способ фиксации здесь допускаются любые, то есть на бумаге, пленке, в виде кодекса, ленты, диска и т. п."6 (Выделено автором). По отношению к двум последним определениям следует заметить: социальная или нооинформация, которая передается в обществе, то есть от человека к человеку, может быть зафиксирована не только "на специальном вещественном носителе", но и на предметах, принадлежащих к сфере неживой природы (например, камнях в минералогическом музее), и даже на представителях живой природы (животных в зоопарке). Утверждение о том, что "форма и способ фиксации здесь допускаются любые", опровергается следующим перечнем, который свидетельствует о том, что имеются в виду материалы и формы носителя информации, приспособленные только для записи информации.
Безусловно, уточнения относительно того, что документом передается социальная или нооинформация, верны, но в действительности они ничего не меняют в упомянутой выше трактовке документа, потому что в любом случае имеются в виду именно такие материальные объекты, которые используются для передачи нооинформации (как информации, доступной ТОЛЬКО человеческому разуму) или "социальной информации", если ее понимать как любую информацию, которая создается и передается в человеческом обществе.
Наряду с такими определениями "документа", которые охватывают очень широкий круг явлений, существуют и другие толкования, связывающие понятие "документ" с определенными ограничениями его материальной или знаковой формы, а также функций.
1.2. Значения понятия "документ"
Анализ множества разнообразной литературы, касающейся толкования значения понятия "документ", позволяет сделать вывод о том, что для разных ученых, в разных контекстах, разных науках понятие "документ" имеет разный объем. Объем понятия — это класс обобщенных в понятии предметов. Объем понятия взаимосвязан с содержанием понятия, то есть совокупностью (обычно существенных) признаков, по которым проведено обобщение и выделение предметов в данном понятии.
Разные значения понятия "документ" имеют общее основание: самое
широкое значение поглощает, охватывает все другие, менее широкие. Иначе
говоря, соотношения между разными значениями понятия "документ"
строятся по "принципу матрешки": каждое более широкое значение
поглощает менее широкое (рис. 1.1).
Документ I — любой материальный (субстанциальный) объект используемый для передачи информации в обществе
Документ II — предмет материальной культуры человечества (любой материальный объект "второй природы")
Документ III — созданный человеком материальный
объект, специально предназначенный для передачи
зафиксированной в нем информации в обществе
Документ IV — любая запись информации
Документ V — запись, являющаяся
непосредственным результатом определенной
деятельности и свидетельствующая о ней
Документ VI — запись, содержащая сведения о юридическом факте
Документ VII — запись о юридическом факте, имеющая необходимый набор элементов засвидетельствования
Документ VIII — запись о юридическом факте, удостоверяющая
личность
Рис. 1.1. Соотношение разных значений понятия "документ"
Чтобы показать это, обозначим разные значения понятия "документ" таким образом: Документ I, Документ II, Документ III, Документ IV, Документ V, Документ VI, Документ VII, Документ VIII. Что же означает понятие "документ" в разных значениях?
Документ I — наиболее широкое значение, охватывающее все остальные. Это любой материальный (субстанциальный) объект, как искусственный, так и природный, который может быть использован для передачи информации в обществе. Для этого он должен быть включен в определенное собрание или коллекцию. К таким документам относятся не только произведения письменности или другие документы, в которых информация "записана" тем или иным способом, но и любые вещи, предметы, которые могут быть представлены в музеях, на выставках и т. п. В объем понятия Документ I включают даже представителей живой природы — в том случае, если они используются для передачи знаний (информации) о них. Дефиницию Документа I сформулировала, например, Сюзанна Брие, бывшая вице-президентом Международной федерации по документации: это — "всякое свидетельство — конкретное или символичное, закрепленное или зарегистрированное, служащее для представления, воспроизведения или доказывания определенного физического или интеллектуального явления". Она дала также широко известный комментарий к этой дефиниции: "Является ли документом звезда? Или камень, обточенный струями воды? Нет. Но документами являются фотографии и каталоги звезд, камни в минералогическом музее, животные, описанные в каталоге и выставленные в зоологическом парке"1.
Второе по объему понятия значение — Документ II — охватывает также разнообразные материальные объекты, за исключением объектов
естественного происхождения. Документ II — это предмет материальной культуры человечества или любой материальный объект так называемой второй природы, созданной человеком. Это — вещи, свидетельствующие об уме человека, об уровне развития человеческой цивилизации. В таком значении понятие "документ" использовал, например, немецкий пропагандист идей документации Отто Франк2.
Документ III — это материальный объект, созданный человеком специально для передачи информации в обществе. Из разнообразных произведений человеческих рук и мышления к объему понятия Документ III принадлежат лишь такие, которые создавались именно для передачи определенных знаний, чувств, представлений человека. Это, кроме разнообразных форм "записи информации", еще и трехмерные произведения изобразительного искусства (скульптуры, архитектуры), а также модели, макеты, муляжи, наглядные пособия и другие подобные объекты.
Документ IV — это материальный объект, в котором зафиксирована любая запись информации, выполненная любым разработанным человеком способом. Записью называют, прежде всего, письменную фиксацию слов (естественных языков) любыми знаками. Но записью является и любая фиксация информации графическими знаками, в том числе и музыкальными — нотами, и знаками, изображающими предметы (изобразительными), и знаками, условно обозначающими определенную территорию (картографическими). С развитием техники разнообразие записей увеличилось благодаря возможностям не "ручных", а опосредованных техническими средствами записей звука (в том числе устной речи, музыки, шумов и т. п.); фотографических "записей" изображений; кинематографических записей движущихся изображений и звука и т. п. Записью информации является также ее фиксация электронно-вычислительной машиной на разнообразных носителях и разными способами,
обусловленными техническими характеристиками применяемой для записи электронно-вычислительной техники.
Понятие "запись информации" является достаточно широким и охватывает разные способы записи. Вместе с тем, оно еще не определено достаточно четко. Например, не ясно, можно ли считать "записанными" произведения живописи в оригинале.
Некоторые авторы распростаняют понятие "записанная информация" на все материальные объекты, которые могут использоваться для передачи информации в обществе. Например, Наталья Николаевна Кушнаренко считает, что определение документа как записанной информации "позволяет причислить к документам все материальные объекты, которые могут быть использованы для передачи информации в обществе (включая экспонаты музеев, архитектурные памятники, образцы пород и т. п.)"1. На наш взгляд, такая трактовка понятия "документ" возможна только в том случае, когда в его определении нет указания на способ фиксации информации (то есть на "запись"); тогда объем понятия "документ" равняется значению Документа I.
Краткая дефиниция Документа IV звучит так: "Записанная информация". Нет необходимости доказывать, что запись информации может быть осуществлена лишь человеком, разработанным человеком (точнее, обществом) способом. Именно это значение понятия "документ" принято как главное во многих трудах, посвященных информационной деятельности. Оно было закреплено в международном стандарте "ИСО 5127-83. Документация и информация. Словарь": это "записанная информация, которая может использоваться как единица в документационном процессе". Такое определение не означает, что документ перестал быть "материальным объектом". Оно только подчеркивает, что информация в таком документе существует в виде записи. Этот вывод подтверждается и следующей редакцией международного стандарта ИСО 5127, где документ
определяется как "записанная информация или материальный объект, который может рассматриваться как единица в документационном процессе"2.
В объем понятия Документ IV не включаются трехмерные произведения искусства (скульптуры) и трехмерные наглядные пособия, а также другие произведения материальной культуры человечества и природные объекты.
Именно Документ IV является тем значением понятия "документ", которое используется в библиотечном деле, в библиографической и научно-информационной деятельности, в архивном деле.
Документ V — это такая запись информации, которая является "остатком" (или непосредственным результатом) определенной человеческой деятельности и свидетельствует о ней. К объему понятия Документ V относят, прежде всего, материалы деятельности государственных учреждений, общественных организаций, должностных лиц, а также другие документы, создаваемые в процессе административной или производственной деятельности. За пределами понятия документа в этом значении остаются материалы, описывающие ту деятельность, которая изучается историком, но создаваемые вне ее. Такое понимание документа является относительным, характерным именно для исторической науки.
Объем понятия Документ V может изменяться в зависимости от того, какой вид деятельности изучается историком. Например, при изучении деятельности государственного учреждения документами считаются его планы, отчеты, протоколы заседаний и т. п., а недокументальными материалами — научные исследования об этом учреждении, публицистические статьи, учебные пособия, воспоминания, описывающие эту деятельность. Но при изучении деятельности ученого, автора научных трудов, учебных пособий именно они (научные исследования, учебные пособия и т. п.) будут рассматриваться как документальные материалы, если
они являются произведениями этого лица; при изучении деятельности писателя такими будут его произведения, принадлежащие к художественной, публицистической, научно-популярной или другой литературе.
Документ VI — это такая запись, которая не только создается в процессе определенной деятельности, но и обязательно содержит сведения о юридических фактах. Юридическими фактами считают предусмотренные законом обстоятельства, являющиеся основанием для возникновения (или видоизменения, прекращения) конкретных правоотношений. Правоотношения — это отношения между отдельными личностями (или лицами и учреждениями), которые определяют их права и обязанности, правила поведения в обществе. Правоотношения закрепляются в договорах, соглашениях, административных актах и других официальных письменных документах, направленных на регулирование общественных отношений. Документом в значении Документа VI уже нельзя называть научные труды или художественные произведения.
Документ VII — это запись о юридических фактах, имеющая необходимый набор засвидетельствований. Например, протокол заседания, в котором нет подписей председателя и секретаря, уже не считается документом в таком понимании. Для разных видов документов (в этом значении) нужны разные формы засвидетельствования: подписи должностных лиц, печати, специальные бланки документов и т. д. Даже внутренняя форма записи, наличие и последовательность тех или иных сведений имеет определенное значение при установлении степени "документальности" таких материалов. Особенности подготовки и оформления таких документов изучают в курсах делопроизводства.
Наконец, в значении Документа VIII документом считается только такая запись о юридическом факте, которая удостоверяет личность. Документы, принадлежащие к этому значению, неоднородны. Это могут
быть личные документы официального происхождения, удостоверяющие факты жизни гражданина (свидетельства о рождении, браке, смерти), его общественное состояние, партийную принадлежность (а также членство в разных общественных организациях), награды, права (имущественные, водителя) и т. п. Другой класс документов в значении Документа VIII — служебные документы, удостоверяющие личность: служебные удостоверения, свидетельства (на командировку), доверенности (на ведение дел, представительство в суде), другие мандаты. Именно в значении Документа VIII употребляют термин "документ", когда просят, например, "предъявить документы".
Это значение понятия "документ" самое распространенное в быту. Оно известно каждому человеку. На первый взгляд, оно не имеет ничего общего с Документом I или с Документом IV, но оказывается, что определенные общие черты у них есть. Безусловно, за пределами понятия Документ VIII остается множество таких материальных объектов, которые в других значениях тоже считаются документами.
С точки зрения любого значения понятия "документ" все, что не входит в объем этого понятия, не может считаться документом. Так, исходя из объема понятия Документ I, документами нельзя считать: 1) невещественные (точнее, незакрепленные на вещественном материале) объекты (например, представление на сцене, радиопередачу, телерепортаж в прямом эфире и т. п.); 2) материальные объекты, невключенные в собрание или коллекцию с целью их экспонирования и использования для передачи некоторого знания (например, камни в горах, а не в музее); 3) материальные объекты, не имеющие вербального (словесного) сопровождения, хотя бы в виде этикетки, которая должна зафиксировать название объекта и другие сведения о нем.
Взаимосвязь между разными значениями понятия "документ" можно показать как дихотомическое деление объема понятия, то есть деление на
две части: класс предметов, имеющих определенный признак, выбранный как основание деления, и класс предметов, не имеющих этого признака.
Все, что не входит в понятие "документ" на той или иной ступени деления, считается недокументом (или не считается документом). На каждой ступени деления не признается никаких других документов кроме того, который определяется данной ступенью (рис. 1.2).
Схема показывает, что:
1) все значения Документа имеют общую основу (или стер-
2) каждое из значений Документа отличается объемом понятия (то есть тем, какие явления принадлежат к объему понятия Документ в данном значении, а какие — нет);
3) каждое значение Документа можно сопоставить с другим, показать, в чем они совпадают и чем отличаются;
4) постепенное сужение объема понятия Документ связано с
увеличением количества явлений, которые не считаются документом.
Тот, кто считает документом только Документ VIII, отрицает применение термина "документ" к другим явлениям, например, в значении Документ IV; тот, кто считает документом только Документ VII, отрицает возможность называть "документом" Документ VI и т. д. Такие примеры случаются не только в повседневной жизни, но и в научных дискуссиях.
Итак, понятие "документ" может использоваться в разных значениях,
находящихся друг с другом в отношениях целого и
| Документ I | |
| Документ II | Недокумент |
| Документ III | Недокумент |
| Документ IV | Недокумент |
| Документ V | Недокумент |
| Документу VI | Недокумент |
Документ VII Недокумент Документ VIII Недокумент
Рис. 1.2. Дихотомическое деление объема понятия "документ"
части. С точки зрения того или иного значения понятия "документ" все, что не входит в его объем, не является документом.
Предложенное деление и показ соотношения разных значений понятия "документ" являются методологическим средством для анализа разных дефиниций документа. Всегда важно знать, какой именно объем понятия "документ" признает тот или иной автор, тот или иной источник. Иначе невозможно сравнить разные трактовки документа, разработать классификацию документа (потому что не известно, о каких документах идет речь), характеризовать деятельность документирования (или документаризации), обработки и использования документов.
Считаем целесообразным оценивать то или иное определение "документа" и его характеристику в разных источниках согласно приведенной структуре соотношения значений понятия "документ" для того, чтобы выяснить, какие же именно явления тот или иной исследователь (автор, источник) относит к классу "документов".
Существуют некоторые трудности, не позволяющие определить в дефиниции самые существенные черты того документа, с которым имеют дело определенные учреждения, поэтому дефиниция документа, как правило, дополняется перечнем предметов, принадлежащих к "документу" в этом значении. Иногда случается так, что дефиниция термина "документ" свидетельствует якобы об одном понимании объема данного понятия, а характеристика явлений, принадлежащих к документу, — о другом. Например, приведенное выше определение документа в "Украинской
советской энциклопедии" (как информации, зафиксированной на материальном носителе) может быть отнесено к самому широкому значению — Документу I, потому что не содержит никаких ограничений объема понятия "документ" ни по характеру информации, ни по материальному носителю. Но далее в скобках приводится перечень объектов, принадлежащих к документам: "письменный текст, книга, журнал, перфокарта, магнитная пленка и т. д."1. Проанализировав этот перечень, можно сказать, что все перечисленные предметы принадлежат к объему понятия Документа IV, а не Документа I, потому что они отличаются способом создания: записью информации (учитывая разные способы записи).
Некоторые примеры определения понятия "документ" с характеристикой охватываемого тем или иным определением объема данного понятия приведены в таблице 1.1. Определения, приведенные в таблице, расположены в хронологическом порядке. Эта таблица подтверждает разнообразие значений понятия "документ", которые применялись иногда одновременно и не всегда осознавались и отображались в дефинициях. Вместе с тем таблица показывает эволюцию представлений о сущности документа, которая отразилась, например, в ДСТУ 2732—94 (поз. 5), словаре "Архивистика" (поз. 13) и ДСТУ 2732:2004 (поз. 20). Перечисленные определения иллюстрируют разные исторические периоды развития документоведения в Украине; сопоставлять их следует в историческом контексте, а не как определения, функционирующие синхронно.
Предложенный прием нумерации разных значений понятия "документ" применяют и другие авторы, но не всегда учитывают последовательность: от самого широкого значения, обозначаемого как Документ I, к меньшим по объему понятиям. В частности, в учебнике Н.Н. Кушнаренко1 Документом I названа дефиниция, которая характеризует документ как запись информации, а Документом II — любой материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и
пространстве. Согласно нашей характеристике "запись информации" — это Документ IV, а "любой материальный объект..." — Документ I. Названый Н.Н. Кушнаренко Документом III "материальный объект, содержащий в закрепленном виде информацию, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение", может трактоваться или как Документ VII, или шире — как Документ IV.
С целью установления объема понятия "документ", предусматриваемого той или иной дефиницией, студентам предлагается самостоятельно провести анализ нескольких определений документа из разных источников и объяснить, какие ограничения к объему понятия "документ" налагает та или иная его дефиниция.
Таблица 1.1. Разные определения документа
| № п/п | Определение термина "документ" | Источник | К какому значению Документа относится |
| "Средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека" | ГОСТ 16487—70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.— М., 1971. — С. 3. | Документ III | |
| "Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее | ГОСТ 16487—83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.— М., 1984.— С. 3. | Документ I (если экспонирование естественного объекта тоже считать изобретенным человеком способом передачи информации) или |
| передачи во времени | Документ III | ||
| и пространстве" | |||
| "Записанная | ISO 5127/1—1983. | ||
| информация, которая | Documentation and | Документ IV | |
| может использоваться | information: | ||
| в качестве единицы | Vocabulary. Part 1. | ||
| [или определенной | Basic concepts. — | ||
| части, общности — Г. | [Switzerland], 1983. P. | ||
| Ш.] в | 10. | ||
| документационном | |||
| процессе". | |||
| "Записанная | |||
| информация" | |||
| толкуется как | |||
| "информация, | |||
| накапливающаяся в, | |||
| на или при носителе | |||
| данных", а "носитель | |||
| данных" — как | |||
| "средство, в, на или | |||
| при котором | |||
| накапливаются | |||
| представляющиеся | |||
| или передающиеся | |||
| данные". | |||
| Документационный | |||
| процесс, или | |||
| "документация" (в | |||
| первом значении по | |||
| стандарту), | |||
| понимается здесь как | |||
| "длительный и | |||
| систематический сбор | |||
| и обработка | |||
| записанной | |||
| информации с целью | |||
| ее накопления, | |||
| поиска, | |||
| использования или | |||
| передачи" |
| "Предусмотренная законом материальная форма получения, хранения, использования и распростра | Про шформацдю: Закон Украши в1д | Документ IV или Документ VII | |
| нения информации путем фиксации ее на бумаге, магнитной, кино-, видео-, фотопленке или на другом носителе" | 02.10.1992р.// Закони Украши. — К.,1993.— Т. 4.— С. 72—88. | ||
| "Материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством юридическую силу" | ДСТУ 2732—94. Диговодство й apxiBHa справа. Термши та визначення. — К., 1994.— С. 3. | Документ VII или Документ IV (учитывая законы об авторском праве и интеллектуальной собственности) | |
| "Записанная информация, которая может рассматриваться как единица в ходе осуществления информационной деятельности". Примечание: "это определение касается не только рукописных и печатных | ДСТУ 2392—94. шформащя та доку-ментащя. Базов1 поняття. Термши та визначення. — К., 1994.— С. 12. | Документ IV |
| материалов на бумаге или в виде микроформ (книг, журналов, диаграмм, карт), но и материалов непечатного происхождения (машиночитаемых записей, фильмов, звуковых, а также трехмерных объектов | |||
| или реалий)" | |||
| "Социальная информация, зафиксированная на любом материальном носителе в целях ее хранения, распространения и использования. В научно-информационной, библиотечно-библиографической деятельности под документом подразумеваются главным образом произведения печати, а также неопубликованные, аудиовизуальные и другие документальные источники информации" | Толковый словарь по основам информационной деятельности. — Киев, 1995.—С. 11. | В соответствии с дефиницией — Документ I, согласно примерам — Документ IV | |
| "Материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленную установленным порядком и имеющую | Толковый словарь по основам информационной деятельности.— Киев, 1995. —С. 58. | Документ VII или Документ IV |
| в соответствии с действующим законодательством правовое значение" | |||
| "Материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования" | Терминологический словарь по библиотечному делу и смежным отраслям знания. — М., 1995.— С. 58. | Документ IV | |
| "Материальный объект, содержащий информацию, закрепленную созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве" | ДСТУ3017—95. Видання. OcHOBHi види. Термши та визначення. — К.: | Документ I или Документ III | |
| Держстандарт УкраЬ ни, 1995.—С. 3. | |||
| "Текст (как логическая последовательность языковых и неязыковых знаков), зафиксированный на вещи (изделии), основной функцией которой является сохранение и распространение (передача) информации в пространстве и времени" | Кулешов С.Г. Про визначення поняття "документ" // Б1бл. вкн. — 1995.—№1. — С. 3. | Документ IV |
| 1. "Документ — это единство информации (сообщения) и вещественного (субстанциального) носителя, используемое в социальном коммуникационно- информационном процессе как канал передачи информа ции"; 2. "... документ, с которым работают библиотечные, библиографические и информационные учреждения, это — записанная информация, зафиксированная на (в) изделии, основной функцией которого является сохранение и распространение (передача) информа ции во времени и пространстве" | Швецова-Водка Г.М. Типолог1я документа: навч. noci6. — К.: Кн. палата, 1998. —С. 21, 36. | 1) Документ I 2) Документ IV за исключением Документа VIII, VII, VI | |
| "Запись информации на материальном носителе, основная функция которого — сохранение и передача информации в пространстве и времени" | Арх1в1стика: Термшо-лог. слов. / Авт.-упоряд.: К.6. Новохатский, К.Т. Селиверстова, H.I. Гончарова та ш. — К.,1998.— С. 26. | Документ IV | |
| "Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать" | ГОСТР 51141—98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.— М.: Госстандарт России, | Документ VII или Документ I |
зо
| 1998. | |||
| "Запись информации, отвечающая характеристикам определенного жанра или номинала, зафиксированная на материальном носителе, основной функцией которого является сохранение и передача информации во времени и пространстве" | Кулешов С.Г. Докумен-тознавство: IcTopifl. Теоретичш основи / Укр. держ. наук.-дослщ. ш-т apxiB. справи та документо-знавства; Держ. акад. KepiB. кадр1в культури i мистецтв. — К., 2000. — С. 63. | Документ IV | |
| "В общем случае документ — это материальный носитель, на котором закреплена некоторая система знаков, которую человек способен воспринять как информацию. В частном случае знаки на документе закрепляют искусственным способом" | Столяров Ю.Н. Сущность информации / Междунар. акад. информатизации, отд-е "Библиотековедение", Гос. публ. науч.-техн. | Документ I и Документ III | |
| б-ка России. — М., 2000. —С. 69. |
| "Записанная | ISO 5127: 2001. | Документ IV | |
| информация или | Documentation and | ||
| материальный объект, | information: | ||
| который может | Vocabulary. — Printed | ||
| рассматриваться как | in Switcerland, | ||
| единица в | Geneva: ISO copyright | ||
| документационном | office, 2001. —P. | ||
| процессе". | 11,8,3,10. | ||
| "Записанная | |||
| информация — это | |||
| информация, | |||
| накапливающаяся в, | |||
| на или при носителе | |||
| данных". "Объект — | |||
| все, что может быть | |||
| воспринято (органами | |||
| чувств) или осознано. | |||
| Примечание: Объекты | |||
| могут быть | |||
| материальные | |||
| (например, машина, | |||
| лист бумаги, | |||
| бриллиант), | |||
| невещественные | |||
| (например, разговор, | |||
| замысел) или | |||
| абстрактные | |||
| (например, зерно | |||
| вообще)". | |||
| "Документация | |||
| [документационный | |||
| процесс] — | |||
| длительное и | |||
| систематическое | |||
| составление и | |||
| обработка записанной | |||
| информации с целью | |||
| накопления, | |||
| классификации, | |||
| поиска и | |||
| использования или | |||
| передачи" |
| "Документ ■— это стабильный вещественный объект, предназначенный для использования в социальной смысловой коммуникации в качестве завершенного сообщения" | Соколов А.В. Социальные коммуникации.: Учеб.-метод, пособие. — Ч. 1.— М.: Профиз | Документ I | |
| дат, 2001. —С. 107. | |||
| "... документ понимается как материальный носитель с зафиксированной информацией, предназначенный для ее хранения и передачи во времени и пространстве, пригодный для использования в документационных процессах" | Документальный поток как основа библиографической деятельности / О.М. Зусьман, В.А. Мин-кина // Справочник библиографа. — 2-е изд., перераб. и доп. — СПб.: Профессия, 2003.— С. 28. | Согласно дефиниции — Документ I, согласно следующей далее характеристике — Документ IV | |
| "Информация, зафиксированная на материальном носителе, основная функция которого — хранить и передавать ее во времени и пространстве. Примечание: Запись информации должна соответствовать характеристикам определенного жанра или номинала. Жанровые характеристики записи информации | ДСТУ 2732:2004. Дйюводство й арх1вна справа. Термши та визначення понять. — К.: Держспоживстан-дарт Украши, 2005. — С. 2—3. | Согласно дефиниции — Документ III, согласно примечанию — Документ IV |
| — это функциональные и структурно-композиционные признаки определенного жанра произведения литературы или искусства (роман, монография, хроникально-документальный фильм и т. п.). Номинальные характеристики записи информации — это функциональные и структурно-композиционные признаки определенного вида документированной служебной или личной информации (приказ, акт, протокол, письмо, дневник и т. п.)" | |||
| "Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве" | Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. — 6-е изд., стер. — К.: Знания, 2005. —С. 20—21. | Документ I (как любой материальный объект, который сохраняется в созданных человеком собраниях и используется для передачи информации в обществе) или Документ III | |
| "... документ — это информация, закрепленная на материальном носителе в стабильной знаковой форме созданным | Ларьков Н.С. Документоведение: Учеб. пособие / Томск, гос. ун-т.— Томск, 2005. — С. 37. | Документ I или Документ III |
| человеком способом для ее передачи в пространстве и времени" | |||
| 1. "Документ — объект, позволяющий добыть из него нужную информацию". 2. "Главным образом в прикладном социальном значении считать документом информацию, знаково зафиксированную искусственным способом на материальном носителе, способную служить единицей семантического процесса..." | Столяров Ю.Н. Документ — понятие конвенциональное (в порядке дискуссии)// Делопроизводство. — 2005. — № 4. — С. 17. | 1. Значение, которое шире Документа I (потому что не преду-сматриваетпредваритель-ного отбора объектов и включения их в определенное собрание). 2. Документ III | |
| "Под документом в рамках общей теории документа мы понимаем информационное сообщение, зафиксированное на материальном носителе и включенное в информационно-документационную систему с помощью метаинформации, содержащейся в реквизитах". Информационно-документационная система — "искусственно | Плешкевич ЕЛ. Согласно дефиниции — Основы общей теории Документ I, согласно документа. — Саратов: следующей далее харак-Науч. книга, 2005. — теристике — Документ IV С. 95, 98. | Согласно дефиниции — Документ I, согласно следующей далее характеристике — Документ IV |
| созданная сложная система социальной информации, в рамках которой происходит информационное и документационное обеспечение социальной деятельности, и где основным коммуникационным каналом выступает документный канал" | |||
| "Термином "документ" обозначается некоторая социальная информация, зафиксированная (закрепленная) человеком в любой форме на каком-либо материальном носителе в целях ее хранения, распространения и использования" | Коршунов О.П. Современное библиографоведение. Что это такое? // Российское библиографоведение: Итоги и перспективы: Сб. науч. ст. — М.: ФАИР-ПРЕСС, 2006. | Согласно дефиниции — Документ I, согласно следующей далее характеристике — Документ IV |
— С. 39
1.3. Происхождение термина "документ" и развитие его значений
Современные словари объясняют происхождение слова "документ" от лат. documentum, которое, в свою очередь, происходит от глагола docere — "учить, обучать"1.
Наиболее глубокое исследование происхождения термина "документ" и последующего развития его значений провел польский ученый Анджей Суски2. По его мнению, корни этого слова можно обнаружить в индоевропейском языке, существовавшем примерно за 2000 лет до н. э. Слово dek в этом языке означало жест протянутых рук, связанный с передачей или принятием, получением чего-либо.
Немецкий исследователь Гельмут Арнтц считает, что от слова dek (или в другом написании dec) происходит также число "десять", потому что на ладонях рук — десять пальцев. Отсюда происходит первая часть сложных слов "дека... ", которая означает "десять" (например, "декада" — десять дней), или "деци... ", что в сложных словах соответствует понятию "десятая часть" (например, "дециметр" — десятая часть метра).
В результате чередования гласных "е — о" корень "dec" поменялся на "doc" в слове "doceo", которое означало "учу, обучаю". От него происходит слово "docimentum" или "documentum", которое значило: "то, что учит; что является поучительным примером, доказательством". Однокоренными со словом "документ" являются слова "doctrina" — "учение", "doctor" — "ученый".
Именно в таком широком значении применялось слово "documentum" с самого начала его употребления, например, в трудах Цицерона. Впоследствии оно приобрело юридический оттенок и стало означать "письменное доказательство"; "доказательство, почерпнутое из книг, записей, официальных актов".
Близкое к этому объяснение происхождения термина "документ", его трактовки как средства подтверждения и свидетельства, дал русский исследователь Михаил Александрович Комаров. Он считал, что при обмене сведениями об определенных событиях люди передавали в качестве подтверждения предметы (вещи) с записями об этих событиях, фактах, явлениях. Такие предметы стали называть документами и считали, что они выполняют функции подтверждения и свидетельства.
В дальнейшем, начиная со средних веков до конца XIX в., слово "документ" использовали для обозначения любого "письменного свидетельства". Наиболее широко термин "документ" начали применять в юридических (правовых) отношениях в значении "официальный (или государственный) письменный акт, подтверждающий установление
определенных отношений, касающихся возникновения, доказательства или исполнения прав". Такой документ (имеющий юридическое значение) может подтверждать определенное правовое положение человека, быть средством доказательства в суде, свидетельствовать об определенных обязательствах юридических лиц.
Итак, на протяжении длительного исторического периода, с момента появления слова "документ" до конца XIX в., его значение постепенно сужалось: от любой вещи, которая могла служить для обучения или свидетельства, — к письменному свидетельству, подтверждающему определенные правовые отношения.
В XX в. термин "документ" приобретает самые разнообразные значения. Среди них и восстановленное широкое значение, в котором термин "документ" начали использовать основатели "документации" в качестве практической деятельности, обеспечивающей сохранение, поиск и использование документов с целью получения информации, содержащейся в них, — Поль Отле (1868—1944) и Анри Лафонтен (1854—1943). В 1895 г. они учредили Международный библиографический институт в Брюсселе, позже (в 1931 г.) переименованный в Международный институт документации. Согласно решению Международного конгресса по документации (Париж, 1937 г.) на базе института в 1938 г. была создана Международная федерация по документации (МФД), существующая до нашего времени (теперь она называется Международной федерацией по информации — МФИ).
В трудах П. Отле термин "документ" вновь стал использоваться в широком значении, и даже более широком, чем у его предшественников и последователей. Самая широкая дефиниция "документа", которую дал П. Отле, такова: "Материализованная память человечества, изо дня в день регистрирующая факты, идеи, действия, чувства, мечты, которые запечатлелись в сознании человека"1. Ученый называл документом любой носитель
социальной информации, а не только субстанциальный (вещественный) объект, в котором информация зафиксирована. Например, к документам, по мнению П. Отле, принадлежат не только рукописные произведения и печатные издания, но и театральные представления, радио- и телепередачи, то есть самые разнообразные средства передачи информации. Позже его последователи отказались от такой широкой трактовки понятия "документ", но многие идеи П. Отле были восприняты положительно, в том числе и понимание документа как средства передачи информации в обществе.
В наше время идеи П. Отле вновь привлекают умы ученых. Об этом свидетельствует издание переводов произведений П. Отле на русский язык2, упоминание П. Отле и его высказываний в трудах многих документоведов. Верным последователем идей П. Отле относительно определения документа стал Юрий Николаевич Столяров. В частности, он утверждает, что "есть документы, существующие синхронно с их созданием (театральная постановка, радиопередача), они исчезают с окончанием действия, трансляции, воспроизведения"1. Такие "документы" он называет "синхронными". Кроме того, к "синхронным документам" Ю.Н. Столяров относит воспроизведение информации с настоящих (диахронных) документов, например изображение на экране, полученное со слайда. По нашему мнению, воспроизведение информации на экране — это лишь способ получения (восприятия) информации, содержащейся в диахронном документе, с помощью технических средств, когда непосредственное восприятие информации из документа не возможно.
В трактовке документа Ю.Н. Столяровым наблюдается также некоторая неточность. Самым широким определением документа он считает "записанную информацию", но к объему понятия "документ" в таком значении относит "огромное количество объектов "второй природы", то есть искусственных — тех, в которых материализовалась человеческая мысль. Это и парковый ландшафт, и домашнее животное, и любой прибор,
инструмент, машина"2. Очевидно, что понятие "запись информации" трактуется здесь слишком широко. Кроме того, по мнению Ю.Н. Столярова, в этом перечне нет объектов естественной природы, хотя трудно согласиться с тем, что ландшафт и животное — это искусственные объекты. Поиски наилучшего определения понятия "документ" продолжаются.
Выводы
Термин "документ" происходит от древнего индоевропейского языка и имеет общий корень со словами "десять", "учу", "обучаю", "учение", "ученый". Это свидетельствует о первоначальном широком значении понятия "документ" и подтверждает правомерность возвращения к нему в XX в. в трудах Поля Отле и основанной им Международной федерации по документации.
Понятие "документ" отражает эмпирические представления о документе как определенной вещи (материальном объекте), которая содержит в себе информацию и может передавать ее человеку.
Существуют разные значения понятия "документ", отличающиеся друг от друга объемом и содержанием понятия. Самое широкое значение — Документ I — это любой материальный (субстанциальный, вещественный) объект, который может быть использован для передачи информации в обществе. Это значение поглощает все другие, более узкие по объему понятия (по "принципу матрешки").
Соотношение между самым широким значением понятия "документ" и более узкими можно показать как дихотомическое деление объема понятия "документ".
Вопросы и задания для самоконтроля
1. Какие составляющие документа предусматриваются эмпирическими представлениями о нем?
2. Чем отличаются разные значения понятия "документ"?
3. В каком соотношении друг с другом находятся разные значения понятия "документ"?
4. Проанализируйте 3—4 дефиниции документа из разных источников и определите, какие значения "документа" признаются этими дефинициями.
5. Как объясняется происхождение термина "документ"?
6. Какую роль в документационной науке сыграли труды Поля Отле?
7. Охарактеризуйте значения Документ I и Документ III, объясните, что между ними общего и какие есть отличия.
8. Объясните отличия между значениями Документ III и Документ IV.
9. Объясните отличия между значениями Документ I и Документ IV.
10. Охарактеризуйте значение Документа VII, объясните его отличия от Документа IV.
11. Найдите дополнительные сведения о создании, последующем развитии и деятельности Международной федерации по документации.
Тема 2
ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ СУЩНОСТЬ ПОНЯТИЯ «ДОКУМЕНТ"
Рассматривая разные значения понятия "документ", мы пришли к выводу, что между ними есть нечто общее, что объединяет их в значении понятия Документ I. Эти общие черты определились уже в самых простых дефинициях "документа", упоминавшихся выше: документ — это единство материального (вещественного) объекта и зафиксированной на (в) нем информации. Для чего же были нужны поиски лучшей дефиниции? Почему при почти одинаковых дефинициях сформировались разные значения понятия "документ" в документационно-информационной науке?
На наш взгляд, причиной была недостаточная методологическая обеспеченность документологических исследований, в частности неопределенность понятия "информация".
Поэтому для установления научного определения понятия "документ" обратимся к информационно-коммуникационному подходу, то есть к теории информационной коммуникации.
2.1. Понятие "информация" с точки зрения теории информационной коммуникации. Структура информационно-коммуникационной системы
Понятие "информация" используется во многих бытовых высказываниях и теоретических концепциях с разными значениями. Самые простые толкования "информации" таковы: "1) Сообщение о чем-либо; 2) сведения, являющиеся объектом хранения, переработки и передачи..."1. В некоторых определениях информации речь идет о ее содержании: "сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальными устройствами"2. Существуют и другие значения понятия "информация", связанные с тем или иным конкретным случаем словоупотребления, с традицией определенной отрасли знаний и
человеческой деятельности, например: "Сообщения, осведомляющие о положении дел, о состоянии чего-нибудь"3.
Современная философская трактовка понятия "информация" свидетельствует о том, что оно является категорией, то есть таким понятием, которое отражает наиболее общие и существенные свойства, стороны, отношения явлений действительности и объектов познания. Применение категории "информация" означает, что в познании определенного явления используется так называемая теория информации, или теория информационной коммуникации, или, что тоже самое, информационно-коммуникационный подход. Это означает, что те или иные явления действительности рассматриваются человеком (субъектом познания) как составляющие определенного информационно-коммуникационного процесса или "коммуникационной системы".
Теория коммуникации, более известная как "теория информации", возникла в конце 40-х годов XX в. при изучении процессов передачи информации в технических системах, таких как телеграф, радио, телевидение или электронно-вычислительная машина. У истоков этой теории стояли Клод Шеннон и Норберт Винер — основатели кибернетики. В этой теории было предложено рассматривать коммуникацию как систему, которая состоит из пяти элементов, находящихся друг с другом в определенных отношениях (рис. 2.1).
Главные элементы информационно-коммуникационной системы таковы:
1. Источник информации, производящий "сырую" информацию или сообщение, которое должно быть передано.
2. Передатчик, который кодирует или модулирует эту информацию (изменяет определенные параметры) в форму, подходящую для канала передачи.
3. Канал, по которому закодированная информация, или "сигнал", передается в пункт получения информации. Во время передачи сигнал может быть изменен "шумом", поступающим от источника "шума".
4. Получатель (приемник), декодирующий или перемодулирующий получаемый сигнал для того, чтобы открыть первоначальное сообщение.
5. Назначение, или конечная цель, информации.
Безусловно, теория коммуникации (или теория информации),
разрабатываемая основателями кибернетики и их последователями, касалась только технических систем и имела чисто инженерное толкование. Однако впоследствии предложенная схема коммуникации стала основой для всех исследований информационного процесса, где бы он ни происходил: в социальной сфере, то есть в обществе, в процессе коммуникации между людьми; или в биологической, между живыми существами, не владеющими сознанием; в неживой природе или в физических и химических процессах. В зависимости от того, кто (или что) выступает в качестве передатчиков и приемников, различают коммуникации: технические (когда сигналами обмениваются технические средства, то есть изучается только передача сигнала от одного технического средства к другому), биологические (обмен сигналами между животными) и социальные, или общественные (обмен сообщениями в человеческом обществе).
Социальные коммуникации рассматриваются как условие возникновения и существования человеческого общества. Отличие их состоит в том, что создателем сообщения (источником информации или передатчиком) является человек (группа людей) и получателем (приемником или конечной целью передачи сообщения) — тоже человек (группа людей).
Информация при этом рассматривается как "то, что передается в процессе коммуникации": сигналы, изменения в механическом, физическом или химическом состоянии получателя информации; изменения в объеме и характере знаний человека, получающего информацию в результате
коммуникационного процесса. "Информация" здесь не имеет никакого конкретного наполнения, потому что она является разной в разных коммуникационных системах. Это — понятие, применяемое для обозначения содержания сообщений, которые передаются в процессе коммуникации. Высказывание "передача информации" — это метафора, переносное употребление выражения на основе аналогии, сходства.
Следовательно, понятие "информация" свидетельствует только о том, что определенный процесс рассматривается исследователем как информационно-коммуникационный.
Коммуникация, происходящая между людьми, то есть в обществе, называется социальной. В процессе социальной коммуникации передается социальная информация. Иначе говоря, социальная информация — это такая информация, которая функционирует в обществе, когда коммуникаторами, то есть лицами, находящимися в коммуникационном взаимодействии, являются люди.
"Нооинформация" — это информация, которая создается, передается и принимается человеческим разумом. То есть в случае передачи (приема) нооинформации речь идет о коммуникации между людьми. Следовательно, "нооинформация" — это синоним понятия "социальная информация".
Источник информации
Передатчик информации
Канал
коммуникации
Получатель информации
Назначение (конечная цель)
Источник шума
Рис. 2.1. Общая схема коммуникационной системы Примечание: Стрелками показано движение информации (сигналов) и влияние на нее со стороны разных препятствий (от источника шума).
