Тема 3. Определение документа IV

Значение Документа IV (см. тему 1) является главным среди тех, которые применяются в деятельности документально-информационных систем. Но среди специалистов наблюдается стремление уточнить дефиницию документа.

Рассмотрим в качестве примера несколько определений "документа" как объекта делопроизводства, архивного дела, научно-информационной деятельности и библиотечного дела.

6.1. Определение документа в стандартах и словарях по делопроизводству и архивному делу

Первый государственный стандарт, в котором была дана дефиниция "документа", предназначенная для потребностей делопроизводства и архивного дела, — ГОСТ 16487-70 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Первая редакция этого стандарта (1970 г.) давала такое определение: "Документ — средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека"¹. Указание на "специальный материал", необходимый для "закрепления информации", но без определения способа закрепления, дает возможность допустить, что в этой дефиниции речь шла о значении Документа III, хотя для делопроизводства и архивного дела более подходящим было бы значение Документа IV. При обсуждении этого стандарта было высказано ряд замечаний и предложений, призванных улучшить дефиницию документа.

В частности, отмечалось, что слово "средство" — нейтральное, оно не имеет точного содержания, ибо его можно понимать по-разному. Документ действительно является средством закрепления информации, потому что именно благодаря документу информация сохраняется и передается во времени. Но "средство закрепления информации" можно понимать и в том смысле, что это "авторучка и чернила, кисть, типографская краска и матрицы

и т. д."², которые, безусловно, не являются документами. Поэтому от слова "средство" в определении "документа" позже вынуждены были отказаться.

Высказывание "различным способом" тоже не понравилось пользователям стандарта. Было предложено заменить его на "созданным человеком способом". Указание "на специальном материале" в этом случае казалось ненужным.

Отмечали, что характеристика "информации" в этой дефиниции документа практически соответствовала понятию "социальная информация", поэтому было решено от любой характеристики информации в определении документа отказаться.

В результате вторая редакция того же стандарта (1983 г.) — ГОСТ 16487—83 — дала такое определение "документа": "Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве".

Эта дефиниция "документа" действительно стала более обобщенной, чем предыдущая. Однако объем понятия, определяемого ею, значительно больше, чем в Документе IV. Документ согласно такой дефиниции равняется или Документу III, как в предыдущей редакции стандарта, или Документу I, потому что "закрепление информации созданным человеком способом" присуще документу в любом значении. Даже предметы, которые сохраняются в естественнонаучном музее, приспособлены для передачи информации в обществе именно "созданным человеком способом". Однако, невзирая на отсутствие четкой квалификации объема понятия "Документ", его дефиниция из ГОСТа 16487—83 оказалась наиболее долговечной (в России она действовала до 1998 г.).

Государственный стандарт Украины ДСТУ 2732—94 "Де­лопроизводство и архивное дело. Термины и определения" предложил еще одно определение документа: "Материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленный в заведенном порядке и

имеющий в соответствии с действующим законодательством юридическую силу"¹. Ограничения объема понятия "документ" здесь касаются не харак­теристики материала, из которого сделан "объект", и не способа фиксации информации, а способа "оформления" документа и наличия у него "юридической силы". К сожалению, высказывание "оформленный в заведенном порядке" не объясняет, какой именно порядок имеется в виду. Документы в любом значении нуждаются в "оформлении" в определенном порядке, только этот порядок — разный для Документа VIII и Документов VII, IV, I.

Юридическую силу тоже имеют документы в разном значении. Не вызывает возражений юридическая сила Документа VIII, Документа VII. В значении Документа VI документами также считаются только такие записи, которые отражают юридические факты, но не все из них имеют официальную юридическую силу из-за отсутствия оформления, характерного для Документа VII.

Можно допустить, что приведенная дефиниция соответствует значению Документа VII. Но все издания, которые можно отнести к значению Документа IV, тоже оформляются в заведенном порядке и имеют в соответствии с действующим законодательством юридическую силу, хотя бы благодаря тому, что любое издание осуществляется под ответственность определенных лиц или учреждений: автора, редактора, издательства и т. п.

Следовательно, данное в ДСТУ 2732—94 определение не позволяло точно установить объем понятия "документ". Скорее всего, "документ" в этой трактовке не превышал уровня Документа VII, но возможно, что эта дефиниция соответствовала значению Документа IV.

С другой стороны, документами в этом государственном стандарте считаются как официальные документы ("созданные организацией или должностным лицом и соответственно оформленные"), так и документы личного происхождения ("созданные лицом вне сферы его служебной

деятельности"). Степень юридической силы и соответствующее оформление у официальных документов и документов личного происхождения разные. Следовательно, дефиниция "документа" в этом стандарте недостаточно четко устанавливала границы этого понятия.

Следующая редакция российского стандарта "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" — ГОСТ Р 51141—98 — приравняла "документ" к "документированной информации" (последний термин приводится как синоним к первому) и дала такое его определение: "Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать". В этом же стандарте объяснялось, что "реквизит документа" — это "обязательный элемент оформления официального документа", а "официальный документ" — "документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке".

Данная дефиниция, по-видимому, равняется значению Документа VII. Однако перечень видов документов отрицает такой вывод. Например, в стандарте приводится определение "документа личного происхождения" как "документа, созданного лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей". Напрашивается вывод: для сохранения логики нужно было бы либо "реквизиты" трактовать шире, не только как элемент официального документа, либо считать их обязательными не для документа вообще, а только для официальных документов. В первом варианте дефиниция документа из ГОСТа Р 51141—98 может равняться значению Документа IV, если содержанием документа является только записанная информация, или даже значению Документа I, если информация не ограничивается определенной знаковой формой.

В настоящее время дефиниция документа в ГОСТе Р 51141— 98 признается российскими документоведами наилучшей¹, но в научной литературе вызывает много замечаний². Специалисты в отрасли

делопроизводства предлагают к определению документа добавить признак "задействованный в документообороте" и еще некоторые, характерные именно для делопроизводственных документов. В итоге предложенная белорусским документоведом Юрием Нестеровичем дефиниция документа имеет такой вид: "Документ — носитель документированной информации (имеющей социальную и правовую значимость) с реквизитами, служащий единицей документооборота (либо ведения делопроизводства) и единицей (либо элементом) системы хранения (либо фиксации) [информации. — Г. Ш.] в органах власти и управления, государственных и общественных учреж­дениях (выражаясь на языке теоретической социологии — в социальных организациях и учреждениях)"¹. Конечно, такая дефиниция значительно сужает объем понятия "документ", не дает возможности использовать его за пределами делопроизводства, даже в архивном деле во всем его разнообразии.

Другой подход продемонстрировали составители украинского терминологического словаря "Архивистика", в котором документ определяется как "запись информации на материальном носителе, основная функция которого — сохранение и передача информации в пространстве и времени"². Эта дефиниция, предложенная для отрасли архивного дела, может быть распространена на все сферы деятельности, связанной с документами. Наряду с основным термином "документ" здесь определены также "документ текущего делопроизводства" — как "документ, который обращается в учреждении до завершения его выполнения, передачи в архивный подраздел или отправления другому учреждению (лицу)" и "архивный документ" — как "документ, прекративший выполнять свою основную социальную функцию, ради которой был создан, но благодаря своей исторической, научной, культурной ценности, весомости как источника информации сохраняется в архиве или подлежит архивному хранению".

Аналогичный подход характерен для следующей редакции украинского стандарта "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения понятий: ДСТУ 2732:2004". Документ определяется здесь как "информация, зафиксированная на материальном носителе, основная функция которого — хранить и передавать ее во времени и пространстве"³. В примечании уточняется знаковый характер информации (это — запись) и то, что могло бы соответствовать расширенной трактовке реквизитов: "жанровые характеристики записи информации" (табл. 1.1).

Важное значение для делопроизводства и архивного дела имеют представленные в ДСТУ 2732:2004 определения таких разновидностей документа, как служебный документ — "документ, созданный или полученный учреждением (или другим субъектом ведения хозяйства) в процессе деятельности", документ личного происхождения — "документ, созданный физическим лицом вне служебной деятельности или который со­держится в его частном собрании" и личный документ — "документ, удостоверяющий личность владельца, его права, обязанности, общественное положение, а также могущий содержать биографические и (или) другие сведения о нем". Определено также понятие "документация" — как "совокупность служебных документов, объединенных по признаку прина­длежности к определенной отрасли, сфере, направлению деятельности учреждения или его подраздела".

Понятие "реквизит" отнесено здесь только к служебным документам: это — "информация, зафиксированная в служебном документе для его идентификации, организации обращения и (или) предоставления ему юридической силы".

Приведено также отдельное определение архивного документа, которое по содержанию, в основном, совпадает с толкованием, зафиксированным в словаре "Архивистика", но немного отличается формулировкой: "документ, прекративший выполнять функцию, ради

которой был создан, но сохраняемый или подлежащий хранению, учитывая его ценность для лица, общества или государства, а также для владельца, в частности и как движимое имущество".

Украинские исследователи уделяют значительное внимание изучению международных стандартов и словарей по отраслям архивного дела и делопроизводства и согласованию с ними украинских национальных стандартов, правил и т. п. С точки зрения определения документа значительный интерес представляет научно-практический комментарий к правилам архивного описания¹, где отмечается: "Согласно словарю ISAD(G) любая фиксированная информация безотносительно к носителю, происхождению или любой другой характеристике, определяется как "документ" {document). Традиционно термин "record" считается официальным соответствием нашему "служебный документ" (то есть документу официального происхождения па стадии динамического существования). Соответственно, все производные от "record" рассматриваются как такие, которые обозначают объекты или процессы делопроизводственной сферы. Согласно словарю ISAD(G), этим понятием обозначается фиксированная информация — как официального, так и личного происхождения, независимо от вида или носителя, образованная в пределах тех документальных систем, которые мы соотносим с документационным фондом — совокупностью документов, образуемой (благодаря непосредственному созданию и/или получению, сбору) одним (единоличным или коллективным) создателем в процессе его деятельности/жизни и де­ятельности с определенной функциональной (текущей или личной) деловой целью" [выделено авт.].

Важно также следующее замечание: "Если под понятием "фиксированная информация" понимать целостную информационную запись, представленную на материальном носителе, поскольку фиксация предусматривает такое представление, в том числе как на внешних, так и

на внутренних носителях, то, соответственно, можно трактовать такую запись как информационную единицу в материальной форме. В таком случае понятие "document" можно рассматривать в целом как соответствующее распространенному у нас сейчас общему обозначению объекта коммуникационно-документальной сферы, а понятие "record" — как соответствующее определению документа как общего объекта делопроизводства и архивного дела. Автор подчеркивает, что "объектом архивного описания может быть только тот документ, который потерял первоначальную функцию". В содержании ISAD(G) используется

также термин "item" в значении "наименьшей информационной и/или материальной единицы, которая является базовой единицей в архивных процессах".

Таким образом, следует отметить стремление украинских документоводов и архивистов к установлению достаточно широкого значения понятия "документ", которое равнялось бы Документу IV и могло охватить материалы разного происхождения и содержания, создаваемые и функционирующие в обществе, а после выполнения своего непосредственного назначения подлежащие хранению в архивах вследствие своей общественной значимости.

3.2. Современные определения документа в информатике (в разных сферах информационной деятельности). Документ IV как "записанная информация"

В "Толковом словаре по основам информационной деятельности" приводится такое определение "документа": "Социальная информация, зафиксированная на любом материальном носителе в целях ее хранения, распространения и использования. В научно-информационной, библиотечно-библиографической деятельности под документом подразумеваются главным образом произведения печати, а также неопубликованные, аудиовизуальные и другие документальные источники информации"¹.

Само определение здесь не дает возможности понять, о каком значении "документа" идет речь. Его можно отнести даже к Документу I, потому что и в предметах естественного происхождения, когда они используются для передачи информации о них, передается именно социальная информация, то есть функционирующая в обществе, где организатором информирования (коммуникантом) является человек и приемником информации — тоже человек. Приведенные примеры документов дают нечеткое представление о значении Документа IV, потому что перечень заканчивается бесконечным "и другие документальные источники информации".

В том ясе словаре, только в другом разделе, дается другое определение "документа": "Материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленную установленным порядком и имеющую в соответствии с действующим законодательством правовое значение" [Там же, с. 58]. Эта дефиниция больше всего соответствует значению Документа VII, хотя может распространяться и на Документ IV.

"Терминологический словарь по библиотечному делу и смежным отраслям знания" определяет "документ" как "материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования"¹. В этой дефиниции указывается, что отличительной чертой документа является то, что ин­формация в нем подается в виде текста, звукозаписи или изображения. Очевидно, что "текст" здесь понимается только как словесный и письменный. Этому значению соответствует и дефиниция "текста" в данном словаре: "Тематически взаимосвязанная последовательность высказываний или одно высказывание, выраясенное с помощью определенной системы знаков, а также письменная фиксация высказываний".

Кроме того, в этом определении документа "предназначенность для передачи во времени и пространстве с целью сохранения и общественного

использования" представлена в качестве характерной черты "материального объекта", а не "информации", в отличие от приведенной выше дефиниции из "Толкового словаря по основам информационной деятельности". Следует отметить, что эти высказывания не являются равнозначными. Информация в документе всегда предназначена для передачи в процессе коммуникации, то есть передачи во времени и (или) пространстве. Она всегда фиксируется с целью ее сохранения и последующего использования общественным субъектом в общественной практике. Что же касается документов как мате­риальных объектов, то сами они не всегда предназначаются для передачи во времени и пространстве. Например, не предназначены для передачи во времени так называемые документы временного использования, которые уничтожаются после их применения. Есть также документы, не предназна­ченные для передачи в пространстве, потому что они по своей материальной форме или конструкции не пригодны для этого (например, скала с надписью, дом с мозаичной картиной или даже книга в форме кодекса очень большого размера).

Документы не всегда создаются с целью их сохранения (например, подготовительные материалы к какому-то труду). Что касается "общественного использования", то оно может считаться общей чертой всех документов, потому что все они являются предназначенными для использования в обществе, даже в том случае, когда потребителем информации из того или иного документа будет лишь один человек. Однако документы можно различать по объему той аудитории, на которую они рассчитываются при их создании: предназначенные для конкретного человека, для определенной группы пользователей, для не определенного точно круга потребителей информации.

Следовательно, последняя дефиниция толкует "документ" как Документ IV, но сужает его объем, потому что избирает среди всех документов, где информация зафиксирована способом записи, только такие,

которые по замыслу предназначены для их сохранения и передачи во времени и пространстве.

Кроме того, по этому определению к документам будут относиться только такие, содержание которых изложено знаками письменными, звуковыми и изобразительными. Не входят в этот перечень документы, где информация зафиксирована способом тиснения (например, брайлевские издания) или технического кодирования, предназначенные для использова­ния непосредственно машиной (например, программы для ЭВМ на машинном носителе).

С точки зрения всего вышесказанного наиболее пригодным для использования в разных сферах информационной деятельности определением документа является представленное в международном стандарте ISO 5127 "Документация и информация. Словарь". Оно звучит так: "Записанная информация, которая может использоваться в качестве единицы [или определенной части, общности — Г. Ш.] в документационном про­цессе"¹. При этом "записанная информация" толкуется как "информация, которая накапливается в, на или при носителе данных", а "носитель данных" — как "средство, в, на или при котором накапливаются данные, которые представляются или передаются". Документационный процесс, или "документация" (в первом значении по стандарту), понимается как "дли­тельный и систематический сбор и обработка записанной информации с целью ее накопления, поиска, использования или передачи". Следовательно, все операции "документационного процесса" выполняются с "записанной информацией", которая одновременно считается документами. Здесь все термины связаны друг с другом и имеют определенный смысл, когда рас­сматриваются как составляющие процесса социальной коммуникации. Записанная информация может быть только социальной, потому что запись информации — это человеческое деяние, не присущее природе.

Определение документа через понятие "информация", а не "материальный объект" некоторыми специалистами воспринимается как неоправданное искажение понятия "документ". Например, известный российский документовед Ким Борисович Гельман-Виноградов считает, что в такой формулировке не обозначено обязательное наличие материальной составляющей в документе, и предлагает свой вариант дефиниции: "Документ — материальный объект, содержащий запись семантической информации"². Однако ясно, что информация может быть записана только на (в) материальном (вещественном) носителе, следовательно "материальность" объекта-документа в дефиниции международного стандарта никуда не исчезает, невзирая на то, что главным определяющим словом здесь является "информация". Очевидно, для того, чтобы подчеркнуть этот факт, в новой редакции стандарта — ISO 5127:2001 "Информация и документация. Словарь" — дается почти тоже самое определение документа, только с уточнением: "Записанная информация или материальный объект...". А свойство семантичности присуще любой записи социальной информации.

На наш взгляд, в определении документа как "записанной информации", то есть Документа IV, документ — это тоже материальный (субстанциальный) объект, что и позволяет фиксировать информацию, чтобы она не исчезала с течением времени. Главное внимание здесь направлено на характер информации ("записанная"), что является целесообразным. Стандартизированная дефиниция документа позволяет оперировать как с документами с такими фрагментами "записанной информации", которые нельзя отделить как вещевой объект. Например, статья в журнале, заметка в газете, справочная статья в энциклопедии и т. п. могут рассматриваться как отдельные самостоятельные документы, и они, безусловно, имеют материальную (вещественную) основу, но отделить их как вещевые объекты, как правило, невозможно без повреждения полидокумента, в состав которого они входят.

Определение "документа" как "записанной информации" целесообразно также в том случае, когда речь идет о машиночитаемых документах, в частности, таких, которые существуют не на отдельных носителях, а в памяти ЭВМ. И здесь, на наш взгляд, "материальность" документа не исчезает, а приобретает другой вид¹.

Аналогичные определения приводятся в украинском государственном стандарте ДСТУ 2392—94 "Информация и документация. Базовые понятия. Термины и определения". "Документ" здесь определяется как "записанная информация, которая может рассматриваться как единица в ходе осуществления информационной деятельности"¹. В примечании к этому положению указано, что "это определение касается не только рукописных и печатных материалов на бумаге или в виде микроформ (книг, журналов, диаграмм, карт), но и материалов непечатного происхождения (машиночитаемых записей, фильмов, звуковых, а также трехмерных объектов или реалий)".

Сергей Георгиевич Кулешов критиковал последнее определение за то, что документ толкуется в нем достаточно широко, учитывая наличие трехмерных объектов². На наш взгляд, это замечание было не корректным, потому что главным в данном определении является понятие "записи информации", а запись может быть осуществлена даже в трехмерном объекте, если это, например, запись способом голографии. В то же время сам термин "запись" налагает определенные ограничения относительно трехмерных объектов.

В 1995 г. С.Г. Кулешов отмечал, что "вместо словосочетания "запись информации" целесообразно употреблять слово "текст", указав, что он представляет собой логическую последовательность языковых и неязыковых знаков"³. Действительно, совокупность языковых знаков традиционно называется "текстом" (см., например, определение текста в "Терминологи­ческом словаре по библиотечному делу...", упоминавшееся выше). Однако

термином "текст", как правило, ограничивались "текстовые документы" (то есть такие, где информация подается в словесном виде), в отличие от "нетекстовых" (в которых информация подана не словесными знаками), и называть все документы текстами — значит, нарушить традицию.

Если текстом будем считать любую последовательность языковых и неязыковых знаков, то можно считать, что любой документ (например, изобразительный, музыкальный) имеет текст, потому что социальная информация может передаваться только в знаковой форме, через определенные превращения семиотического характера, то есть через определенный "текст". Кроме того, понятие "текст" имеет еще и более широкое значение, соответственно которому "текстом" считается не только любая запись информации, но и любой материальный объект или явление (или их совокупность), если их рассматривать с позиций семиотики. В этом отношении понятие Документа IV не отличается от Документа I. Следовательно, сказать, что "документ — это текст", значит, еще ничего не сказать об отличительных чертах документа как объекта информационной деятельности.

В 2000 г. С.Г. Кулешов изменил свою точку зрения относительно высказывания "запись информации" в определении документа, принял ее как возможный элемент дефиниции документа и предложил следующее определение: "Документ — запись информации, соответствующая характеристикам определенного жанра или номинала, зафиксированная на материальном носителе, основной функцией которого является сохранение и передача информации во времени и пространстве"¹. В такой дефиниции понятие "документ" приравнивается значению Документа IV и не противоречит международному стандарту ISO 5127 "Информация и документация. Словарь", охарактеризованному выше.

В 2004—2006 гг. появились труды Евгения Александровича Плешкевича, который стремится рассмотреть понятие "документ",

существующее в документоведении, с позиции информационного методологического подхода. С нашей точки зрения, этот подход вполне согласуется с предложенным нами информационно-коммуникационным подходом и функциональным определением документа (см. тему 2). Отличие состоит в том, что Е.А. Плешкевич видит документ в информационно-коммуникационном процессе на месте сообщения, а не канала коммуникации. Он определяет документ как "информационное сообщение, зафиксированное на материальном носителе и включенное в информационно-документационную систему с помощью метаинформации, которая содержится в реквизитах"¹. В то же время "информационно-документационная система" характеризуется как "искусственно созданная сложная система социальной информации, в рамках которой происходит информационное и документационное обеспечение социальной деятельности, и где основным коммуникационным каналом выступает документный канал"².

Характеристика сообщения как информационного, на наш взгляд, является излишней, потому что сообщение не может быть каким-либо иным (неинформационным). Понятие "документного канала" коммуникации, очевидно, предусматривает, что информация от коммуниканта к реципиенту передается с помощью документа, являющегося одновременно и каналом коммуникации, и сообщением, которое передается. Существенным дополнением к нашей дефиниции можно считать указание на включенность документа в информационно-документационную систему с помощью метаинформации, которая содержится в реквизитах. "Реквизиты документа" этот автор трактует достаточно широко, как любые "информационные элементы", обеспечивающие включение документа в конкретную информационно-документационную систему³.

По определению Е.А. Плешкевича, информационно-документационная модель общества состоит из трех информационно-документационных

систем: оперативной, обеспечивающей документирование новой информации и выполняющей оперативные функции; ретроспективной, в которой документы находятся в состоянии покоя; и диахронной, обеспечивающей передачу и функционирование в обществе наиболее ценной информации, которая не теряет со временем своего значения⁴. В каждой информационно-документационной системе, по мнению автора, функционируют соответствующие документы: оперативные, ретроспективные (или архивные) и диахронные (соответствующие понятию "документа-книги")¹. Студентам предлагается сравнить определение "диахронного документа" с определением книги автором данного учебного пособия (см. тему 9) и соотношением книги с первоначальными и архивными документами (см. рис. 9.4).

Можно согласиться с тем, что существует особая информационно-документационная система, в которой функционируют документы, объединяемые понятием "книга". Однако называть эту систему и соответствующие документы диахронными, что якобы отличает их от других систем и документов, считаем некорректным, поскольку любой документ обеспечивает передачу информации во времени и потому является средством диахронной коммуникации.

В целом положительно оценивая предложенную Е.А. Плешкевичем теорию документа, считаем необходимым последующее ее развитие и согласование с международными и государственными стандартами и словарями в отрасли информационной деятельности.