Определение документа в библиотековедении. Документ как объект библиотечного дела

При разработке государственных стандартов по терминологии библиотечного дела и научно-информационной деятельности было решено, что с целью достижения единства в дисциплинах, так или иначе касающихся проблем работы с документами, в них будет употребляться единая

терминология. Это относилось и к определению понятия "документ", которое предполагалось заимствовать из стандарта "Делопроизводство и архивное дело".

Недостатки отмеченного выше определения документа в ГОСТе 16487—70 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" побуждали ученых к поискам другой, способной отразить особенности библиотечного дела, дефиниции. Значительный вклад в разработку такой дефиниции сделал российский библиотековед Юрий Николаевич Столяров. Сначала он попробовал очертить круг тех документов, которые попадают в сферу деятельности библиотеки, через понятие "нооинформация", определив его как "информацию, созданную человеческим разумом, в отличие от информации, зафиксированной в явлениях неживой природы, или биологии"¹. На первый взгляд, в таком случае из объема понятия "документ" изымались объекты "неживой природы или биологии". Однако в понятии "документ" речь идет не о самих объектах, а об информации, которая передается. А вид информации зависит не от того, в каком объекте она "содержится" (точнее, с помощью какого объекта она передается), а от того, кто ее передает и воспринимает. Если информацию о явлениях живой или неживой природы передает человек путем экспонирования соответствующих объектов в специальных собраниях (коллекциях), то такая информация тоже является социальной (или нооинформацией), хотя она и добывается потребителем через наблюдение самих объектов, а не их условного отображения. Главная отличительная черта документа — наличие нооинформации, или социальной информации — присуща и значению Документа I в полном его объеме, потому что он является средством социаль­ной коммуникации, осуществляющейся в обществе, а не коммуникации в неживой или живой природе.

Как способ конкретизации понятия "документ" можно считать указание, что эта информация "зафиксирована на специальном вещественном

носителе..."². Но какой носитель считать "специальным"? Такого уточнения не было. Дальше говорилось, что "форма и способ фиксации здесь допускаются любые", и хотя наводился их перечень: "то есть на бумаге, пленке, в виде кодекса, ленты, диска", — заканчивался этот ряд неопределенным "и т. п.". Думается, что в данном случае Ю.Н. Столяров пытался определить понятие "документ" в значении Документа IV. Но объективно эта дефиниция может соответствовать Документу III, потому что на специальном носителе, то есть избранном человеком именно для воссоздания определенной информации (знаний, чувств, волевых импуль­сов), создаются и такие документы, как трехмерные произведения изобразительного искусства, модели, макеты и т. п. Как известно, сбор, хранение и организация использования таких объектов не относятся к обязанностям библиотек, хотя в некоторых случаях отдельные библиотеки и выполняют подобные функции, характерные для музеев.

Несколько позже Ю.Н. Столяров стал сторонником широкой трактовки понятия "документ". Он пришел к выводу, что понятие "документ" может быть самым широким с точки зрения его объема, то есть приравниваться значению Документа I, а в фондах библиотек могут быть представлены не только документы, созданные любым способом записи информации, но и трехмерные произведения искусства (например, скульптуры), и образцы предметов материальной культуры человечества, и образцы естественных объектов (например, горных пород). В 2005 г. Ю.Н. Столяров предложил: "1. Признать правомерность наличия разномасштабных определений документа — от космического до самого узкого...; 2. Признать условность, от­носительность, конвенциональность понятия "документ" и принципиальную необходимость разных определений для документаризации разнородных явлений действительности; 3. Для каждой научной или практической задачи исходить из наиболее общего определения документа, вводя соответст­вующие для данного случая, наиболее существенные ограничения"¹.

Самым общим определением "документа" Ю.Н. Столяров предложил считать следующее: "Объект, позволяющий извлечь из него требуемую информацию". Ю.Н. Столяров считает, что такое определение "документа" учитывает трактовку ИСО. С нашей точки зрения, такая дефиниция превышает не только объем понятия "документ", соответствующий определению ИСО, то есть "записанную информацию", но и более широкое значение Документа I, потому что в нем предусматривалось, что материальные объекты, выполняющие функцию документов, должны быть включены в определенные собрания, — следовательно, отобраны и обработаны человеком-коммуникантом. По определению Ю.Н. Столярова документом можно было бы считать любой объект материального мира, что все же является преувеличением.

Одновременно Ю.Н. Столяров предлагает "в прикладном, социальном смысле считать документом информацию, знаково зафиксированную искусственным способом на материальном носителе, способную служить единицей семантического процесса". Какой объем понятия "документ" предполагал автор в этом определении? Возможно, это Документ III, учитывая "искусственный способ" фиксации информации. Это значение тоже шире предлагаемого международным стандартом, который охватывает только "записанную информацию".

Очевидно, приближаясь к общей с Ю.Н. Столяровым трактовке документа, Е.А. Плешкевич отметил: "Под термином "документ" мы понимаем социальную, семантическую, материализованную информацию, которая имеет форму сообщения и включена в определенную информационно-документационную систему"¹. К сожалению, это определение так же нуждается в комментариях, потому что не известно, что автор понимает под "формой сообщения".

Поиски такой дефиниции документа, которая бы наилучшим образом отражала особенности объекта библиотечного дела, продолжаются.

Рассматривая понятие "документ", следует вспомнить, что для разных отраслей деятельности, которые имеют дело с документом, его определение может быть специфическим, потому что существуют разные требования к тому, каким должен быть настоящий документ.

Так, для библиотечного дела, которое занимается хранением документов и организацией их использования, очень важное значение имеет материальная форма документов, потому что от нее зависят условия хранения и использования документов. Поэтому в определениях документа, предназначенных для использования в библиотековедении, особое внимание уделяется характеристике документа как материального объекта, или, по предложению С.Г. Кулешова, как вещевого изделия.

Приведем полностью это определение: "...для библиотековедения, библиографоведения и книговедения документ — это текст (как логическая последовательность языковых и неязыковых знаков), зафиксированный на вещевом изделии, основной функцией которого является сохранение и распространение (передача) информации в пространстве и времени"¹.

Что касается понятия "текст", когда оно охватывает как языковые, так и неязыковые знаки, то с таким определением "документ" будет приравниваться Документу I. Если мы хотим оставить только значение Документа IV, то нужно заменить слово "текст" словами "записанная информация".

Можно согласиться с уточнением, что записанная информация зафиксирована на вещевом изделии, так как это подчеркивает материальную форму документа. В частности, к документам С.Г. Кулешов относит такие "вещевые изделия", которые своей основной функцией имеют передачу информации, и эта функция "предопределяет их специальную, специфическую материальную конструкцию, представленную, как правило, в форме книг, брошюр, листов бумаги, записных книжек, буклетов, микрофиш, магнитных дискет и т. п.". "Специальная конструкция

обеспечивает выполнение ими [документами — Г. Ш.] их основной функции, предоставляя возможность этим изделиям быть удобными для перемещения в пространстве, прочными для сохранения информации во времени, приспособленными для физиологических возможностей чтения текста"².

Эта функциональная предназначенность позволяет отделить документы, которые "функционируют в документальных коммуникациях, являются объектами обработки, хранения и выдачи в библиотеках, книжных магазинах, органах информации и т. п.", от вещевых изделий, на которых также зафиксирована информация (то есть они также передают ее в про­странстве и времени), но для последних эта функция является второстепенной, вторичной. "Например, проездной билет на городской транспорт, удостоверение личности или бумажные деньги тоже имеют зафиксированную информацию, которую они передают в пространстве и времени, но основная функция этих вещевых изделий — давать право на проезд, удостоверять особу и быть платежным средством"¹.

С.Г. Кулешов вполне правомерно ограничивает круг документов, с которыми работают (и должны работать) учреждения, имеющие дело с документационной деятельностью. Это — документы, принадлежащие к категории Документа IV, но не все, а те, которые имеют определенные признаки. Поэтому считаем, что дефиницию документа, данную С.Г. Кулешовым, действительно нужно использовать в библиотековедении, библиографоведении и книговедении, но после замены слова "текст" на словосочетание "записанная информация" или "запись информации". Кроме того, в формулировке "основной функции" документа как вещевого изделия целесообразно в первую очередь указать на передачу информации во времени, потому что это — функция любого документа.

Таким образом, документ, с которым работают библиотечные, библиографические и другие информационные учреждения, это — записанная информация, имеющая реквизиты, соответствующие

требованиям определенного жанра и вида документа, зафиксированная на (в) вещевом изделии, основная функция которого — сохранение и передача информации во времени и пространстве.

Сравнивая это определение с приведенными выше, можно отметить, что документ в библиотечном деле — это Документ IV за исключением Документов VIII, VII, VI, потому что сохранение документов, которые имеют только правовое (юридическое) значение и не предназначаются для широкого распространения, не входит в сферу деятельности библиотеки.

Отсутствие необходимых реквизитов на материальном объекте с записью информации не означает, что он не может использоваться для передачи информации во времени и пространстве, но этот недостаток мешает точной идентификации документа, лишает его необходимой достоверности, вызывает трудности в пользовании документом; в конечном итоге, не позволяет использовать этот материальный объект с записью информации "как единицу в ходе осуществления информационной (документационной) деятельности". Поэтому при отсутствии необходимых реквизитов в документе специалист — коммуникационный посредник — прилагает усилия для того, чтобы идентифицировать документ, используя средства и источники информации, находящиеся вне данного документа. Найденные в результате такого поиска данные вносятся в документ как его реквизиты.

Выводы

В современном документоведении значительное внимание уделяется определению "документа" как объекта делопроизводства, архивного и библиотечного дела, библиографии, любой информационной деятельности.

Среди зафиксированных в государственных стандартах и терминологических словарях дефиниций документа наиболее пригодным для сферы деятельности библиотек является определение документа как "записанной информации", то есть значение Документа IV.

Определения документа как записанной информации не достаточно для того, чтобы отделить документы, с которыми имеют дело в библиотечной деятельности, от других объектов, формально подпадающих под такую дефиницию. В определении документа как объекта библиотечного дела нужно подчеркнуть, что он является записанной информацией, зафиксиро­ванной на (в) вещевом изделии, основной функцией которого является хранение и распространение информации во времени и пространстве.

Вопросы и задания для самоконтроля

1. В каких государственных стандартах приводилось определение
документа? Какие преимущества и недостатки каждого из этих определений?

2. Как определяется документ в международных стандартах?

3. Какое значение документа принято в современной информационной деятельности и информационной науке?

4. Как определяется документ с точки зрения библиотековедения?

5. Объясните понятия "официальные документы", "документы личного происхождения" и "личные документы".

6. Каковы отличия делопроизводственных и архивных документов?

7. Какие термины, обозначающие понятие "документ", употребляются в международной архивной практике и теории?

8. Найдите определения документа в современных словарях,
монографиях и учебниках по библиотечному делу, информатике и
смешанным отраслям знания. Объясните их соотношение с понятием
Документ IV.

Тема 4

ФУНКЦИИ, СВОЙСТВА И ПРИЗНАКИ ДОКУМЕНТА

Понятия функций и свойств документа тесно связаны с его определением. Иногда они перечисляются в определении, иногда выводятся из него.

Трактовки функций и свойств документа так же разнообразны, как и значения понятия "документ". Среди функций и свойств документа есть такие, которые присущи самому широкому значению понятия "документ" (то есть любой трактовке документа); такие, которые характеризуют значение "документа" того или иного низшего уровня, и такие, которые присущи лишь документам определенного вида. Понятия функций документа принадлежат к дискуссионным вопросам документоведения, разные авторы определяют и комментируют их по-разному.

Рассмотрим функции и свойства документа, присущие любому его значению.

4.1. Понятие "функции документа". Главная (сущностная) функция документа и производные от нее

Понятие "функция" имеет разные значения (общественное, математическое, физиологическое, лингвистическое). Поскольку документ — это объект, создаваемый обществом, к нему применяют общественное значение понятия "функции": "обязанность, круг деятельности; назначение, роль"¹. "Функция документа — это его общественная роль, социальное на­значение, цель, задача", — пишет Наталья Николаевна Куш-наренко².

Анализ показывает, что документ выполняет не одну функцию, а несколько, или определенное множество функций. Поэтому документ является полифункциональным объектом (от лат. "поли", что означает

"много"). Разные функции документа не являются однопорядковыми. Есть функции главные и производные (подчиненные); общие (присущие всем документам) и специальные (присущие отдельным группам, видам, до­кументов), а также есть конкретные функции, присущие определенным ограниченным группам (жанрам, видам) документов.

В теоретическом плане вопрос о функциях документа изучался, прежде всего, применительно к определенным жанрам и видам документа (то есть изучались конкретные и специальные функции). Но в последнее время появились труды, посвященные, главным образом, общим функциям документа³. Характеристика функций документа настолько разнообразна, что автор данного пособия решил отойти от традиционного способа изложения материала (сначала — изложение мнений разных авторов, потом их критическое рассмотрение, и только после этого — собственные предложения). В данной теме будет излагаться позиция автора, которую желающие могут самостоятельно сравнить с другими мнениями.

На наш взгляд, нужно сначала выделить главную, сущностную функцию любого документа — социально-коммуника- ционно-информационную. Эта функция вытекает из определения документа как единства информации и материального (вещественного) носителя, которое используется в качестве канала передачи информации в обществе. Это определение является функциональным, потому что показывает роль (назначение) документа в обществе.

Следовательно, функциональная сущность документа заключается в том, что он является особой формой канала передачи информации в системе социальных коммуникаций: такой формой, в которой переданное сообщение фиксируется на (в) материальном (вещественном, субстанциальном) носителе, обеспечивающем передачу сообщения во времени и делающем возможной передачу сообщения (вместе с документом) в пространстве.

Социально-коммуникационно-информационная функция — это единая функция документа, но иногда ее характеризуют как соединение двух (в частности, коммуникационной и информационной), а то и трех отдельных функций (добавляя к названным выше еще и социальную функцию). Первая часть этого слова — "социально" — указывает на то, что документ является средством (каналом) именно социальной коммуникации, которая осуществляется в обществе (социуме) и служит для передачи социальной информации, то есть информации, функционирующей в обществе. Документ не может существовать вне общества.

Информационная и коммуникационная — это две стороны названной выше функции, обусловленной местом документа в системе социальных коммуникаций, однако их можно характеризовать как самостоятельные.

Коммуникационная функция заключается в том, что документ является средством (каналом) коммуникации; обеспечивает один из видов социальной коммуникации (документальную), которая без него была бы невозможна. Между понятиями "средство" и "канал" здесь нет противоречия; второе служит для уточнения, конкретизации первого. "Средство" понимает­ся как орудие, предмет (или совокупность устройств), необходимое для осуществления определенной деятельности, а "канал" — как устройство, средство для передачи (движения) информации и достижения ею цели коммуникации.

Иногда эту функцию документа называют коммуникативной, а характеризуют ее в значительной мере так же, как и коммуникационную. На наш взгляд, термин "коммуникативная" больше подходит характеристике документа как средства общения, а это значение несколько иное.

Коммуникационная функция документа состоит из четырех подфункций: во-первых, документ является приемником выраженной передатчиком и предназначенной для передачи информации; во-вторых, он представляет собой хранилище переданной информации, в котором она

сохраняется и не исчезает с течением времени; в-третьих, документ является передатчиком информации, полученной от коммуниканта как источника информации, к реципиенту; в-четвертых, он является непосредственным источником информации для реципиента.

Информационная функция документа тесно связана с ком­муникационной, потому что функция передачи информации выполняется документом только в коммуникационной системе. Соответственно, документ характеризуется как средство (или канал) передачи информации, которое может выступать как приемник, хранилище, передатчик или источник