Статус документоведения

Документоведение, как и многие другие сравнительно молодые научные дисциплины, возникло на стыке фундаментальных наук, имеющих теоретические основы и практический опыт. В то же время эта наука, имея широкое практическое значение в различных областях человеческой деятельности, пришла к естественному этапу, когда необходимость обобщения и разработки собственной теоретической базы стала насущной потребностью и непременным условием ее дальнейшего развития.

Статус любой науки, в том числе и документоведения, определяется уровнем ее теоретической разработанности, определением собственного предмета, отличного от предмета других смежных научных направлений, выявлением законов и закономерностей функционирования объекта в данной системе отношений, структурной оформленностью, воспроизводящей связи и отношения объекта, выработкой адекватного понятийного аппарата. Необходимо также выявление междисциплинарной и внутридисциплинарной организации, установление взаимоотношений со смежными дисциплинами и определение места в системе современных наук.

Развитие любого научного направления осуществляется в соответствии с некоторой схемой, разработанной в науковедении. Первоначальное развитие научного направления идет по пути накопления эмпирического материала, подтверждающего существование проблемы и раскрывающего специфику ее проявления в разные исторические эпохи и в разных сторонах человеческой жизнедеятельности.

Элементами эмпирического знания являются факты, получаемые в результате наблюдения над изучаемым фрагментом реальности. Наука начинается с подробного рассмотрения частных случаев и приходит к более общим явлениям. Теоретический же уровень научного знания связан с обобщением фактов, с выявлением в некоторой совокупности фактов общего, повторяющегося, существенного, к установлению законов.

Факты обладают определенной достоверностью, т.е. подтверждаются опытом. Но нередки случаи, когда факты, представляющиеся поначалу достоверными, приходится при их теоретическом переосмыслении пересматривать, уточнять, а то и вовсе отбрасывать. Проблема не в том, что некоторые факты могут оказаться сомнительными, а то и просто несостоятельными. Она еще и в том, полное значение факта и его конкретный смысл могут быть поняты только в определенном теоретическом контексте, при рассмотрении факта с какой-то общей точки зрения.

Накопление фактов делает необходимым следующие этапы — структуризацию их, оформление и объяснение в виде теории. Процесс развития знания включает и функцию его свертывания до тех пределов, которые ставят его объему и сложности границы возможностей человека усваивать знание и оперировать им. По мере накопления в отрасли большого объема эмпирических знаний, установленных закономерностей, превышающих уже не только порог познавательных возможностей индивида, но и эффективность механизма регуляции, неизбежен информационный кризис. Он может быть преодолен путем усложнения структуры, т.е. концентрации, свертывания более высокого порядка, создания обобщающих теорий.

Теория есть форма организации научного знания. На определенном этапе, когда накоплен значительный массив эмпирических данных, появляется тенденция к его рациональной, свернутой организации.

Процесс возникновения новой теории на базе эмпирического материала весьма сложен. Новая теория представляет собой некоторый «прыжок» от эмпирических данных, она включает в себя не только обобщение этих данных, но и нечто еще, некоторое дополнительное слагаемое.

Построение и трактовка содержательной части теории связаны с философскими взглядами, мировоззрением ученого, с определенными методологическими принципами подхода к действительности. Теории обусловлены исторической обстановкой, в которой они возникают, данным уровнем производства, техники, эксперимента, науки.

Формирование теории начинается с выявления объекта. Каждая наука занимается изучением определенной области

действительности. Эту область в науке принято называть объектом. Объект понимается как область (фрагмент) действительности, противостоящий субъекту (исследователю) в его познавательной деятельности.

Реально субъекту научного познания противостоит не весь объект, а его часть в представляющих его фрагментах, причем в разных отраслях науки в различной степени через опосредующие звенья. Так, историку его объект — действительный исторический процесс в пространственно-временных границах

— дан не во всей своей полноте и конкретности, а фрагментарно и, как правило, через опосредующие звенья — архивные материалы, мемуары, предметы материальной культуры и т.п. Экономисту реальность экономических отношений противостоит не во всей полноте и в значительной степени опосредованно (через статические данные).

Субъект научного познания обычно не только не может во всей полноте охватить объект своей познавательной деятельности, но и не стремится к этому. Не стремится потому, что задача науки — выявить существенное и закономерное в том классе реалий (или целостности), который выступает в качестве объекта данной науки. Для решения такой задачи достаточно выявить существенное, общее, устойчивое, повторяющееся и на этой основе интерпретировать полный объект. Это существенное и закономерное выступает в качестве предмета науки. Таким образом, в качестве предмета науки выступают те фрагменты, стороны действительности, знание которых и должна вырабатывать данная наука.

Каждая теория имеет сложную структуру, элементы которой позволяют содержательно интерпретировать эмпирические данные. С точки зрения структуры научная теория представляет собой систему взаимосвязанных утверждений. Теория

— это не совокупность истинных утверждений, лежащих в одной плоскости, а определенная их иерархия, имеющая свой «низ» и «верх». Внизу, в фундаменте лежат фактические утверждения и простейшие эмпирические обобщения, хорошо подтвержденные опытом. Выше располагаются общие положения и гипотезы, несущие по преимуществу теоретическое содержание. На самой вершине этой пирамиды находятся основополагающие законы, закономерности, тенденции.

Закон — это необходимое, существенное, устойчивое, повторяющееся отношение между явлениями. Закономерность, в отличие от закона, отражает не жестко детерминированный характер объективной необходимости, а лишь ту или иную степень вероятности ее проявления. Тенденция же — это направление развития какого-либо явления или процесса. Тенденция служит формой проявления законов и закономерностей.

Для науки открытие законов означает переход из донаучной стадии развития в собственно научную. Задача любой науки — постичь законы, управляющие развитием и функционированием фрагмента изучаемой реальности и на их основе сделать практические выводы, выработать методы, оптимизирующие практическую деятельность в исследуемой области, прогнозировать ее будущее и воспроизводить, объяснять прошлое.

В отношении функционирования документов в обществе учеными выявлен ряд законов. Во-первых, сформулированный Ю.Н. Столяровым закон обязательного документацион-ного сопровождения деятельности. Согласно этому закону любой социальный институт, оперирующий документированными знаниями, неизбежно продуцирует в социум документы, организует их микропотоки, а необходимость их поиска и использования в дальнейшей работе диктует обязательность формирования документных массивов — библиотек, архивов, фондов органов научно-технической информации, баз данных и т.д.

Второй закон — закон соответствия содержания и видового состава документов потребностям общества. Он впервые был сформулирован Ю.В. Григорьевым в более узкой трактовке, относительно документных фондов библиотек и их соответствия читательским потребностям. Но впоследствии ввиду универсальности действие этого закона было распространено на всю совокупность документов, функционирующих в социуме. В данной выявленной зависимости потребности общества выступают активной стороной, адресующей социальный заказ к системе документопроизводства и доку-ментораспространения, обусловливающей количественный рост и видовое разнообразие документов. Совокупность же

документов выступает пассивной, отражающей стороной, испытывающей воздействие со стороны читательского спроса. Изменяются потребности — изменяется и содержание документов, процентное соотношение отдельных их видов в общем потоке, появляются новые разновидности и т.д.

Но этот закон содержит в себе противоречие, которое заключается в том, что потребности общества стремятся к безграничному расширению, а количественный рост документов приводит к физиологической и технологической невозможности все их произвести, обработать и прочесть. Разрешение этой проблемы регулируется третьим законом - законом соответствия объема документной информации, циркулирующей в обществе, пропускной способности каналов коммуникаций. Производство документированной информации ограничено технологическими возможностями общества, теми способами документирования, которые выработаны в каждой конкретной исторической эпохе. Выработка новых способов документирования рассматривается как информационная революция, качественный скачок, существенно расширяющий каналы коммуникаций и позволяющий транслировать большие объемы документированной информации.

Выявленные законы представляют базовый, фундаментальный уровень науки, нацеленный на выявление теоретических знаний, изучение основополагающих тенденций развития, поиск новых фактов, исследования процессов, а также механизмов и законов, управляющих ими. Научные исследования могут быть также прикладными - предлагающими теоретическое решение проблем практики; и предлагать разработки, содержащие конкретные указания, рекомендации по совершенствованию определенного процесса практической деятельности.

В области документоведения фундаментальные исследования, прежде всего, нацелены на изучение сущности документирования, эволюции формы и содержания документа, его функций в социуме, социокультурных, этнонацио-нальных, исторических особенностей документирования,! проблем его восприятия, а также совершенствования семиотических, семантических средств его выражения.

Прикладные исследования выявляют способы включения уже познанных законов и закономерностей в практическую деятельность. Здесь обязателен непосредственный контакт с изучаемыми явлениями, информация о которых может быть получена только в результате определенных операций с ними. Прикладные документоведческие исследования направлены на реализацию конкретных проектов и программ развития документопроизводства, на решение задач оптимизации использования документов в различных сферах деятельности. Поэтому прикладные исследования рассматривают документ или совокупность как инструмент, показатель, индикатор, по которому можно судить об исследуемой области. Так по состоянию финансово-экономической документации можно судить об эффективности хозяйственной деятельности предприятия и, соответственно, ее оптимизировать с помощью упорядочения документации; по характеру газетных и журнальных публикаций — об умонастроении, общественном мнении и о наиболее волнующих темах и проблемах населения, а также формировать общественное мнение; по характеру научных публикаций — о мировых и отечественных тенденциях развития той или иной области знания.

Прикладные исследования в области документоведения касаются вопросов классифицирования документов, их индексирования, реферирования, создания поискового образа документа, организации оптимального документооборота, отбора наиболее ценных документов, хранения, поиска их.

Разработки направлены на внедрение новых методов, приемов в практику. Они существуют в виде инструкций, положений, методических рекомендаций, позволяющих оптимизировать работу с отдельными видами документов.

Если кратко охарактеризовать итоги развития теории документоведения и ее современное состояние, то можно считать, на наш взгляд, что в настоящее время сформировались наиболее общие представления об объекте, предмете документоведения и целях этой научной дисциплины, а также рассмотрены в рамках теории основные понятия. Однако теоретические представления пока еще не оформились в стройную документоведческую концепцию, прямо и эффективно влияющую на практику.

Поиски способов объединения исследовательских усилий и интеграции, обобщения результатов исследований нашли выражение в последовательном выдвижении на протяжении 60-90 гг. XX в. нескольких методологических подходов и разрабатываемых на этой основе теоретических концепций.

Первая трактовка изначально своими корнями уходит в книговедение — научное направление, имеющее богатые традиции, сложившуюся теоретическую концепцию, понятийный аппарат. Книга как основной источник информации в обществе во второй половине XX века стала трансформироваться, видоизменяться, уступать свои позиции новым источникам информации, имеющим иную материальную основу, систему выразительных единиц, в конечном счете, другую форму — аудиовидеопленкам, магнитным лентам, дискетам, CD-ROMaM и др. Этот факт поставил исследователей-книговедов перед необходимостью расширить понятие «книга» до термина, более адекватного современным реалиям, что и было решено именовать документом, а, соответственно, науку, его изучающую - документоведением.

Рассматривая документоведение с такой позиции логично в центр исследований поставить книгу как основной вид документа, а все остальные разновидности считать предкнижны-ми и послекнижными ее формами. Такое смещение акцентов накладывает отпечаток не только на формулировку предмета, который в таком качестве предстает как генезис форм документа, но и на структуру дисциплины, внутридисциплинар-ную и междисциплинарную ее организацию, исследовательские методы. Вклад в общетеоретический статус документоведения этой концепции весьма значителен. Это и исследования способов письма, эволюции формы документов, типологический метод, классификационные схемы и т.д.

Второй трактовкой документоведения следует считать направление, вышедшее из недр фондоведения. Фондоведение — область научной и практической деятельности, изучающая вопросы, связанные с обеспечением комплектования, рационального размещения фондов документохранилищ (библиотек, архивов, музеев), их длительную сохранность и создание условий для использования. В таком контексте документоведение, выросшее из генетически исходного фондоведения,

предстает как научное направление, изучающее документ с позиции его сбора, хранения и использования, рассматривая его форму и содержание как предпосылки и условия для оптимальной работы с ним. Т.е. не с точки зрения их самоценности, а как функцию. Тем не менее, эта концепция документо-ведения внесла в общую совокупность теоретическое и практическое решение вопросов, касающихся онтологического статуса документа, оптимального размещения фондов, способов его расстановки, создания оптимального физико-химического и биологического режима и т.д.

Документ как носитель информации находится в центре внимания документоведения, рассматриваемого в структуре научно-информационной деятельности. Научная информация не может не иметь документированной формы и этот факт стал исходной точкой формирования в 60-70 гг. XX в. на стыке научно-информационной деятельности и науковедения научного направления — документалистики. Документалистика как структурный элемент, входящий в научно-информационную деятельность, рассматривала методы формализованного извлечения информации из текста документа. Соответственно, в поле зрения исследователей попали тексты, их семиотическая и семантическая структуры, особенности восприятия и возможности их переработки с помощью компьютера. А в качестве стратегической цели документалистика, обогащая науковедение методом анализа ДИП — документально-информационных потоков, представляла поток документированных источников информации как модель отражаемого в них научного знания. Таким образом, в такой трактовке центр внимания был смещен в сторону изучения вопросов, имеющих значительную научную и практическую ценность. Именно на симпозиуме по документалистике выработано наиболее широкое определение термина «документ», имеющее сегодня общепринятый характер. Именно из научно-информационной деятельности перекочевала в докумен-товедение проблема изучения потребностей в документной информации.

Документографический подход к объекту документоведения есть естественное развитие традиционного библиографического подхода. Его отличительная черта — принципиальный

отказ от любых ограничений объектов библиографирования (документографирования) со стороны их формы, содержания и назначения. В рамках документографического подхода признается только одно ограничение состава документальных объектов библиографической деятельности — общественная значимость заключенной в них информации.

Общественная значимость документа — понятие конкретно-историческое. Люди сами создают документально зафиксированную информацию и в каждом случае сами решают, представляет ли она достаточный интерес, чтобы стать объектом библиографирования. Таким образом, для библиографа безразлично, что служит объектом библиографического отражения — книга, раздел из нее, статья, патентный документ, стандарт, в какой форме он пребывает — в письменной, аудиовизуальной или машиночитаемой. Это и стало причиной наблюдающегося в последние годы терминологического перехода от библиографии к документографии. В каждом конкретном случае вырабатываются правила описания документа, раскрытия его содержания, группировки и т.д.

Фундаментальным основанием библиографирования (документографирования) служат внутренние противоречия. Они выступают в форме информационных барьеров, препятствующих получению нужной информации. Например:

• документы рассеиваются в пространстве;

• содержание документов неоднородно и предназначено определенным категориям потребителей;

• количество документов таково, что физически невозможно освоить все источники.

Кроме названных, использование документов усложняют географические, языковые, психологические, экономические, ведомственные, смысловые, стратегически-поисковые и др. барьеры. Поэтому документ в его движении к потребителю нуждается в посреднике — библиографической информации. Посредник — модель документа в форме его описания — несет в себе основные его черты и характеристики. Но чтобы создать такую модель, библиографоведы должны изначально опираться на знание сущности документа, его структуры, особенностей текста, закономерностей движения потоков и организации массивов документов.

Еще одна трактовка документоведения рассматривает его проблематику с позиции участия документа в управленческой деятельности, как необходимого элемента в производственной инфраструктуре общества. Документоведение рассматривается как прикладная научная дисциплина из цикла наук об управлении общественными процессами, разрабатывающая способы создания управленческих документов, принципы организации документооборота и построения систем документирования на основе изучения закономерностей образования документов и документных систем в историческом развитии. Научные исследования в области документоведения были направлены на поиск закономерностей и принципов работы с управленческими документами, их подготовку, упорядочение документирования деятельности хозяйственных органов. Вкладом в арсенал документоведения можно считать решение вопросов стандартизации и унификации управленческих документов, терминологии, результаты исследований в области экспертизы ценности документов, разработку вопросов рационализации, совершенствования документооборота, анализ характера и эффективности документных операций.

Сегодня документоведение переживает синтетический этап своего становления. В эволюции человеческого общества на передний план выходили то одни, то другие разновидности источников информации, каждый из которых имел свою специфику, веками выработанную форму, соответствующий природно-климатическим особенностям и экономическим возможностям материальный носитель, способ фиксации и используемые выразительные средства. Традиционно их изучение велось разрозненно и изолированно друг от друга, рассматривая каждый источник информации как самостоятельный исторический феномен. Лишь вторая половина XX века высветила их генетическое родство, единую функциональную роль и историческое предназначение.

Имеющиеся публикации констатируют наличие огромного количества эмпирического материала, актуальность и значимость этой проблемы, повышение ее роли в системе управления общественными процессами. Но для сегодняшнего этапа, который переживает документоведение, характерны

отсутствие четкого понимания сущности этого феномена, слабая теоретическая разработанность ряда методологических понятий, а также внутридисциплинарной и междисциплинарной организации.

Характеризуя уровень развития документоведения, мы можем отметить, что эта дисциплина находится в начале своего пути, испытывая потребность в более активном теоретическом осмыслении. Учитывая огромное наличие материала и значительный общественный интерес, можно прогнозировать быстрейшее структурное оформление этого направления и выход на следующий этап развития научного знания.