Задачи и особенности классифицирования документов

Классификация является одним из способов теоретического познания любого объекта. Для познания документа его тоже нужно классифицировать, то есть определить виды документа и признаки, по которым они различаются.

Кроме научного значения классификация документов имеет и практическое предназначение: она помогает в практической деятельности по выявлению, отбору, организации хранения и использования документов.

Следует сказать, что практическая (эмпирическая) классификация документов учитывает, как правило, только важнейшие для той или иной деятельности признаки. Она не предназначена для всеобъемлющего анализа документа как объекта познания. Теоретическая классификация строится на основании теоретического анализа документа в целом, а также его составляющих и условий его существования. Теоретическая классификация может быть положена в основу практической классификации документов, но последняя не всегда совпадает с первой, потому что, как правило, является упрощенной, приспособленной к определенной цели использования.

Существуют разнообразные классификации документов, по разным признакам. Самыми известными являются семантические классификации, то есть классификации по содержанию (отраслям знаний, тематике) документов, в зависимости от того, о чем в них идет речь. Это такие классификации, как УДК (Универсальная десятичная классификация), ББК (Библиотечно-библиографическая классификация) и т. п. Каждая из таких классификаций предназначается для документов определенных видов (например, печатных) и определенных типов учреждений, работающих с документами.

Определение видов, типов, жанров документов — важная задача науки и практики. Ее можно выполнить с помощью типологической классификации документа. Классификация, в которой выделяются виды, типы, жанры документов, не зависящие от их тематики, называется типологической в отличие от семантической классификации, осуществляемой по содержанию (тематике) документов.

Типология — это наука о типах, точнее, это раздел научного знания, в котором определяются типы, виды и другие типологические подразделы или

разновидности документов, не касающиеся семантики (то есть отраслевого содержания, тематики) документа.

Типология документа еще недостаточно развита, она находится на стадии становления. Типологические классификации охватывают, как правило, не весь класс документов, а определенные подклассы, с обусловленными границами. Во многих случаях существующие типологические классификации документа не придерживаются требования единства основания деления.

Теоретическую типологическую классификацию документа лучше всего производить по разным признакам независимо друг от друга, то есть создать параллельную классификацию, состоящую из разных фасетов. Фасет в типологической классификации документа — это отдельная часть классификационной системы, где все виды документа выделяются по одному и тому же признаку. Классификация, состоящая из отдельных самостоятельных фасетов, называется фасетной.

Для разработки классификационной системы нужно, во-первых, определить признаки, по которым будут выделяться виды документа; во-вторых, определить виды документа по каждому признаку.

Виды документа, выделяемые по определенному признаку, составят отдельный фасет классификации. Таких фасетов может быть много, в зависимости от того, сколько признаков документа используем в качестве основания деления, следовательно, классификация будет называться многоаспектной. Фасеты, в которых используются признаки классификации родственного происхождения, можно объединить в блок, то есть в совокупность фасетов. Тогда классификация будет фа-сетно-б лонной.

Все признаки, по которым можно классифицировать Документ IV, целесообразно объединить в несколько групп (блоков):

— во-первых, признаки, характеризующие знаковую систему, в которой записана информация;

— во-вторых, признаки, характеризующие материальный носитель документа;

— в-третьих, признаки, характеризующие передаваемую информацию. Могут быть еще и другие признаки и блоки классификации.

Соответственно отдельными блоками фасетов в классификации документа являются:

— "виды документа по особенностям знаковых средств фиксации и передачи информации";

— "виды документа по особенностям носителя информации";

— "виды документа по его информационной составляющей";

— "виды документа по обстоятельствам его существования во
внешней среде".

Последовательность блоков и отдельных фасетов классификации документа внутри них не имеет принципиального значения.

Целесообразно также более четко определить объем класси­фицируемого понятия. Для библиотековедения и библиогра-фоведения, делопроизводства и архивного дела это — Документ IV, охарактеризованный выше.

Теоретическая типологическая классификация документа в данное время не является завершенной, она находится в процессе развития. Разные авторы предлагают разные схемы (системы) типологической классификации документа. Эти схемы в целом или в отдельных частях становятся предметом дискуссий, в результате чего изменяются и совершенствуются. Схема типологической классификации документа, предложенная ранее автором данного учебного пособия, тоже испытала изменения после ее обсуждения и опубликования других исследований.