Основные жанры документаций

Документы – это письменные тексты, имеющие юридическую (правовую) значимость. Слово «документ» вошло в русский язык в Петровскую эпоху и в современном русском языке имеет несколько значений: 1) деловая бумага, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо, 2) письменный акт, грамота, рисунок, какое-либо произведение, имеющее значение исторического свидетельства.

Под основными жанрами документации понимаются формы официально-делового письма, сюда относятся следующие виды документов:

Автобиография- может быть написана как служебный документ и как литературное произведение. В первом случае она представляет собой деловое сочинение повествовательного характера. В сочинениях- повествованиях сообщается о событиях, фактах в той хронологической последовательности, в которой они происходили. Задача составителя деловой бумаги- выделить наиболее важные, существенные, значимые факты и события и изложить их однозначно, понятно и по возможности кратко. Таким образом, форма деловой автобиографии включает обычно следующие элементы: наименование документа (располагается посередине), текст автобиографии, подпись составителя (помещается в поле справа), дату написания (помещается внизу слева).

В тексте автобиографии указываются: фамилия, имя, отчества; время (число, месяц, год) рождения; место рождения и сведения: об образовании (где и когда учился); о прохождении службы в армии (для военнообязанных); о трудовой деятельности (где, кем и когда работал и занимаемая должность в настоящее время); об общественной работе (какую общественную работу выполнял и выполняет в настоящее время); о составе семьи.

Во втором случае в автобиографии автор может включать любые сведения о своей жизни (литературная автобиография).

Резюме - это не анкета и не автобиография. В резюме указывается только то, что характеризует человека с наилучшей стороны.

В резюме обычно включаются следующие сведения:

1) фамилия, имя, отчество;

2) домашний адрес и телефон;

3) языки, которыми владеют;

4) опыт работы;

5) образование и профессиональную подготовку;

6) умения и навыки;

7) достижения: награды.

Стиль резюме более свободный, чем в служебной автобиографии, но при написании резюме нужно стремиться в лаконичной форме отразить конкретные факты, могущие заинтересовать работодателя, т.е. резюме - это в какой-то мере реклама самого себя с целью получить определенное место работы.

Заявления по форме и по содержанию могут быть самыми разнообразными, но имеют постоянные реквизиты;

1) наименование адресата-получателя (в форме дательного падежа);

2) указание на лицо, от которого исходит заявление (в форме родительного падежа);

3) наименование документа;

4) текст заявления;

5) перечень приложений;

6) дата и подпись лица, подающего заявление

Доверенность - это документ, дающий полномочие его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя. Реквизитами доверенности являются:

1) вид документа (доверенность);

2) текст с указанием лица, доверяющего (доверитель) и лица, которому выдается доверенность (доверенный);

3) причитающаяся сумма или предмет получения;

4) дата подписания;

5) подпись доверяющего;

6) наименование должности удостоверяющего подпись;

7) дата удостоверения;

8) срок действия.

Отчет - это информация о своих или о чьих-либо действиях, работе. Форма отчета включает в себя следующее:

1) название документа;

2) название учреждения, организации, предприятия или должности (с указанием фамилии лица или группы лиц, отчитывающихся о своей работе);

3) указание периода, за который пишется отчет;

4) текст отчета;

5) подпись лица, ответственного за составление и содержание отчета;

6) дату составления отчета.

Характеристика является документом с официальной оценкой трудовой и общественной деятельности кого-нибудь. В ней преобладают элементы описания. В деловых описаниях важно точно указать и раскрыть главные, характерные для данного лица, предмета, явления, признаки, свойства, особенности, которые следует расположить в определенной последовательности по степени их важности. Такое описание дает возможность быстро составить более точное и правильное представление о том или ином предмете, лице, явлении.

Структура деловой характеристики такова:

1) указание вида документа;

2) заголовок (чья характеристика, кому дается);

3) изложение основных сведений о работнике;

4) мнение администрации о деловых качествах работника;

5) дата составления характеристики;

6) подписи членов администрации, дающих характеристику;

7) печать.

Расписка - официальный документ, удостоверяющий получение чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т.п.).

Расписка состоит из следующих элементов:

1)наименование документа;

2)фамилия, имя, отчество, должность лица, дающего расписку;