Функции документа

Можно выделить следующие функции доку­мента: информационную, социальную, политичес­кую, культурную, управленческую, комму­никативную, правовую, учета, историческо­го источника.

Типологически они объединяются в следую­щие блоки (рис. 1):

\

Рис. 1. Блоки функций документа

Поскольку содержание и само понятие “доку­мент” связаны с материализацией информации, постольку основной и наиболее обобщающей фун­кцией документа является информационная.

Все остальные функции документа в принци­пе можно трактовать как различные аспекты, со­ставные части или подфункции, поскольку они базируются на разных модификациях или интер­претациях содержащейся в документе информа­ции. Однако специфика этих аспектов столь су­щественна, что позволяет каждому из них с полным правом претендовать на статус самосто­ятельной функции.

Социальная функция документа состоит в запечатлении, хранении и передаче именно социальной информации.

Политическая функция документа определя­ется необходимостью запечатления, сохранения и передачи информации о политическом процес­се, то есть о внутренней и внешней политике го­сударства, деятельности политических партий и крупных общественных организаций, политичес­кой оппозиции, политических лидерах, политичес­ком аспекте материалов в средствах массовой коммуникации и т.п.

Тесно связана с информационной коммуни­кативная функция документа. По своему содержанию коммуникативная функция есть функция организации и поддержания инфор­мационной связи между индивидами в обществе и между различными элементами общественной структуры. Она играет, таким образом, социально цементирующую роль.

В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решений.

Правовая функция – функция фиксации закрепления и изменения правовых норм и пра­воотношений.

Функция учета ближе всего стоит к соци­альной, но если социальная функция закреп­ляет какую-то качественную определенность, то функция учета дает количественную характе­ристику информации.

Одна из важнейших функций документа – культурная. В данной функции он выступает в качестве средства закрепления и передачи куль­турной традиции.

Функция документа как исторического ис­точника изучается исторической наукой и, преж­де всего, источниковедением и дипломатикой, исследующими документ через анализ его фор­мы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изго­товлен.

Практически каждый документ полифункци­онален. Например, жа­лованная грамота содержит информационную, культур­ную, коммуникативную, социальную, управлен­ческую, правовую и функцию исторического источника; дневник – информационную, культурную, соци­альную, исторического источника; аттестат зре­лости – информационную, культурную, соци­альную, правовую, исторического источника.

Причём с течением времени соотношение между функциями документа изменяется, поскольку изменяется место и роль документа в социальной и информационной среде, а оперативная информация превращается в ретроспективную. В результате некоторые функции документа полностью исчерпываются и вытесняются другими