1. Предмет, содержание, задачи и методы его изучения. Введение

Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обусловливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности квалифицированная работа с документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Проблемы документирования деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами документы и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.

Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией.

Важным направлением решения этой проблемы является подготовка квалифицированных специалистов в области документоведения и документационного обеспечения управления.

Курс “Документоведение” открывает профессиональную подготовку специалиста высшей квалификации и его изучение требует соответствующего учебно-методического обеспечения. Вместе с тем в настоящее время отсутствуют учебники, которые бы в полной мере отражали требования образовательного стандарта в области документоведения.

Учебное пособие предназначено прежде всего для изучения курса “Документоведение” и написано в соответствии с требованиями к обязательному минимуму содержания дисциплин, изложенному в Государственном образовательном стандарте высшего профессионального образования для специальности 350800 “Документоведение и документационное обеспечение управления”, утвержденного 14 марта 2000 года.

ТЕМА 1. НАЗНАЧЕНИЕ КУРСА,
ИСТОЧНИКИ И ЛИТЕРАТУРА

1. Предмет, содержание, задачи и методы его изучения.

2. Источники и литература.

1. Предмет, содержание, задачи
и методы его изучения

Документоведение –научная дисциплина, изучающая развитие способов документирования и носителей информации.

Значение документа определяется той большой ролью, которую играет документ в жизни человека и общества. Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни приходится составлять документы, работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д. Документы, документирование, переписка проникли во многие области частной и личной жизни людей, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу.

Уже в древности люди стали осознавать, что создание документов, их движение и хранение подчиняются определённым закономерностям и правилам. Первоначально это понимание находило закрепление в делопроизводственной практике, в формировании обычаев и традиций работы с документами. Затем практические приёмы обобщались, анализировались и постепенно становились обязательными правилами и нормами, получая закрепление в официальных законодательных и нормативных актах. Таким образом, практическая деятельность стимулировала теоретическое осмысление вопросов, связанных с функционированием документов в обществе. В результате зародилась научная дисциплина – документоведение.

Документоведение относится к циклу наук об обществе, со многими из которых находится в тесной взаимосвязи и взаимодействии. Это взаимодействие проявляется в различных формах и происходит на разных уровнях, прежде всего на уровне объекта и предмета исследования, понятийного аппарата, методов исследования.

Документоведение самым тесным образом связано с исторической наукой. Функционирование документов и систем документации, складывание комплексов документов невозможно понять без знания социально-экономической, политической истории, истории культуры и т.д.

С другой стороны, сама форма документа характеризуется относительной самостоятельностью, наличием собственных закономерностей развития, которые, в свою очередь, оказывают определённое воздействие на те или иные стороны общественного развития. Поэтому изучение прошлого предполагает и знание генезиса документных форм.

Документоведение объективно способствует формированию источниковой базы исторических исследований и в этом своём качестве тесно примыкает к источниковедению – одной из важнейших отраслей исторической науки, исследующей теорию, методику и технику исторических источников. Источниковеды также изучают форму документа, структуру и свойства документированной информации в их историческом развитии. Делопроизводственные документы в источниковедении обычно выделяются в самостоятельный раздел.

На основании близости с источниковедением документо­ведение обычно относят к классу исторических наук, включая его в состав так называемых вспомогательных и специальных исторических дисциплин, которые рассматриваются как суб­дис­циплины источниковедения. При этом ряд авторов (А.И. Гуковский, С.М. Каштанов, Б.Г. Литвак, О.М. Медушевская, В.В. Фарсобин и др.) фактически разме­щают документоведение внутри дипломатики – вспомогательной исто­рической дисциплины, изучающей документы правового по­рядка. Другие исследователи, напротив, предлагают расширить круг проблем документоведения, включив в его состав такие вспомогательные исторические дисциплины, как дипломатика, палеография, метрология, генеалогия. Причём и те, и другие в большинстве своём фактически ставят знак равенства между до­кументоведением и делопроизводством.

По целям и объекту изучения документоведение тесно связано с архивоведением.

Документоведение оказывает непосредственное влияние на развитие архивоведения, так как чем качественнее документы, созданные в делопроизводстве, тем успешнее будет работа архивов по хранению и использованию документных богатств.

Немало общего можно обнаружить также между документоведением и книговедением. Их сближают: информационная, социальная сущность объектов исследования – документа и книги; во многом одинаковые цели и функции; бумага как общий материальный носитель информации; письмо как одинаковый способ передачи информации. Причём с развитием компьютерных технологий происходит дальнейшее сближение документа и книги, которые одинаково могут быть представлены в электронном варианте.

Документоведение взаимосвязано с правоведением, прежде всего с такими его отраслями, как конституционное, гражданское, административное, трудовое, предпринимательское право. В документоведении широко используются достижения правовой науки: придание юридической силы документам, правовые способы их введения в действие, классификация правовых актов и др.

Нельзя не сказать и о связи документоведения с экономическими науками. Оптимизация деятельности служб документационного обеспечения управления невозможна без определения их экономической эффективности, без всестороннего анализа использования финансовых и материальных ресурсов на создание и обработку документов, без составления соответствующих методик, нормативов трудозатрат и т.д. В число систем документации, изучаемых документоведением, входят и такие специальные системы, непосредственно отражающие экономическую сферу жизни и деятельности общества, как бухгалтерская, отчётно-статистическая, технико-экономическая, внешнеторговая, банковская, финансовая.

Традиционно прочными являются взаимосвязь и взаимодействие между документоведением и теорией управления, менеджментом, поскольку в документах находят непосредственное отражение и функции управления, и его организация. В свою очередь, рациональная организация работы с документами способствует совершенствованию управленческой деятельности, повышению её эффективности, поскольку практически все работники управленческого аппарата заняты работой с документами, затрачивая на эти цели, по некоторым данным, не менее 60 % рабочего времени.

Появление и успешное развитие в последние годы новой научной дисциплины – информационного менеджмента – ещё сильнее сблизило исследование управленческих и документоведческих проблем, поскольку большая часть информации фиксируется в документах. Более того, некоторые авторы (М.В. Ларин) в перспективе прогнозируют объединение служб документационного обеспечения управления и информационного менеджмента.

Документоведение испытывает также влияние таких прикладных дисциплин, как социология управления, психология управления и деловое общение.

В документоведении достаточно широко используются достижения прикладной лингвистики, прежде всего с целью унификации текстов документов, стандартизации языковых единиц, а также в процессе редактирования служебных документов.

Особо следует остановиться на связи документоведения с науками об информации. Стремительное наращивание информационных ресурсов, бурное развитие компьютерных технологий и активное теоретическое осмысление информационных процессов во второй половине XX столетия не просто оказали влияние на характер и содержание документоведческих исследований, но и привели к встраиванию документоведения в цикл наук о социальной информации. В результате документоведение оказалось самым тесным образом связано с такими научными дисциплинами, как социальная информатика, документалистика, вычислительная техника и программирование, информационная безопасность и защита информации и др. Лишь совместно с этими науками документоведение имеет возможность на современном этапе эффективно решать теоретические и прикладные задачи, связанные с производством, передачей, потреблением, хранением документированной информации.

Для решения некоторых своих проблем документоведение широко использует достижения в области технических и естественных наук, поскольку документ является материальным объектом, носителем информации, обладающим вполне определёнными физическими свойствами. Кроме того, создание, поиск, хранение документов связаны со средствами документирования и передачи информации, в том числе с использованием сложной современной оргтехники.

Тесная связь документоведения с самыми разными теоретическими и прикладными научными дисциплинами во многом обусловила и методы документоведческих исследований, т.е. способы, приёмы для решения конкретных научных задач. Эти методы разделяются на общенаучные и специальные, частные.

Зарождение документоведения в России было связано с с созданием правил работы с документами и требований к самим документам на практике, в делопроизводственном процессе, в прикладной сфере, т.е. ещё в XVI – XVII столетиях. Уже тогда в России появились унифицированные документные формы, складывавшиеся из отдельных частных случаев, которые обобщались в канцеляриях и затем официально закреплялись. Делопроизводственная практика и в дальнейшем оказывала постоянное и существенное влияние на процесс становления науки о документах.

С начала XVIII века стали закладываться правовые основы документирования, прежде всего в сфере государственного управления. Многие формы документов были закреплены законодательными актами. В XIX веке эта работа была продолжена. Причём в середине столетия появились первые попытки теоретического осмысления документационных процессов в российском обществе (в частности, в книгах С.Н. Голубова, Ф. Русанова, Н.В. Варадинова, М.М. Сперанского, К. Зосимовского, В.В. Вельбрехта).

Определённое отражение документоведческие проблемы нашли в 1920-е годы и в исследованиях в области управления. Тогда в Советском Союзе была создана целая система научно-исследовательских, хозрасчётных, ведомственных и общественных организаций, занимавшихся вопросами научной организации управления. Сложилось несколько самостоятельных школ управленческой мысли: школа А.К. Гастева (Центральный институт труда), направление П.М. Керженцева, школа Е.Ф. Розмирович (Институт техники управления при Наркомате Рабоче-Крестьянской инспекции СССР). Вопросами научной организации труда и совершенствованием делопроизводства занимался также ряд других организаций.

Развитием этих идей явилось открытие в начале 1930-х годов в Москве Государственного историко-архивного института (МГИАИ), призванного готовить специалистов высшей квалификации для работы в государственных архивах, а затем и работников государственного делопроизводства. В МГИАИ началось преподавание учебного курса “Общее делопроизводство” первоначально в рамках учебной дисциплины “Теория и практика архивного дела”, а с 1942 года был введён самостоятельный курс “История и организация делопроизводства в СССР”. В 1943 году впервые появился и сам термин “документоведение”.

Изучение документоведческих проблем в учебных курсах стимулировало научные разработки в этой области. Переломными стали 1960-е годы, когда документоведение становится самостоятельной научной дисциплиной. В 1969 году оно было внесено в номенклатуру специальностей научных работников.

Внимание к теоретическим проблемам документоведения особенно усилилось в связи с разработкой и внедрением Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), а также в процессе создания информационной базы автоматизированной системы управления (АСУ). Для этих целей в 1966 году был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Именно в те годы появились первые специальные теоретические работы, посвящённые выяснению объекта документоведения и его задач.

Начиная с 1960-х годов в нашей стране определились два основных центра, активно и эффективно ведущих научные исследования в области документоведения – это МГИАИ, где в 1964 году был создан факультет государственного делопроизводства, и ВНИИДАД.

Рубеж 1960-х – 1970-х годов явился своеобразным поворотным моментом в развитии документоведения.

Начало системного подхода в документоведческих ис­следованиях во многом было связано с появлением фунда­ментальных работ Г.Г. Воробьёва, прежде всего его книги “Документ: информационный анализ” (1973). В дальнейшем в рамках этого подхода появились многочисленные публикации В.Д. Банасюкевича, Б.С. Илизарова, М.П. Илюшенко, В.И. Кокорева, Т.В. Кузнецовой, М.В. Ларина, В.М. Магидова, К.И. Рудельсон, Е.А. Степанова, В.Ф. Янковой и других авто­ров. Итог научным исследованиям в области документоведе­ния 1960-х – первой половины 1980-х годов был подведён в док­торской диссертации А.Н. Соковой (1986).

Новый этап в развитии отечественного документоведения начался в 1990-е годы, когда под влиянием внутренних и внешних факторов произошло существенное изменение информационно-документационных процессов.

В настоящее время мир переживает инфор­мационный бум, что напрямую связано с развити­ем человечества и научно-технической револю­ции, изменившей способы фиксации и передачи информации и средства связи. XXI век назван веком информатизации, а информация рассмат­ривается как стратегический ресурс. Давно изве­стны такие понятия, как ресурсы полезных иско­паемых, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы, а во II половине XX века появляется понятие “информационные ресурсы”. Но инфор­мация нуждается в передаче ее на расстояние и в сохранении, чтобы к ней можно было обратить­ся спустя какое-то время. Поэтому человек ищет способ закрепить информацию для передачи во времени и пространстве. Так появляется документ.

Способы фиксации информации в тече­ние многих веков изменялись и обогащались. Про­ходят эволюцию и материалы, на которых можно было бы надежно закрепить информацию и сде­лать ее доступной для многих. В частности, зако­ны должны узнать все, и поэтому в древности они высекались на камне. Например, в XVIII веке до н.э. вавилонские законы царя Хаммурапи были высе­чены на каменном столбе высотой 2,25 м. Деяния египетских фараонов рисовались красной крас­кой или высекались иероглифами на стенах пи­рамид. Для оперативной переписки применяли глиняные и деревянные дощечки, папирус, пер­гамент. Затем появляется бумага, а с XIX века на­чинают быстро развиваться новые носители ин­формации – фото-, фоно-, кинодокументы, в XX веке появляются магнитные ленты, цифровые носители информации.

Наличие или отсутствие какого-либо документа может изменить всю жизнь человека. Еще большую роль документ играет в жизни общества, зак­репляя и отражая в законах порядок организа­ции и управления государством, правила пове­дения людей, порядок их взаимоотношений, принятую мораль и т.д.

Вся управленческая деятельность обязательно документируется. Как носитель информации, документ выступает в качестве непре­менного элемента внутренней организации любого учреждения, пред­приятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информа­ция является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Все формы управленческой деятельности выражаются посредст­вом соответствующих документов: планирование – посредством подго­товки различных планов, учет – в виде составления и обработки стати­стической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; ру­ководство – изданием распорядительных документов; организация – организационных документов; инструктирование – в виде инструкций, методических указаний; контроль – путем сбора сведений в письмен­ном виде и т.д. Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппара­том управления в качестве способа и средства реализации возложен­ных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государ­ственного управления.

2. Источники и литература

При изучении документоведения помимо документальных материалов, образовавшихся в системах документирования, применявшихся в различные исторические периоды, основным источником является, прежде всего, законодательство. Появление законодательно закрепленных правил и норм работы с документами отмечено уже с середины XVII века (Соборное уложение 1649 гола, ранее в 1550 году был издан Судебник, представлявший собой акт кодификации правовых отношений), но решающий шаг был сделан Петром I, утвердившим в 1720 году “Генеральный регламент”. В этом документе подробно были расписаны структура и делопроизводственная деятельность канцелярий, вопросы регистрации документов, обязанности сотрудников и т.д.

К числу важных источников, наряду с “Генеральным регламентом”, относятся также разработанные в петровские времена “генеральные формуляры” – образцы документов; “Учреждение для управления губерний”, изданное в 1775 году Екатериной Второй; “Общее учреждение министерств”, появившееся в 1811 году, и многие другие законодательные акты, регламентировавшие отечественное делопроизводство на разных уровнях государственного управления.

За дореволюционный период было опубликовано огромное количество законодательных актов по делопроизводству как в Полном собрании законов, так и в Своде законов Российской империи. Однако этот обильный материал еще недостаточно изучен и систематизирован.

Помимо Свода военных постановлений (изд. 1859 и 1869 гг.) и Свода морских постановлений (изд. 1886 г.), где содержатся мате­риалы по военному и военно-морскому делопроизводству, необхо­димо отметить Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве; система делопроизводства, предписываемая этим Положением, долгое время считалась наиболее передовой (Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве и о срочных и внесрочных донесениях в войсках по инспекторской и строевой частям, СПб.,1911).

Источниками изучения истории документирования в дореволюци­онной России являются также официальные издания: “Сенатские ведомости”, журналы министерств и главных управлений (внутрен­них дел, народного просвещения, морского, государственных имуществ и др.).

Что же касается дореволюционной литературы по вопросам де­лопроизводства, то значительную часть ее представляют книги спра­вочного характера, содержащие образцы писем, деловых бумаг, доверенностей, договоров и т. п., а также советы преимущественно практического характера о порядке ведения дел (так называемые “Письмовники”). Весьма примечательны уже сами их названия (например, “Иван Сокольский, Кабинетный или купеческий секретарь, напечатанный вместе в одной книге, в пользу желающих научиться письменному слогу во всяком роде или собрание наилучших употребительнейших писем о всяких материях и на всякий случай” и пр. Ч. I-II, М,.1788, Ч.I-III, М.,1795; “Полный письмовник или всеобщий секретарь, показывающий легкое и достаточное руководство к сочинению всякого рода употребительных писем, необходимых во всех случаях общежития, с изложением нужных адресов к императорам, министрам, духовным сословиям и вообще всех состояний людям и проч.” Ч.I-IV, М.,1812-1813).

Из работ дореволюционного периода, имеющих значение для изучения делопроизводства, необходимо отметить книги В.С. Иконникова, Н.Н. Оглоблина, В.Н. Сторожева, А.И. Лебедева, Ф.А. Ниневе, Д.Я. Самоквасова, Н.В.Варадинова, И.Рихтера.

Большое количество источников оставил после себя советский период российской истории. Уже в первые месяцы советской власти был подписан декрет Совнаркома “О порядке утверждения и опубликования законов”, принято постановление СНК “О форме бланков государственных учреждений”. Эти и другие подобного рода документы впоследствии вошли в учебное пособие “Сборник законодательных актов по делопроизводству (1917-1970)” (М., 1973). Важнейшими источниками последних десятилетий существования советской власти стали “Основные положения Единой государственной системы делопроизводства” (1973), утверждённая в 1988 году “Государственная система документационного обеспечения управления”, общесоюзные классификаторы (в частности, Общесоюзный классификатор управленческой документации – ОКУД), Унифицированные системы документации (УСД) и др.

В настоящее время в Российской Федерации существует достаточно обширная нормативная база документационного обеспечения управления, которая одновременно является и важнейшим источником для исследования документоведческих проблем. В ее состав входят:

– законодательные акты и нормативные документы федеральных органов власти и субъектов РФ по вопросам документационного обеспечения управления (Конституция РФ, Федеральные законы “Об информации, информатизации и защите информации”, “О государственной тайне”, “О стандартизации” и др.);

– государственные стандарты (ГОСТ Р 6.30–2003 “Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”; ГОСТ Р 51141–98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” и др.);

– ведомственные и общеотраслевые нормативные, инструктивные и методические документы, издаваемые органами исполнительной власти различного уровня (“Правила подготовки правовых актов федеральных органов исполнительной власти” и др.).

Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в научных трудах МГИАИ и ВНИИДАД, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий (работы В.И. Андреевой, Т.В. Кузнецовой, Я.З. Лившица, К.Г. Митяева, В.С. Мингалева, А.В. Пшенко, А.Н. Соковой, авторского коллектива кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления).

Принципиальное значение для разработки темы исследования имеют работы К.Г. Митяева, который первым предложил термин “документоведение” и внес большой теоретический и практический вклад в становление документоведения как научной дисциплины.

Вместе с тем в 70–80-е годы появились учебные пособия Т.В. Кузнецовой, Я.З. Лившица, М.П. Илюшенко и других ученых, которые развивают документоведение как научную дисциплину и отражают вопросы терминологии документа и систем документации, функции документа и их развитие, роль документации в процессах управления, ставят основополагающие для документоведения вопросы документообразования, рассматривают проблемы влияния электронно-вычислительной техники на документационное обеспечение управления.

Существенный вклад в исследование основных категорий документоведения внесли А.С. Малитиков, В.Д. Банасюкевич, К.И. Рудельсон и другие ученые.

Теоретические и практические вопросы документоведения, исторические его аспекты находят отражение также на страницах журналов “Делопроизводство”, “Отечественные архивы”, “Вестник архивиста”, “Секретарское дело”, “Служба кадров”, “Управление персоналом”, “Справочник секретаря и офис-менеджера” и некоторых других.

Контрольные вопросы

1. Каковы основные задачи документоведения?

2. Какие дисциплины относятся к документоведческому циклу? Есть ли различия между документоведением и делопроизводством?

3. В чём проявляется связь документоведения с историей? Можно ли его отнести к классу исторических наук?

4. Что Вы можете сказать о юридическом, экономическом, управленческом, техническом аспектах документоведения?

5. Какое место занимает документоведение в цикле наук об информации?

6. Какие методы научных исследований применяются в документоведении?

7. Что Вы можете сказать о роли источников в документоведении? Дайте их классификацию.

ТЕМА 2. ДОКУМЕНТ, ЕГО ФУНКЦИИ
И СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

1. Понятия “информация” и “документ”.

2. Функции документов.

3. Способы документирования и материальные носители информации.

1. Понятия “информация” и “документ”

1.1. Развитие понятий “информация” и “документ”

Всякое сообщество может существовать только обмениваясь информацией. Роль информации в социальных и экономических процессах современности велика. В условиях рыночных отношений, когда очень быст­ро меняется экономическая ситуация, законодательство, коммерческие предприятия выживают только в том случае, если они вовремя знают что, когда и почем. Информация давно стала товаром. Не случайно у немцев существует поговорка: кто владеет информацией, тот владе­ет ситуацией, тот и король, а носителем информации выступает документ.

Понятие “документ” имеет много определений, их можно найти в каждом словаре и в энциклопедии. Понятие “информация” не менее сложно, чем “документ” и в его опреде­лении также много вариантов. И хотя они будут отличаться, делая акцент на различные свойства документа и его функции (назначения), в них одно общее – они рассматривают документ как носитель информации, как результат ее запечатления. Таким образом, документ неразрывно связан с информацией.

Закон “Об информации, информатизации и защите информации” определяет информацию как “сведения о лицах, предметах, фактах, событиях и процессах независимо от форм их представления”. В ГОСТ Р 51141-98 закреплено следующее понятие документа “Документированная информация (документ), зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позво­ляющими ее идентифицировать”.

Понятия “документ”, “документация” в сво­ем развитии претерпели существенные изме­нения. Первоначально латинское dосео означа­ло “учу”, “извещаю”. Позднейшая производная форма documetum, в узком смысле слова оз­начающая “доказательство”, “свидетельство”, надолго утвердилась во многих сферах науч­ной и практической деятельности.

В русском языке понятие “документ” появи­лось в XVIII веке. Петр I перевел его как “письменное свидетельство”, подчеркнув тем самым, преж­де всего, правовое значение документа. В XIX веке выделяется новый аспект: значение документа в управлении. Документом считается информация, зафиксированная по форме и предназначенная для осуществления процесса управления. До начала XX века понятие информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.

Понятие документа как письменного источника, име­ющего юридическую силу, сохранилось и в XX веке.

По мере накопления знаний о закономер­ностях образования документов и документи­рования, а также с появлением новых ти­пов материальных носителей информации по­нятие “документ” получало новое осмысление.

10 января 2002 года был принят Федеральный закон “Об электронной циф­ровой подписи”, создающий правовую ос­нову для использования электронных до­кументов и электронных цифровых подпи­сей в различных сферах деятельности, где термин “электронный документ” трактуется в са­мом общем смысле – “...документ, в кото­ром информация представлена в электрон­но-цифровой форме”.

Понятие “документ” используется во многих областях знаний и является объектом исследо­вания ряда научных дисциплин. Почти каждая из этих наук выдвигает свой подход к определе­нию документа, исходя из того, какие критерии берутся за основу: назначение документа, фор­ма, способ записи и воспроизведения инфор­мации и т.п.

Наиболее точное, обобщающее определение понятию “документ”, по нашему мнению, дает научная дисциплина – документоведение: “Документированная информация (документ), зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позво­ляющими ее идентифицировать”.

Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Это: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.

Таким образом, к настоящему времени понятие “документ” вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных аспектов.

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обес­печивает:

– сохранение и накопление;

– возможность передачи друго­му лицу;

– многократное использование, возвращение к информации во времени.

1.2. Законодательные акты, определяющие
обязательность документирования информации

В настоящее время в отечественном законодательстве обязательность документирования информации регламентируется следующими законодательными актами:

1. Федеральный закон Российской Федерации “Об информа­ции, информатизации и защите информации” закрепил обяза­тельность документирования информации, установил ряд тер­минов (информация, информатизация, информационные ресур­сы, документированная информация и др.), урегулировал отно­шения, возникающие при создании и использовании информа­ционных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.

2. Федеральный закон “О бухгалтерском учете” (ст. 9) определил правила оформ­ления первичных учетных документов. В статье 9 подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти до­кументы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информа­ции. В последнем случае организация должна изготовлять ко­пии таких документов на бумажных носителях для других уча­стников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.

3. Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуще­ствляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выда­ваемого одним лицом другому.

В ряде статей установлены требования к составу информа­ции (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как дове­ренность; в ст. 878 определен формуляр чека и т.д.

4. Статья 89 Федерального закона “Об акционерных обществах” и ст. 50 зако­на “Об обществах с ограниченной ответственностью” определя­ют обязанности обществ по хранению документов, обязательность хранения документов обществ по месту нахождения их исполнительных органов и обеспечение их сохранности.

5. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Россий­ской Федерации и архивах установили, что в Архив­ный фонд Российской Федерации входят документы, находя­щиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались.

6. Закон “О языках народов Российской Федерации” (в редак­ции от 24 июля 1998 г.) (ст. 16) определяет обязательность веде­ния делопроизводства на территории России на русском языке.

7. Федеральный закон “Об основах государственной службы Российской Федерации” регламентирует порядок документирования прохо­ждения государственной службы, оформления трудового догово­ра и обязательность ведения личного дела.

8. “Правила подготовки правовых актов феде­ральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации”. В Правилах указан процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки. Определен также порядок его государственной регистрации в Министерстве юстиции РФ (внесение в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоение ему регистрационного номера). При нарушении требований, изложенных в Правилах, доку­мент не вступает в силу. Свойства документированной информации – это качества, признаки, которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. С содержанием понятия документа тесным образом связаны и его основные функции.