Способы документирования

Документы появляются с момента зарождения письменности, “письменной речи” и становятся надежным средством записи, регистрации или, иначе говоря, документирования фактов, явлений, событий. До этого человеческое общество пользовалось живым словом, живой речью.

Живая речь имела, однако, ряд ограничений. Произнесенное слово жило недолго. Живую речь было трудно слово в слово воспроизвести повторно. Обращение с помощью живой речи ограничивалось пределами слышимости человеческого голоса, передать какую-либо информацию на расстоянии можно было только с помощью гонца. Еще труднее с помощью живого слова передавать информацию во времени – через годы, десятилетия, столетия после того, как произошли те или иные события. Живая речь, в силу сказанного, была в состоянии обеспечить потребности в запечатлении и передаче информации сравнительно несложных, расположенных на небольших территориях общественных организаций первобытнообщинного строя. Уже в глубокой древности человек пытался преодолеть эти недостатки. Для передачи сообщений на расстояние применялся язык костров, барабанов и иных специальных средств. Этот беспроволочный телеграф достигал высокой степени совершенства. Язык барабанов характерен для индейцев Южной Америки, народов Африки.

В глубокой древности появились и так называемые предметные пись­ма, или символы. Например, на Суматре в знак дружбы посылали соль, в знак гнева или вражды – перец; у славянских народов поднесение хлеба и соли означает знак приветствия и дружбы.

Широкое применение для передачи информации имели шнуры с узлами. Например, депеши племен Южной Америки инков – кипу – “письма”, написанные узелками на веревочке. Ряды разноцветных шнуров (их число доходило до 200) привязывались к главной веревке. В этом письме все имело свое значение: цвет шнуров, число узлов, их форма, расстояние друг от друга. Точно прочитать такое послание довольно сложно, у индейцев существовали специальные люди, владевшие “грамотой” (рис. 2).

Рис. 2 Кипу

С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать ее на каком-либо материале с целью последующей передаче во времени и пространстве.

Способы фиксации информации (способы документирования) определяются стандартом на термины и определения как “запись информации на различных носителях по установленным правилам” (ГОСТ Р 51141–98 “Архивное дело и делопроизводство”).

В результате появляется документированная информация, т.е. документ.

По мере усложнения общественной организации людей, развития цивилизации способы нанесения информации изменялись вместе с материалами, на которых они фиксировались. Исторически первым способом стало документирование с помощью текстового документа.