Отметки на документе

Особую нагрузку в формуляре несут отметки на документах; они помогают определить дату их составления, способ передачи истепеньсекретности. Самой распространенной была отметка о времени получе­ния документа. Учреждение, получившее документ, делало на нем от­метку обычно на обратной стороне под адресатом.

Имеются отметки об исполнении документа, нередко самим авто­ром. Например, на закладкой грамоте 1546-1547 годов написано: “по сей кобале яэ, Микита, деньги, занел и вотчину заложил...”.

На исходящих документах делали отметки о времени отправления по назначению. Кроме того, имелись отметки с указанием имени подь­ячего, переписавшего документ набело. Встречаются отметки о сек­ретности: “написано о тайных делах”.

Форма документа

Документ ХVI-ХVII веков отличает и его форма. В этот период наиболее распространенными были две внешние формы – столбцы и книги. Примерное время появления столбцов – ХIV век. В духовной книге Ивана Калиты (1339 г.) столбцы называются “великий сверток”.

Способ изготовления столбца следующий: большой александрий­ский лист бумаги резался на 2 или 3 части. В первом случае полу­чался лист длиною 45 см, шириной 17 см, во втором случае – 34 см на 15 см. Полученные таким образом листы бумаги склеивались.Место оклейки называлось сставом. По количеству сставов измеря­лась длина столбца. Некоторые столбцы были больших размеров. Так, столбец Соборного уложения 1649 года имел 959 склеек и составлял 309 м в длину. Хранились столбцы в свернутом виде.

Текст писался на одной стороне столбца. На обороте ставилась подпись дьяка или подьячего “с приписью”, на некоторых видах доку­ментов – автор, пометы, адресат, отметки, черновые вставки.

Неудобство использования столбцов в справочных целях, труд­ность хранения заставили искать иные формы документирования. Вот почему уже в приказах наряду со столбцами имелись записные книги.

Рукописные книги ХVII века представляли собою ряд сшитых тетра­дей. По форматам книги различались: в полный лист (развернутый лист александрийской бумаги), в четверть листа (“вчетверку”) и в восьмую часть листа (“восьмушка”).

Существовала и третья форма документа – развернутый лист александрийской бумаги. На нем писались обычно царские грамоты с различного рода пожалованиями. В конце документа указывалось: “писана грамота в лист”.