Вимоги до тексту документа

Основою службового документа є текст, який має чітко й пере­конливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи:

вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у за­кінченні вказується мета, заради якої складено документ.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

Текст викладати від третьої особи:

Комісія ухвалила...; Інститут просить...; Ректорат клопо­четься...

Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу:

відповідно до, у зв 'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку.

Використовувати синтаксичні конструкції типу:

Доводимо до Вашого відома, що...; Нагадуємо Вам, що...;

Підтверджуємо з вдячністю... ', У порядку надання матеріальної допомоги...', У порядку обміну досвідам...', У зв'язку з вказівкою...;

Відповідно до попередньої домовленості..., Відповідно до Вашого прохання...

Дієприслівникові звороти вживати на початку речення; Вра­ховуючи...; Беручи до уваги...', Розглянувши..., Вважаючи...

Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові; означення — перед означуваними словами; додатки — після опорного слова; вставні слова —- на початку речення).

Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не ви­словили свої пропозиції — Вами ще не висловлені пропозиції... 2*

Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то то­ді треба вживати активну форму: Університет не гарантує...

Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; від­кликати працівників...

У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструк­ції у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...

Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними прави­лами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний...