Під час оформлення документів слід дотримуватися головних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної сили.
Таблиця 2
| №
| Реквізити
| Розташування та правила оформлення
|
|
|
|
|
|
| Державний герб
| Посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації
|
|
| Емблема організації чи підприємства
| Поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку
|
|
| Зображення державних нагород
| У верхньому лівому кутку або посередині документа
|
|
| Код підприємства, установи, організації
| У верхньому правому кутку
|
|
| Код форми документа
| У верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи
|
|
| Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа
| У верхньому лівому кутку або посередині сторінки
|
|
| Повна назва установи, орга-ніза.ції або підприємства — автора документа
| У верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом
|
|
| Назва структурного підрозділу
| У верхньому, лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом
|
|
| Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку
| У верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: 01054, м. Київ-54, вул. Пирогова, 9, т.221-99-33. На бланку для листів вказується номер розрахункового рахунка у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва МФО№ 321518
|
| Розділ І
|
| Таблиця 2. Продовження
|
|
|
|
|
|
| Назва виду документа
| Зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу
|
|
| Дата
| Документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1999 р.) або цифровим — трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік — 17.06.99 (тобто 17 червня 1999 року). У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом
|
|
| Індекс
| У верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара — індекс структурного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя — порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: № 02-10/36, де 02 — шифр структурного підрозділу; 10 — номер справи; 36 — реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії
|
Таблиця 2. Продовження
| 1
|
|
|
|
| Посилання на індекс та дату вхідного документа
| У верхній частині сторінки зліва. Містить - дату та індекс, вказані у документі" організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: на № 02-10/135 від 01.03.96, де 02 — індекс структурного підрозділу; 10 — номер справи за номенклатурою; 135— порядковий номер
|
|
| Місце укладання чи видання
| У верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ
|
|
| Гриф обмеження доступу до документа
| 3 правого боку під кодом форми. Записується з середини рядка «для службового користування», «таємно», «цілком таємно»
|
|
| Адресат
| 3 правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса — пишеться з середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі — тоді перед її прізвищем. Наприклад:
Друкарня «Преса Никонову Миколі України» Петровичу
Головному вул.Грінченка,
редакторові буд.7, кв.19
РомановуВ.О. Київ-0401004
|
2015-09-06
543
