Доповідні й пояснювальні записки

Доповідна записка — це письмове повідомленняна ім'я керівника установи, організації, в якому описується певний факт, певна подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень.

Доповідна записка укладається з ініціативи її автора або за вказівкою керівника. Розрізняють внутрішні доповідні за­писки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і з о в н і ш н і, що адресуються керівникові ви­щої організації. Доповідні записки бувають також інформаційного, звітного й ініціативного характеру.

Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним;

найкраще поділити його на частини. В кінці подаються чітко сфор­мульовані висновки й пропозиції. Доповідні записки пишуть від руки чи передруковують.

По яснювальна записка — це письмове пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників (най­частіше порушення дисципліни, невиконання роботи) на вимогу керівника. Інколи це вступ до якогось документа (плану, звіту, про­екту).

За формою доповідна і пояснювальна записки близькі й містять такі реквізити:

1) посаду, прізвище та ініціали керівника, якому подається до­повідна записка;

2) назва документа;

3) заголовок;

4) зміст записки;

5) посаду, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис;

6) дату складання записки.

Якщо ці документи не виходять за межі установи, то вони можуть оформлятися на звичайному аркуші паперу, а якщо ске­ровуються до іншої установи, то їх пишуть на бланку і звичайно Реєструють.

Зразки доповідної та пояснювальної записок:

Кафедра культури української мови Деканові фізико-матема-

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА тичного факультету

25.09.95 №34-12/243 доц Кравчуку О.П.

Про збільшення кількості годин

Мовна культура — один з найважливіших показників нашої духовної культури. Усне й писемне мовлення кожної людини свід­чить про рівень її освіченості, інтелігентності.

Щоб грамотно говорити й писати, потрібно передусім по­стійно вивчати рідну мову, вдосконалювати знання, набуті в се­редній школі. Писемне мовлення студентів І курсу хибує числен­ними відхиленнями від орфографічних і пунктуаційних норм укра­їнської мови. Заняття з практичного курсу допомагають повто­рити й удосконалити знання студентів з орфографії та пунктуації української мови, виробити навички грамотного письма. Значна частина занять з української мови зорієнтована на вдосконалення зв 'язного мовлення. На жаль, таких занять лише дві години на тиждень. Просимо деканат розглянути це питання й збільшити кількість тижневих годин на вивчення рідної мови. Адже мова — генетичний код нації, який поєднує минуле з сучасним, програмує майбутнє й забезпечує буття нації у вічності.

Завідувач кафедри (підпис) М С. Стельмах