Organization of Conferences

Any scientific Conference or Session is usually convened by an Organizing Committee of a national or international character. As a rule the Organizing Committee ceases to exist after the first sitting of the Conference as it is replaced by an elected group.

Initially an Organizing Committee sends to all the establishments concerned the so-called "First Circular" ("Preliminary Announcement", "First Announcement") that states general information about the Conference. Such an announcement acquaints the participants with the main program of the future Conference order of Plenary Sessions, working languages, rules of scientific contributions, social programs, information about registration, correspondence, hotel reservations, necessary expenditure, etc.

The First Circular usually contains a Preliminary Application Form, which gives information on participation. Those who want to attend the Conference should complete the Application Form and mail it without delay. This will ensure the applicant to receive further information in the Second Circular. Such an answer will help the organizers to plan better the, work of the Conference.

Further details are usually stated in the Second Circular, which is distributed to all the applicants who have returned the Preliminary Application Form before the Conference starts.The Second Announcement contains information as to the date of the Conference, commissions, participation and registration, pre-, mid-, and* post-conference tours, scientific visits, living accommodations, hotels, and everything considered necessary for the participants to make maximum use of the occasion.

The course of any Conference is directed by a Chairman. It is the duty of the promoters of the meeting to elect the Chairman. Usually those present are asked for nominations. If a nomination is offered somebody has to second it. After that the name, which has been proposed and seconded is put to vote. This is done either by a show of hands or by a paper vote.

It is customary for the newly elected Chairman, before commencing his duties, to thank the members for placing their confidence in him. The success of the meeting depends considerably on the capabilities of the Chairman. His words are expected to be literally few. His address should be much shorter than any of the speeches that follow. It is his duty to introduce each of the speakers on the list. Before proceeding to the agenda he must also bring before the Conference any communication, which may concern it.

The Chairman directs the debates, maintains order, sees that all the participants have a fair hearing, closes the debates when necessary, puts questions to the vote and announces the results of the vote. In the absence of the Chairman the duly elected Vice-Chairman presides. He acts like the Chairman and has the same duties. When the meeting is opened, the first matter for the Chairman is to read the agenda and to explain the work to be done by the Conference. Then the Chairman reads the correspondence requiring consideration, including letters of apology for absence.

Anyone who wants to take the floor should ask the Chairman beforehand or by simply raising his hand after the Chairman opens the discussion. Addressing the audience the speakers must begin in moderate tone pronouncing every word slowly and distinctly to attract initial attention. An experienced speaker will never get excited unless he feels that everybody else gets excited with him in response. It is highly advisable to exercise the speech beforehand in order to avoid disappointment.

It is very rare that report is actually read during scientific Conferences. As a rule papers presented at Plenary Sessions are distributed to the delegates in a printed form. The Chairman may require every speaker to keep to the point at issue, to avoid repetition and to use language of a respectable character.

On some occasions the Chairman has to be repeatedly asking for silence. It is highly important for him to know how to act when disorder does occur. The business of the meeting is restricted to that mentioned on the agenda and matters of urgency.

Members stand when speaking and must preface their words with the proper formula: "Mr. Chairman, Ladies and Gentlemen..., Mr. Chairman, Dear Colleagues..., Mr. Chairman". To address the Chairman is obligatory in British practice of public meetings.

At each Conference a Secretary sits on the platform close to the Chairman and makes notes from which the minutes must be written up.

After all the points for consideration have been thrashed out, the Committee draws up its report or its resolution, which is submitted to the main body of the Conference.' Any scientific Conference or Session may decide to adopt some resolutions or appeals to finish its work. Sometimes the very Conference is called by promoters especially to prepare reports or make recommendations. Very often a Drafting Committee is elected to present a draft resolution. This draft resolution is studied thoroughly by delegates and they are free to make any alterations, propose their own version or even prepare a new resolution: All that is done in the form of motion. When motions are brought certain alterations may be suggested and these alterations are spoken of as amendments to the original motions. All these amendments are discussed and a final resolution is adopted. In such a way the meeting is coming towards the end. The final duty of the Chairman is to call upon a member to make a vote of thanks.

In his closing speech the speaker must express gratitude to the Chair, the contributors, the sponsors, the audience and the services. He should also try to mention favorably as many names as possible. The last speech often includes a very general expression of gratitude to local administration for organization of the Conference and for hospitality. After that the Chairman declares the Conference closed.

1. (2.) організація конференцій

Будь-яка наукова конференція або сесія скликається, як правило, Оргкомітету національного або міжнародного характеру по. Як правило, Оргкомітет перестає існувати після першого засідання Конференції, то він замінюється обраного групи.

Спочатку Організаційний комітет направляє всім зацікавленим установам так званий "Перший циркуляр" ("Попередній анонс", "Перший" Оголошення) держави загальну інформацію про конференцію. Таке оголошення знайомить учасників з основної програми майбутньої конференції порядку пленарних засіданнях, робочих мов, правила наукових внесків, соціальних програм, інформацію про реєстрацію, листування, бронювання готелів, необхідних витрат і т.д.

Перший циркуляр зазвичай містить попередню заявку, яка дає інформацію про участь. Ті, хто хоче взяти участь у конференції необхідно заповнити форму заявки і відправити його без зволікання. Це дозволить забезпечити заявнику отримати додаткову інформацію в другому циркулярі. Така відповідь допоможе організаторам планувати краще, роботу Конференції.

Подальші деталі, як правило, зазначено у другому циркулярі, який поширюється на всіх, хто повернувся в попередню заявку до конференції starts.The Другий Оголошення містить інформацію про дату Конференції, комісії, участь і реєстрація, перед-, середньо-, і * після конференції тури, наукові візити, житлові приміщення, готелі, і всі вважаються необхідними для учасників, щоб максимально використовувати нагоди.

Курс будь-якій конференції направляється Головою. Це обов'язок засновників зустрічі обирати голову. Зазвичай присутніх просять номінаціях. Якщо кандидатура запропонована кого є на друге він. Після цього ім'я, яке було запропоновано і відряджений ставиться на голосування. Це робиться або шляхом підняття рук або паперову голосування.

Це звичайне для новообраного голови, перед початком своїх обов'язків, щоб подякувати членам для розміщення їх довіру до нього. Успіх зустрічі в значній мірі залежить від можливостей голови. Його слова, як очікується, буде в буквальному сенсі мало. Його адреса повинна бути набагато коротший, ніж будь-який з виступів, які слідують. Це його обов'язок уявити кожний з виступали в списку. Перш ніж приступити до порядку денному, він повинен також принести до конференції будь-якої комунікації, які можуть стосуватися його.

Голова спрямовує дебати, підтримує порядок, бачить, що всі учасники мають справедливий судовий розгляд, закриває дебати при необхідності, ставить питання на голосування і оголошує результати голосування. У відсутність голови належним чином обраний заступником Голови головує. Він діє як голова і має ті ж обов'язки. Коли зустріч відкритий перший питання для Голови є читання порядку денного і пояснити роботу повинно бути зроблено на Конференції. Потім Голова читає переписку вимагають розгляду, у тому числі листи з вибаченнями за відсутність.

Той, хто хоче взяти слово повинен просити голову заздалегідь або просто піднявши руку після Голова відкриває обговорення. Звертаючись до присутніх колонки повинні початися в помірному тоні вимовляючи кожне слово повільно і чітко, щоб привернути увагу початкову. Досвідчений оратор ніколи не захопитися, якщо він не відчуває, що всі інші хвилюється з ним у відповідь. Це вельми доцільно здійснювати мова заздалегідь, щоб уникнути розчарування.

Це дуже рідкісне, що звіт насправді читати на наукових конференціях. Як правило, документи, представлені на пленарних засіданнях поширюються на делегатів в друкованому вигляді. Голова може вимагати від кожного гучномовця, щоб в точці випуску, щоб уникнути повторення і використовувати мову респектабельного характеру.

У деяких випадках голова повинен бути повторно просити за мовчання. Це дуже важливо для нього, щоб знати, як діяти, коли має місце порушення. Бізнес зустрічі обмежується тією, що вказана на порядку денному і першочерговому порядку.

Користувачі стояти, коли говорити і повинен випереджати свої слова з правильною формулою: "Г-н Голова, пані та панове..., р-н Голова, шановні колеги..., р-н Голова". Для вирішення голова є обов'язковим у британській практиці відкритих засіданнях.

На кожній конференції Секретаря сидить на платформі поруч з головою і робить замітки, з яких хвилин повинні бути письмові до.

Після того як всі питання для розгляду були опрацьовуватися, Комітет звертає свою доповідь або його дозвіл, який передається в основній частині конференції. Будь-яка наукова конференція або сесія може прийняти рішення кілька резолюцій чи звернень, щоб закінчити свою роботу. Іноді дуже Конференція називається промоутерів особливо для підготовки звітів або рекомендацій. Дуже часто Редакційний комітет обирається представити проект резолюції. Цей проект резолюції ретельно вивчається делегатами, і вони можуть вільно робити які-небудь зміни, запропонувати власну версію або навіть підготувати нову резолюцію: Все, що робиться у формі руху. Коли рухи доводяться певні зміни можуть бути запропоновані і ці зміни говорять про якість поправок до оригінальних рухів. Всі ці поправки обговорюються і приймається остаточне рішення. Таким чином зустріч йде до кінця. Остаточний обов'язок Голови є закликати члена, щоб вотум спасибі.

У своєму заключному виступі спікер повинен висловити вдячність Голові, вкладників, спонсорів, глядачів і послуг. Він також повинен спробувати згадати вигідно, як багато імен, як це можливо. Останній виступ часто включає в себе дуже загальний вираз вдячності місцевої адміністрації за організацію конференції та за гостинність. Після цього голова оголошує Конференцію закритою.