Діловодство в роботі кадрової служби підприємства

Раціональна організація роботи з управління персоналом вимагає відповідного діловодного забезпечення.

Кадрове діловодство — це діяльність, яка передбачає створення та організацію роботи з документами особового складу з питань оформлення прийняття, переведення, звільнення, обліку, атестації, навчання, підвищення кваліфікації, стажування, пенсійного забезпечення працівників.

Метою діловодного забезпечення є організація роботи з документами, що формуються в системі управління персоналом.

Правильна організація кадрового діловодства має велике значення, адже саме у відділі кадрів громадяни укладають трудові договори, ознайомлюються з правилами внутрішнього трудового розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання тощо.

Діловодство складає повний цикл обробки і руху документів з моменту їхнього створення до завершення виконання і передачі в інші підрозділи.

Оформлення документів базується на державних стандартах уніфікованих систем документації.

Документи з оформлення прийому, звільнення, переміщення працівників, надання відпусток, заохочення, стягнення, складають групу документів з роботи з персоналом підприємства. До таких документів відносяться накази з особового складу, заяви, контракти з працівниками підприємства, трудові книжки, особисті картки. Усі ці документи формують особові справи працівників підприємства (рис. 5.2).

Документація з роботи з персоналом ведеться з моменту прийому працівника до підприємства. Вона є самостійною групою, що обумовлено певними особливостями документування роботи з персоналом.

Основою для використання різних форм документів є підсистема уніфікованих форм документів. У складі даної підсистеми розроблені уніфікованих форми документів, що забезпечують реалізацію задач з прийому, переведення, звільнення, заохочення, надання відпусток, оформлення дисциплінарних стягнень, а також інструкції щодо застосування уніфікованих форм документів. З кожної із задач існує форма документів: анкета, доповнення до анкети, заява, представлення, графік, пояснювальна записка, доповідна записка.

Право прийому працівників на роботу належить керівнику підприємства. Керівник може передавати надане йому право прийому на роботу працівників, як правило, тільки тим особам із складу адміністрації, сфера керівної діяльності яких поширюється на все підприємство в цілому.

Рис.5.2. Напрями роботи з кадрового діловодства

При прийомі на роботу працівнику необхідно пред'явити: паспорт, трудову книжку, диплом про освіту (якщо є), автобіографію, заяву про прийом на роботу. Якщо питання про прийом на роботу вирішено позитивно, адміністрація підприємства укладає з прийнятим працівником контракт. На сьогоднішній день існує цілий ряд типових форм контрактів між підприємством і працівником. Особливості контракту залежать від профілю підприємства і посади керівника.

При прийомі на роботу подається письмова заява, у якій викладають прохання про зарахування на підприємство, вказують свою професію, спеціальність і посаду. Для заяви характерні наступні реквізити: адресат, автор, найменування виду документу, текст, підпис укладача, дата складання. Заява про прийом на роботу є підставою для відповідного наказу.

Можливість одержання інформації про особовий склад організації забезпечується веденням відділом кадрів відповідної документації, найважливішою серед якої є трудові договори між працівниками та власником підприємства, трудові книжки таособові справи працівників. правила внутрішнього трудового розпорядку; до розпорядчих — накази. Наказами з персоналу підприємства оформляються прийом, переміщення за службою, звільнення, надання відпусток, оголошення заохочень, заходи впливу до порушників.

Найхарактернішою рисою кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретних осіб, тобто є іменною. Комплекс документів за функціями управління кадрами містить такі основні групи:

Ø особисті документи працівників;

Ø організаційно-розпорядча документація;

Ø первинна облікова кадрова документація.

До групи особистих документів належать паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат та інші документи, які засвідчують юридичне підтвердження особи працівника. Особистими є також документи, які видаються працівникам, наприклад, перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату, рекомендаційні та атестаційні листи тощо.

Трудова книжка — це основний документ, що підтверджує діяльність працівника і є основою для встановлення загального, безупинного і спеціального стажу.

Організаційно-розпорядча документація закріплює трудові правовідносини громадян з установами. До організаційних належать статути, положення, інструкції, постанови, рішення, вказівки, розпорядження; до довідково-інформаційних — доповідні та пояснювальні записки, листи, списки, акти, протоколи, довідки, звіти.

Первинна облікова кадрова документація виконує функцію обліку працівників. Згідно з технологією реєстрації та накопичення інформації з кадрів первинну облікову кадрову документацію поділяють на дві взаємозв’язані групи: вихідні (початкові) облікові документи (особовий листок, особова картка) та похідні облікові документи, які мають другорядний (довідково-конт­рольний) характер (спеціалізовані картки персонального обліку спеціалістів, списки, журнали реєстрації, книги обліку).

Правильна організація кадрового діловодства має велике значення, адже саме у відділі кадрів громадяни укладають трудові договори, ознайомлюються з правилами внутрішнього трудового розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання тощо.

Рекомендована література

1. Балабанова Л. В., Сардак О. В. Управління персоналом: Навч. посіб. — К.: ВД «Професіонал», 2006. — 512 с.

2. Воронкова В. Г. Кадровий менеджмент: Навчальний посібник. — К.: ВД «Професіонал», 2004. — 192 с.

3. Макух Я. Д., Залуцький І. Р. Кадрове діловодство: Навч. посіб. — К.: «Знання», 2006 — 143 с.

4. Пашутинський Є. К. Діловодство кадрової служби (3-є видання): КНТ, 2008 р. — 288 с.

5. Управление персоналом: Учебник. Издание 2-е, дополненное и переработанное / Под общей редакцией А. И. Турчинова. — М.: Изд-во РАГС, 2008. — 608 с.