Інформаційна база менеджменту персоналу

Ефективність функціонування системи менеджменту персоналу значною мірою залежить від якості інформаційного забезпечення.

Інформаційне забезпечення менеджменту персоналу – це сукупність відомостей про стан керованої підсистеми (персонал і його оточення), тенденції її розвитку, що надходять до суб’єкта управління (лінійних, функціональних керівників і працівників кадрової служби).

При цьому під інформацією слід розуміти не будь-які відомості про персонал, умови праці, ринок праці тощо, а лише сприйняті й визначені як корисні для вирішення завдань менеджменту персоналу.

Виходячи з цього дані, які містяться в документах з особового складу (особистих листках з обліку кадрів, особистих картках, наказах та звітах), матеріалах і результатах соціологічних і психофізіологічних досліджень (анкетування, інтерв’ю, тестування) тощо, вважаються інформацією лише тоді, коли вони втягнуті в процеси менеджменту персоналу і застосовуються для досягнення його цілей. До того часу вони розглядаються як дані, які чекають своєї реалізації.

Так, дані про результати оцінювання персоналу визначаються інформацією лише з того моменту, коли вони належним чином оформлені, доведені до працівника та його безпосереднього керівника і використані для вирішення таких завдань, як підбір і розстановка нових працівників, висунення в кадровий резерв, планування кар’єри, вдосконалення організації праці, побудова ефективної системи мотивації трудової діяльності вдосконалення планів і програм підвищення кваліфікації працівників та ін.

Інформація повинна відповідати наступним вимогам:

· повноти і точності;

· своєчасності й оперативності;

· корисності;

· об’єктивності;

· доступності;

· стислості;

· економічності;

· однозначності сприймання;

· зручності передавання, обробки і зберігання.

Ефективне функціонування системи менеджменту персоналу можливе лише за умови дотримання вказаних вимог до інформації.

Необхідність збору, зберігання, обробки, аналізу, перетворення і передавання різноманітної кадрової інформації вимагає створення на підприємстві відповідної інформаційної системи.

Інформаційна система включає:

- засоби збору, зберігання, обробки, передачі, пошуку та використання кадрової інформації;

- організований належним чином облік персоналу для інформаційного забезпечення вирішення кадрових завдань;

- сукупність прийомів і методів використання даної системи;

- фахівців у галузі обчислювальної техніки;

- споживачів інформації.

Серед головним вимог, які висуваються до інформаційної системи, слід відзначити широке застосування ЕОМ, передових інформаційних технологій, математичних методів, моделювання та ін.

Основу інформаційної системи повинен складати єдиний масив, який містить інформацію про кожного працівника: місце роботи, демографічні дані, дані про освіту, наявність спеціальної підготовки, сімейний стан, рух на підприємстві (з одного структурного підрозділу в інший, зміна професії, підвищення кваліфікації), умови праці, рівень заробітної плати, різні соціальні виплати та ін.

Оскільки процеси, що відбуваються на підприємстві, надзвичайно динамічні, важливо своєчасно й оперативно відображати всі зміни в інформаційному масиві. Це в свою чергу вимагає тісного взаємозв’язку інформаційної системи із документообігом на підприємстві. Накази й розпорядження необхідно відразу ж використовувати для коригування даних, які містяться в масиві.

Велике значення також має зіставлення кадрової інформації з інформацією про структуру робочих місць, вимоги до працівників, які висуваються даними робочими місцями, можливий рівень заробітної плати, умови праці. Це вимагає застосування інформаційно-пошукових задач (пошук працівників з необхідними характеристиками чи ознаками в інформаційному масиві), групування працівників відповідно до запитів користувача.

Аналізуючи зміни у стані об’єкта за тими чи іншими параметрами, які відбулись в результаті впровадження кадрових заходів, керівники можуть розробляти ефективну кадрову політику й контролювати її реалізацію.