Автоматизации бухгалтерского учета: основные этапы и аспекты

Бухгалтерский учет является центральным компонентом системы управления любым объектом. В общем объеме экономической информации данные бухгалтерского учета организации составляют более 50%.

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, наблюдения, измерения, регистрации, обработки и получения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях хозяйствующего субъекта и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета [7].

Бухгалтерские информационные системы – это информационные системы, которые используются для автоматизации функций бухгалтерского учета. Информационной базой для таких систем является информация о совокупности количественных данных, необходимых для выполнения функций планирования, контроля, анализа и являющихся основой для принятия управленческих решений.

Задачи информационной системы бухгалтерского учета:

- обеспечение автоматизированного решения всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности, внутреннего аудита;

- получение достоверной оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии для принятия на ее основе необходимых управленческих решений;

- интеграция оперативного, бухгалтерского, статистического учета на основе единой первичной информации;

- получение достоверной информации для обратной связи, используемой при принятии управленческих решений;

- автоматизация обработки на всех стадиях техпроцесса, начиная со стадии первичного учета [11].

Информационная система бухгалтерского учета должна удовлетворять следующим требованиям:

1. Правильная методическая основа построения планируемых и учетных показателей.

2. Охват учетом всех хозяйственных процессов и операций.

3. Достоверность, полнота, точность учетных данных, оперативность выполнения учетных операций.

Важным условием качественных информационных бухгалтерских системы вне зависимости от их масштаба, программно-аппаратной платформы и стоимости является обеспечение удобства в эксплуатации.

Для того, чтобы эффективно провести автоматизацию, следует рассмотреть этапы внедрения бухгалтерских информационных систем.

Внедрение бухгалтерской программы эффективно только тогда, когда следствием внедрения является повышение эффективности и улучшение качества ведения бухгалтерского учета на предприятии, а именно: упорядочение бухучета; увеличение количества информации, получаемой из бухучета; снижение числа бухгалтерских ошибок; повышение оперативности бухучета; повышение экономичности бухгалтерского учета и др.

Можно сказать, что автоматизация бухгалтерского учета – это процесс, при котором в результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведения бухучета на предприятии.

Так ка объектом исследования является бюджетное учреждение, а именно МБОУ "Иштеряковская основная общеобразовательная школа", необходимо рассмотреть аспекты автоматизации учета в образовательной деятельности.

В условиях проводимых бюджетных реформ предъявляются повышенные требования к программному обеспечению для бюджетной сферы. Бюджетным учреждениям теперь не достаточно автоматизировать только лишь бюджетный учет, также необходима автоматизация проверки и передачи отчетности вышестоящим учреждениям, автоматизация свода представленной бюджетной отчетности и её консолидации.

Современный бухгалтерский учет, а в особенности бюджетный, становится все сложнее, и вести его вручную стало практически невозможно. Обеспечивая функции бухгалтерского учета, бухгалтерское ПО для бюджетных учреждений должно учитывать особенности ведения бухгалтерии в бюджетном учреждении.

Одной из основных особенностей автоматизации бюджетного учета является необходимость постоянного обновления программ в соответствие с часто меняющимся законодательством. Бюджетный учет, подвергается постоянным изменениям: в начале 2009 года вступает в силу уже 4-я по счету с 2000 года инструкция по ведению бюджетного учета. Сложность заключается в том, что после выхода новых инструкций иногда очень сложно применять их без соответствующих разъяснений (которые появляются позже). Поэтому задача, которая стоит перед компаниями-разработчиками и их специалистами – в очень короткие сроки правильно реализовать изменения в программном обеспечении и применить эти изменения у пользователей – становится весьма непростой [15].

Еще одна характерная особенность для бюджетных учреждений – для кассового исполнения бюджетов (проведения оплат с лицевых счетов учреждений) бухгалтерская программа должна взаимодействовать с системами, используемыми в отделениях федерального казначейства РФ по установленным Федеральным Казначейством электронным форматам. Любые безналичные платежи со лицевых счетов проводятся с обязательным контролем со стороны казначейства.

И, наконец, для представления бюджетной отчетности в вышестоящее учреждение необходимы дополнительные программы по передаче отчетности, по ее сведению (проверке и суммированию показателей) и консолидации (исключению показателей, отражающих внутренние расчеты среди учреждений ведомства, бюджета). Бюджетные организации объединены в иерархию, где у каждого учреждения есть свое вышестоящее учреждение, в которое и представляется отчетность. Для вышестоящего учреждения все бюджетные организации, которые ему представляют отчетность, являются подведомственными. После того, как подведомственные учреждения представят свою отчетность вышестоящему, работа с отчетностью еще не заканчивается. Принятые отчеты будут использованы для формирования отчетности по всем подведомственным учреждениям и по этому вышестоящему учреждению, принявшему отчеты, для формирования отчетности по всему ведомству (бюджету) в целом. Поэтому в задачи учреждения входит получение отчетности от подведомственных, её сведение, консолидация, преобразование в отчетность для передачи на уровень выше, ведь у этого вышестоящего, в свою очередь, тоже есть свое вышестоящее учреждение.

Для качественного проведения автоматизация бухгалтерского учета, в том числе и для ведения бюджетного учета необходимо начинать с подготовки, которую условно можно разбить на семь этапов.

Этап I. Оптимизация бухгалтерского учета. Проводится анализ имеющейся на предприятии системы бухгалтерского учета.

Этап II. Выбор масштабов автоматизации. Это значит, на каком объеме будет автоматизироваться бухгалтерия и в каком порядке будут переведены разделы учета.

Этап III. Постановка задачи. Когда определено, что будет изменяться в бухучете, какие разделы в каком порядке будут автоматизироваться, следует четко определить, что автоматизированный учет будет давать на выходе: первичные документы; учетные регистры для бухгалтерии; регистры и информацию для внутренних нужд предприятия; бухгалтерскую отчетность и расчеты по налогам и другим платежам.

Этап IV. Выбор программного средства. Для этого необходимо решить вопросы:

1. Выбор методологии разработки ИС (информационной системы): адаптация типового программного комплекса или разработка новой.

2. Выбор программного продукта.

3. Обоснование конфигурации ИС и состава автоматизированных функций.

4. Определения уровня интеграции: независимая или в составе интегрированной.

5. Ограничения по стоимости.

Этап V. Вопросы техники. Технические вопросы, связанные конфигурацией компьютера. Центральным звеном автоматизированных систем бухгалтерского учета являются автоматизированные рабочие места (АРМ) работников бухгалтерии — мест возникновения первичной информации. Автоматизированное рабочее место бухгалтера (АРМ бухгалтера) — это рабочее место бухгалтера, оснащенное персональным компьютером, программным обеспечением и совокупностью ин­формационных ресурсов индивидуального или коллективного пользования, которые позволяют ему вести обработку данных с целью получения информации, обеспечивающей поддержку принимаемых им решений при выполнении профессиональных функций.

Бухгалтерия, оснащенная совокупностью АРМ работников этой службы, становится автоматизированной бухгалтерией. Компьютер становится повседневным орудием труда учетного работника, органично вписываясь в технологию его работы. При этом акцент переносится с формально-логических аспектов обработки информации на процесс принятия решений. Как и при ручной технологии организации учетных работ, бухгалтер несет полную персональную ответственность за весь учетный процесс, но продолжая выполнять традиционные функции, он выступает и в функции оператора ПЭВМ, становясь непосредственным участником процесса автоматизированной обработки информации.

Этап VI. Процесс внедрения состоит из: настройки (плана счетов, типовых проводок, форм первичных документов, форм бухгалтерской отчетности и расчетов по налогам) в соответствии с особенностями предприятия; обучения (персонала бухгалтерии по работе в системе и ее донастройки).

Этап VII. Администрирование системы, техническая поддержка пользователей.

Основу технической поддержки составляют своевременные квалифицированные консультации. Следует еще до начала внедрения убедиться в том, что компания готова качественно обеспечить такую поддержку. Если бухгалтерская программа имеет возможность обновления через Интернет, то тогда процесс обновлений программы можно существенно упростить, а техническую поддержку осуществлять наиболее качественно и оперативно.

Комплексная автоматизация бухгалтерского учета, обеспечивающая полную обработку всей учетной информации, первичный экономический анализ по отдельным показателям, эффективное планирование предстоящих налоговых выплат, повышает информационные возможности учреждения.