Основные понятия автоматизации и информатизации

В настоящее время информатизации общества уделяется огромное внимание. Активно идет процесс перестройки экономики на базе научно-технического прогресса на самых его перспективных направлениях. Современный уровень развития компьютерной техники сделал возможным обработку первичных документов, учетных данных, ведение счетов, формирование отчетности с помощью компьютерных технологий. Прежде всего необходимо рассмотреть базовые понятия автоматизации.

Под информацией (от лат. «information») – это сведения, знания, сообщения, уведомления. т.е. нечто присущее только человеческому сознанию и общению. В широком смысле информация – это сведения, знания, сообщения, являющиеся объектом хранения, преобразования, передачи [14].

Информация обладает не только количеством, но и содержанием (смыслом) и ценностью. Под информационным ресурсом понимают:

1. Данные, преобразованные в форму, которая значима для предприятия.

2. Данные значимые для управления предприятием.

Информационные ресурсы представлены в документах массивов информации на машинных носителях, архивах библиотеках.

Одной из важнейших разновидностей информации является экономическая информация - совокупность сведений в сфере экономики, которые необходимо фиксировать, передавать, хранить, преобразовывать и использовать для осуществления функций управления учреждением и его отдельными звеньями. Количество экономической информации следует понимать, как меру устранения неопределенности знаний об объекте.

Экономическая информация фиксируется, в основном, в обычных первичных и сводных документах, являющихся носителями ее определенных совокупностей.

Тот объем экономической информации, который отражает только одну сторону хозяйственной деятельности предприятия, например, состояние расчетов с поставщиками, реализацию и т. д., другими словами, множество данных, с каким-либо однородным признаком, носит название информационной совокупности или массива.

Информационные совокупности различных сторон хозяйственной деятельности предприятия организуются в оперативные, бухгалтерские, статистические и плановые подсистемы, которые в свою очередь объединяются в информационную систему предприятия. Информационная система отдельного предприятия будет являться подсистемой информационной системы вышестоящей организации.

Использование информации состоит обычно в её анализе, который может снова вызывать обработку информации, прежде всего логического порядка, для формирования сложных выводов. Использование результативной информации должно благоприятно отражаться на хозяйственной деятельности и процессах управления; способствовать правильному планированию и регулированию.

При разработке концепции информатизации общества необходим системный, комплексный подход к решению проблем развития и использования информационных ресурсов, как и всего информационного потенциала общества, т.е. информационные ресурсы и информационные составляющие трудовых ресурсов.

Для успешного хранения, обработки и передачи экономической информации необходимо сокращать время принятия решений, что неизбежно приводит к увеличению скорости передачи и переработки информации.

Под информатизацией будем понимать глобальный процесс активного формирования и широкомасштабного использования информационных ресурсов. В процессе информатизации происходит преобразование традиционного технологического способа в новый на основе использования кибернетических методов и средств ЭВМ [14].

Главными направлениями развития информатизации становятся: создание более прогрессивных и гибких средств обработки информации, снижение стоимости ее обработки, улучшение технических характеристик оборудования, расширение масштабов стандартизации устройств сопряжения, качественное улучшение подготовки кадров; разработка защитных мер против несанкционированного доступа к информации и др.

Измерение процесса информатизации осуществляется путем определения масштаба внедрения информационных технологий во все сферы общественной жизни.

Для сравнительного анализа необходимо рассмотреть понятие автоматизации (automation). Под ним понимается процесс применение технических средств, экономико-математических методов и систем управления, освобождающих человека частично или полностью от непосредственного участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования энергии, материалов или информации”. Автоматизация может рассматриваться с позиции информационного процесса, причем процесса управления системами различного назначения, в первую очередь — экономическими.

Автоматизация предполагает создание соответствующих системы, которые в зависимости от степени подразделяются на авто матизированные (в которых часть функций выполняет человек) и автоматические (работающие без участия человека) [5].

Таким образом, информатизацию можно рассматривать, как процесс создания среды поддержки принятия решения, а автоматизацию, ускоряет процесс сбора, обмен и обработки данными, т.е. выступает, как техническая база для информатизации.

Информационная технология – это совокупность методов, производственных процессов и алгоритмов программно-технических средств, объединённых в технологическую цепочку. В современных условиях информационная технология становится эффективным инструментом совершенствования предприятия [5].

Также базовое значение, при автоматизации и информатизация, имеет понятие информационной системы (ИС) - это взаимосвязанная совокупность информационных, технических, программных, математических, организационных, правовых, эргономических, лингвистических, технологических и других средств, а также персонала, предназначенная для сбора, обработки, хранения и выдачи экономической информации и принятия управленческих решений.

Свойства информационных систем:

- любая ИС может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения сложных систем;

- при построении ИС необходимо использовать системный подход;

- ИС является динамичной и развивающейся системой;

- ИС следует воспринимать как систему обработки информации, состоящую из компьютерных и телекоммуникационных устройств, реализованную на базе современных технологий;

- выходной продукцией ИС является информация, на основе которой принимаются решения или производятся автоматическое выполнение рутинных операций;

- участие человека зависит от сложности системы, типов и наборов данных, степени формализации решаемых задач.

Процессы в информационной системе:

- ввод информации из внешних и внутренних источников;

- обработка входящей информации;

- хранение информации для последующего ее использования;

- вывод информации в удобном для пользователя виде;

- обратная связь, т.е. представление информации, переработанной в данной организации, для корректировки входящей информации.

Экономическая информационная система (ЭИС) представляет собой систему, функционирование которой во времени заключается в сборе, хранении, обработке и распространении информации о деятельности какого-то экономического объекта реального мира. ЭИС предназначены для решения задач обработки данных, автоматизации конторских работ, выполнения поиска информации и отдельных задач, основанных на методах искусственного интеллекта [14].

В зависимости от сферы применения ЭИС классифицируются:

- ИС фондового рынка;

- страховые ИС;

- статистические ИС;

- ИС в налоговой сфере;

- ИС в таможенной деятельности;

- финансовые ИС;

- банковские ИС (БИС);

- ИС промышленных предприятий и организаций (в этот контур входят бухгалтерские информационные системы).

Информационная технология - процесс различных операций и действий над данными. Технологический процесс обработки информации ИС состоит из отдельных операций, реализуемых с использованием комплекса технических и программных средств. Комплекс технических и программных средств постоянно расширяется, что обусловлено развитием ИС в сторону применения различных информационных сред, включая мультимедиа.

Программное обеспечение информационных технологий делится на программные средства базовые, без которого невозможна работа технических средств, и прикладное программное обеспечение. На рис. 1 приведена классификация программных средств ИС.

Рис. 1. Классификация программных средств ИС

К базовому программному обеспечению, в первую очередь, относятся операционные системы для локальных компьютеров, сетевые операционные системы, управляющие работой серверов и сетью. К наиболее популярным операционным системам в мире относятся: операционная система Windows (95/98/NT/2000), Unix, Solaris, OS/2, Linux и др. Другая часть базового программного обеспечения относится к сервисным средствам, используемым для расширения функций операционных систем, обеспечения надежной работы технических средств и выполнения процедур обслуживания информационной системы и ее компонентов:

- антивирусные программы (DrWeb, AVP (антивирус Касперского), Norton Antivirus и другие);

- архиваторы файлов (WinZip, WinRAR, WinARJ);

- утилиты для тестирования компьютеров, сетей, операционных систем, обслуживания файлов, дисков и т. п. (SiSoft Sandra for Windows, Norton Utilities, Quarterdeck WinProbe/ Manifest и другие).

Информационные технологии используют программное обеспечение общего назначения, не зависящее от типа ИС и содержания обрабатываемой информации. В первую очередь, это офисные программы, включающие:

- СУБД для организации и управления БД;

- текстовый процессор для работы с текстовыми документами;

- процессор электронных таблиц для выполнения расчетов;

- пакет презентационной графики;

- Интернет-обозреватель для работы с информационными ресурсами глобальной сети и другие.

Технические средства для информационных технологий ИС делятся на классы:

1. Средства сбора и регистрации информации.

2. Комплекс средств передачи информации (технические и программные средства компьютерных сетей): локальные вычислительные сети (ЛВС); региональные вычислительные сети (РВС); глобальные вычислительные сети (ГВС), в том числе сеть Интернет; intranet (интранет) сети корпораций, предназначенные для использования в масштабе предприятий эффективных информационных технологий Интернета.

3. Средства хранения данных. Базы данных ИС хранятся на серверах БД, файловых серверах, локальных компьютерах.

4. Средства обработки данных: микрокомпьютеры (портативные компьютеры; большие и сверхбольшие компьютеры -- машины специального применения в крупномасштабных ИС (ряд SUN и другие).

5. Средства вывода информации. Для отображения и вывода информации используются видеомониторы, принтеры, графопостроители.

Информационная система - среда, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди, различного рода технологические и программные средства и т.д. [14].

В структуре информационной системы можно выделить базовые компоненты компьютерной информационной системы (ИС) (рис. 2):

- информация;

- информационные технологии;

- организационные единицы управления;

- функциональные компоненты.

Каждый базовый компонент ИС является самостоятельной системой, имеет определенную структуру построения и цели функционирования.

Содержательную основу ИС составляют ее "функциональные компоненты" - модели, методы и алгоритмы получения управляющей информации).

Рис. 2. Структура ИС бюджетного учреждения

Функциональная структура ИС - совокупность функциональных подсистем, комплексов задач и процедур обработки информации, реализующих функции системы управления (рис. 3).

Рис. 3. Состав функциональных компонентов ИС

1. Стратегический анализ и управление. Это высший уровень управления, обеспечивает централизацию управления всего предприятия, ориентирован на высшее звено управления.

2. Управление персоналом включает задач по организации менеджмента; создание нормативно-справочной информации; ведение базы данных кадрового состава, формирование приказов, статистический анализ и учет движения кадров и другие;

3. Логистика -- управление материальными потоками (заготовка материалов и комплектующих изделий), управление производством, управление сбытом готовой продукции. Все компоненты логистики тесно интегрированы с финансовой бухгалтерией и функционируют на единой информационной базе.

4. Управление производством включает комплексы задач:

- техническая подготовка производства (ТПП), в том числе конструкторская и технологическая подготовка производства, создание нормативно- справочной базы (номенклатура ДСЕ, конструкторский состав изделий, справочники технологического оборудования и оснастки, пооперационно- трудовые нормативы);

- технико-экономическое планирование (ТЭП);

- учет затрат на производство (контроллинг);

- оперативное управление производством.

5. Бухгалтерский учет информационно связан с управленческим учетом затрат в производстве, финансовым менеджментом, складским учетом. Бухгалтерский учет хозяйственных операций в финансовой бухгалтерии осуществляется на основе бухгалтерских проводок, формируемых на основании первичных учетных документов.

Информационная технология является более емким понятием, чем информационная система. Реализация функций информационной системы невозможна без знаний ориентированной на нее информационной технологии. Информационная технология может существовать и вне сферы информационной системы.