Создание и ведение базы данных

Таблица – это один из способов организации базы данных на рабочем листе. Прежде чем создавать базу, надо тщательно продумать её структуру и определить, какие данные включить в неё. Создание таблицы нужно начинать с формирования заголовков столбцов. Символы шрифта, используемые в заголовках должны иметь начертания отличные от тех, которые использовались для данных внутри таблицы (например, курсив или полужирный). Если заголовки оформлены по-другому, программа автоматически определяет, что вводится таблица. При создании таблицы на рабочем листе EXCEL необходимо выполнить следующие правила:

· таблицу базы данных рекомендуется помещать на одном рабочем листе;

· следует отделять таблицу от других данных (условия, коэффициенты) на листе хотя бы одной строкой и одним столбцом;

· имена столбцов должны располагаться в первой строке таблицы.

· каждый столбец в таблице должен содержать во всех строках однотипные данные (текстовые или числовые и др.);

· не следует вводить дополнительные пробелы в начале ячеек при вводе данных, поскольку они влияют на сортировку и поиск;

· в качестве именованного блока могут выступать как целые таблицы, так и её части - отдельные столбцы, блоки, ячейки.

Поле со списком

Для создания списка выполнить: В меню Данные, в разделе Работа с данными кликнуть Проверка данных.

В открывшемся окне Проверка вводимых значений в списке Тип данных выбрать Список. Поставить курсор в Источник, нажать клавишу F3, в появившемся списке щёлкнуть по Код_зак, нажать ОК.

В результате в выделенной ячейке появится знакстрелка (признак поля со списком). Знак стрелка позволяет раскрыть список и выбрать из него значение. Эту настройку копировать вниз до конца столбца.

Переходя последовательно в следующие строки столбца, заполнить данными весь столбец, выбирая данные из списка.

Значения для поля со списком можно также задать непосредственно,введя в окно Источник значения списка, разделяя их знаком «;» (точка с запятой). Такой способ задания значений списка используется в том случае, когда значений в списке мало.

Именованные блоки данных можно использовать для формирования списков, заполняя таблицы рабочей книги, для перехода к данным, а также использовать вместо ссылок в формулах.