Стадии документооборота представлены на рисунке 6

Для рациональной организации документооборота на предприятии должен быть утвержден приказом (распоряжением) график документооборота. Благодаря графику документооборота оптимизируется учетная работа, усиливается контрольная функция учета. График оформляется в виде схемы либо в виде перечня работ по формированию, проверке, обработке документов, заполняемых каждым подразделением предприятия, а также конкретными исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники производственных подразделений и функциональных служб предприятия заполняют и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности по графику документооборота. С этой целью каждому исполнителю вручают выписку из графика. В ней перечисляются первичные документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, в которые указанные документы следует представить.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, своевременное и качественное представление и заполнение документов, достоверность сведений, содержащихся в них, и своевременную передачу документов для отражения данных в бухгалтерском учете несут лица, подписавшие документ.

Главный бухгалтер контролирует соблюдение графика документооборота исполнителями. Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию документов и сведений обязательны для всех подразделений и служб предприятия.

В случаях необходимости изъятия первичных документов органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов (в соответствии с действующим уголовно- процессуальным законодательством РК) оформляется протокол, копия которого вручается под расписку руководителю или главному бухгалтеру.

Если документы изымаются должностными лицами государственной налоговой инспекции, которые проводили проверку документов в части правильности исчисления налогов и других платежей в бюджет, свидетельствующих и сокрытии (занижении) прибыли или дохода или иных объектов налогообложения, то и здесь необходимо оформление протокола изъятия.

С разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие, главный бухгалтер предприятия или другое должностное лицо может снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты изъятия.

При потере или гибели первичных документов решением руководителя предприятия назначается комиссия по расследованию их пропажи. При необходимости для участия в работе комиссии приглашают представителей следственных, правоохранительных органов и органов государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждает руководитель предприятия.