Учебное пособие

для изучения теоретического материала

по дисциплине ОПД 04 «Документационное обеспечение управления»

(Раздел 3)

студентов для специальностей

38.02.04 «Коммерция (по отраслям)

43.02.01 «Организация обслуживания в общественном питании»

19.02.10 «Технология продукции общественного питания»

г. Каменск-Уральский, 2015

Раздел 3. Организация работы с документами

Студент должен:

знать:

- нормативно-методические документы по документационному обеспечению и архивному хранению документов;

- требования и правила ГСДОУ по организации работы с документами;

уметь:

- составлять и оформлять номенклатуру дел организации.

План:

1. Структура и функции служб документационного обеспечения управления.

2. Организация работы с документацией

ü Этапы обработки, поступающей в учреждения, предприятия, организации;

ü Этапы обработки, исходящих документов.

ü Этапы обработки документов внутри организации.

3. Регистрация и контроль исполнения документов.

4. Систематизация документов и их хранение. Номенклатура дел.

5. Оформление и формирование дел.Хранение исполненных документов в организации.

6. Экспертиза ценности документов. Порядок составления описей дел. Подготовка дел к сдаче в архив.

7. Законодательные акты и нормативно-методические документы Федеральной архивной службы России по архивному хранению документов.

Структура и функции служб

документационного обеспечения управления

О правильной организации службы ДОУ во многом зависит качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления.

Организация – соединение частей в одно целое и упорядочивание их. В организации любой организационно-правовой формы и формы собственности создается специальная служба, которая действует на правах самостоятельного структурного подразделения: управление делами, общий отдел, отдел ОУ или канцелярия; иногда ответственность за ведение делопроизводства возлагается на одного сотрудника – секретаря руководителя.

Наименование службы ДОУ, ее структура, должностной, численный состав устанавливаются вышестоящими организациями в государственных организациях, а в негосударственных – их руководством.

Делопроизводственные службы, или службы ДОУ, рекомендуется создавать в зависимости от принадлежности к определенной группе организации.

В министерствах и ведомствах – управление делами имеет следующую структуру:

· инспекция при министерстве (руководители ведомств);

· секретариат (приемная, секретариат коллегии, секретариат министерства, секретариат заместителей министра, протокольное бюро);

· отдел писем;

· отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;

· канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпы, бюро правительственной переписки);

· центральный архив.

На различных предприятиях, в высших учебных заведениях создается отдел документационного обеспечения или канцелярия. Их структурные подразделения:

§ сектор по приему и обработке входящих и исходящих документов;

§ секретари: руководителей, структурных подразделений;

§ сектор по учету и регистрации документов;

§ сектор по контролю за сроками исполнения документов;

§ сектор по совершенствованию работы с документами и внедрения технических средств;

§ машбюро или компьютерный центр;

§ сектор по работе с обращениями граждан;

§ копировально-множительное бюро;

§ архив.

В структуру управления делами всегда включают экспедицию для организации централизованного приема и отправки входящих и исходящих документов. Экспедиция может быть создана и в канцелярии, если в организации много структурных подразделений и объем документооборота достаточно высок.

В тех организациях, где нет службы ДОУ, всю работу с документами выполняет специально назначенное лицо (инспектор, помощник руководителя или секретарь).

Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. Деятельность этой службы устанавливается в положении (инструкции) по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением ее наименования.

Служба ДОУ должна решать конкретные задачи, выполнять определенные функции, иметь строго установленный круг прав и обязанностей, а также взаимодействовать с другими подразделениями организации для более эффективного выполнения возложенных на нее задач и функций.

Основная цель службы ДОУ – осуществить в полной мере все действия по документационному обеспечению деятельности организации: руководство, координацию, реализацию.

В последние годы служба ДОУ стала утрачивать свою независимость как самостоятельное структурное подразделение. В некоторых организациях ее включают в состав административно-хозяйственного отдела (АХО). Это является нарушением основного положения ГСДОУ, где четко установлено, что служба ДОУ - самостоятельное структурное подразделение.

Организация работы с документацией

Организация работы с документами (документооборот) - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента их создания или получения до момента их уничтожения или передачи на архивное хранение).

Работа с документами может быть представлена в следующем виде:

1) прием входящих документов;

2) предварительное рассмотрение;

3) регистрация документов;

4) доклад руководителю о полученных документах;

5) принятие решения руководителем;

6) направление документов на исполнение;

7) контроль исполнения документов;

8) исполнение документов;

9) формирование документов в дела;

10) использование документов в справочно-информационной работе;

11) определение сроков хранения документов;

12) передача в архив, дальнейшее использование, уничтожение документов.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить 3 группы документов:

внутренние документы;

входящие (поступающие) документы;

исходящие (отправляемые) документы.

Этапы обработки входящих документов

Прием и обработка входящих документов осуществляются секретарем-референтом.

Входящий (поступивший) документ – документ, поступивший в учреждение.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

1) первичную обработку;

2) предварительное рассмотрение;

3) регистрацию;

4) рассмотрение документов руководством;

5) направление на исполнение;

6) контроль исполнения;

7) исполнение документов;

8) подшивку документов в дела.

Первичная обработка входящих документовзаключается в проверке правильности доставки писем, проверяются количество листов полученных документов, наличие приложений. При обработке входящих документов, не вскрываются письма с пометкой «Лично».

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «Отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления и входящий номер документа.

При предварительном рассмотрении из входящих документов выделяют документы:

ü требующие обязательного рассмотрения руководителем;

ü направляемые непосредственно в структурные подразделения;

ü направляемые непосредственно ответственным исполнителям.

Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов.

На документах, передаваемых в структурное подразделение, в правом верхнем углу первого листа проставляется условное обозначение структурного подразделения. Для отличия от других пометок эта запись обводится кружком.

Регистрация входящих документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрация проводится с помощью журнала или ПК. После регистрации документы передаются для рассмотрения и принятия решения руководителю фирмы.

Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя: он должен определить исполнителя, дать указания, установить сроки.

Указания руководителя должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе.

Резолюция документа – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом, и содержащий принятое им решение.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения.

Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям.

Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание), на нем проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело.

Этапы обработки отправляемых (исходящих) документов

Отправляемые из фирмы документы называют исходящими.

Обработка исходящей документации состоит из следующих операций:

1) составление проекта документа исполнителем;

2) согласование проекта документа;

3) проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

4) подписание документа руководителем;

5) регистрация документа;

6) отправка документа адресату;

7) подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».

Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:

1) индекс документа, включающий номер дела;

2) дата документа;

3) адресат (корреспондент);

4) краткое содержание или заголовок;

5) отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

6) исполнитель;

7) примечание.

Номер фиксируется машинописным способом на обоих экземплярах. Оформление внутренних документов такое же, как и отправляемых.

Работа с внутренними документами

Внутренними называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходит за его пределы.

К внутренним документам относятся: приказы, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки, функционирующие в рамках предприятия.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими:

ü составление проекта документа исполнителем;

ü проверка правильности оформления проекта документа;

ü согласование проекта документа;

ü подписание документа руководителем;

ü регистрация документа.

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами такой же, как и с входящими:

ü передача документа исполнителю (копирование);

ü контроль исполнения документа;

ü исполнение документа;

ü проставление отметки об исполнении;

ü подшивка исполненного документа в дело.

Регистрация и контроль исполнения документов

Регистрация документа - это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или в памяти ПК.

Существует несколько форм регистрации документов:

1) централизованная;

2) децентрализованная;

3) смешанная.

При централизованной форме регистрации документов все регистрационные операции осуществляются в одном месте или одним работником.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

С учетом специфики предприятий может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.

Регистрация должна быть однократной, т.е. зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно при его перемещении внутри предприятия.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

1) входящие документы;

2) исходящие документы;

3) внутренние документы;

4) контракты коммерческие;

5) документы, имеющие гриф «КТ» («конфиденциально»).

В практической деятельности применяются регистрационные журналы (отдельно для регистрации входящих и исходящих документов).

Журналы включают следующие графы:

1) индекс (номер) документа;

2) дата документа;

3) автор документа (внешняя организация) - для входящих документов;

4) адресат (корреспондент) - для исходящих документов;

5) количество листов документа;

6) резолюция;

7) исполнитель;

8) подпись исполнителя;

9) срок исполнения;

10) отметка об исполнении;

11) номер дела.

Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля за исполнением.

Цель контроля - обеспечение своевременного исполнения наиболее важных и срочных документов, которые по поручению руководителя поставлены на контроль.

Содержание контроля исполнения:

ü занесение данных о документе, исполнителе и сроках исполнения в учетные формы;

ü установление промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителем;

ü извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе исполнения;

ü фиксация промежуточных результатов исполнения документов;

ü информирование руководства о результатах контроля;

ü снятие документа с контроля по указанию руководителя;

ü подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисциплине на оперативных совещаниях у руководства организации.

Контроль осуществляют руководители, заместители руководителя, специальные структурные подразделения, работники службы ДОУ, секретари-референты.

Сроки исполнения документов делятся на типовые и индивидуальные. Типовые сроки устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации. Дата исполнения указывается в резолюции или в тексте распорядительного документа.

Для ведения контроля в качестве учетных форм используются журналы регистрации, персональный компьютер, органайзер (планировщик).

Автоматизированный контроль исполнения документов предоставляет возможность для проведения контрольных операций. В заданном режиме ПК устанавливает промежуточные сроки исполнения и в назначенный день выводит на экран номера документов для проведения по ним контрольных операций. ПК сможет в случае необходимости передавать их на компьютер исполнителя. Контролер проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. Проводится анализ исполнения документов, задержки исполнения и принятие экстренных мер.

Исполненный документ снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем.

Систематизация документов и их хранение

Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена:

- для группировки исполненных документов в дела;

- учета и обеспечения сохранности дел;

- оперативного поиска документов в дела.

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки.

Номенклатура дел составляется секретарем-референтом, специалистом, ответственным за работу с документами, или архивистом предприятия.

Номенклатуры дел подразделяются:

ü на типовые;

ü примерные;

ü конкретная.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций (предприятий) (типовая номенклатура дел щкол). Она устанавливает единый состав дел с одинаковой нумерацией их и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих разную структуру организаций (предприятий). Примерная номенклатура носит рекомендательный характер.

Номенклатура дел конкретного предприятия составляется для отдельного предприятия и отражает его специфику. Это систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве одной организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году в соответствии с функциями и задачами, выполняемыми организациями в указанное время.

Номенклатура дел состоит из разделов. Наименование раздела зависит от того, какой принцип взят за основу построения номенклатуры дел.

Название разделов:

Ø индекс дела;

Ø заголовок дела;

Ø количество томов (частей);

Ø срок хранения дела с указанием статьи по перечню;

Ø примечание.

Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения, порядкового номера дела в пределах подразделения. Индекс дела обозначается арабскими цифрами (04-12, где 04 – обозначение структурного подразделения; 12 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре).

Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:

1) название вида дела (переписка, журнал, приказы);

2) название организации или структурного подразделения (протоколы заседания совета директоров);

3) краткое содержание документов дела;

4) дата (период), к которому относятся документы дела;

5) слово «копии», если дело сформировано из копий документов.

Количество томов или частей в одном деле не должно быть долее 250 листов, толщина дела не должна превышать 4 см.

Срок хранения дела зависят от их научной и практической ценности. Документы могут храниться:

§ постоянно;

§ долговременно (свыше 10 лет);

§ кратковременно (до 10 лет).

В графе «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, об ответственности за эти дела, о передаче дел в другое подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год.

Делом является совокупность документов (в отдельных случаях - документ), сформированных по какому-либо признаку и помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.

Формирование и оформление дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Делом называется совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел:

1) номинальный,

2) предметно-вопросный,

3) авторский,

4) корреспондентский,

5) географический,

6) хронологический.

Номинальный признак - основание - название разновидности документов (например, приказы, протоколы и т.п.).

Предметно-вопросный признак - основание - содержание документов (например, сводки, докладные записки по вопросу прогулов).

Авторский признак - группировка в дела документов одного автора.

Корреспондентский признак - в заголовке дела указывается корреспондент, с которым ведется переписка.

Географический признак позволяет объединить в одном деле документы нескольких корреспондентов, с которыми ведется переписка.

Хронологический признак - группировка в дела документов одного периода.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия или по классификационным признакам.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

1) в дело помещаются документы, работа по которым проведена;

2) документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

3) документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

4) документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

5) в дело включается один экземпляр документа;

6) документ должен быть правильно оформлен;

7) в дело формируются документы одного года;

8) документы внутри дела располагаются в хронологической или нумерационной последовательности.

На обложке дела указываются:

· наименование организации;

· структурное подразделение;

· номер папки по номенклатуре дел;

· заголовок дела;

· год заведения;

· срок хранения.

Хранение исполненных документов в организации – это хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение.

Дела хранятся:

- в шкафах, на стеллажах (обычные документы);

- в сейфах (с грифом).

Располагаются дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения.

Номенклатура дел размещается на внутренней стороне шкафа.

За сохранность документов несут ответственность руководители структурных подразделений, работники службы делопроизводства.

Экспертиза ценности документов. Порядок составления описей дел. Подготовка дел к сдаче в архив

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается экспертная комиссия (ЭК).

Важнейшим справочным пособием при работе по экспертизе ценности документов служат различные перечни документов. Перечни, утвержденные Главархивом СССР, Росархивом, являются также и нормативными документами при определении сроков хранения конкретных категорий дел и документов, т.е. указанные в них сроки хранения обязательны.

Главное назначение перечней состоит в обеспечении сохранности ценных документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, и их поступлении на государственное хранение.

Существуют два вида перечней документов:

- с указанием сроков хранения;

- подлежащих передаче на государственное хранение.

Перечни документов по срокам хранения делятся на две группы:

- перечни типовых документов, называемые обычно типовые перечни;

- ведомственные перечни.

В 1989 г. эти перечни были объединены в один - “Перечень типовых документов, образующихся в процессе управленческой деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения”. Этот Перечень включал две части: традиционную управленческую документацию, присущую всем управленческим аппаратам, и типовую научно-техническую документацию.

Для районных и сельских организаций были изданы другие типовые перечни: Примерный перечень типовых документальных материалов, хранящихся в районных, городских, поселковых и сельских учреждениях, предприятиях и организациях Союза ССР с указанием сроков хранения материалов; Перечень документальных материалов, образующихся в колхозах, с указанием срока хранения материалов.

Экспертная комиссия состоит из трех человек, назначаемых руководителем предприятия.

Для успешного проведения экспертизы ценности необходимо пользоваться критериями ценности документов. В Основных правилах работы ведомственных архивов критерии объединены в три группы:

Ø критерии происхождения (роль и место организации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ими функций; время и место образования документов);

Ø критерии содержания (значимость события, отраженного в документе, значение содержащейся в нем информации, ее повторение в других документах);

Ø критерии внешних особенностей (юридическая достоверность документа, т.е. наличие подписей, дат, печати; наличие резолюций и помет; особенности передачи текста; особенности материальной основы документа; особенности физического состояния документа).

Определение конкретных сроков хранения документов проводится по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утв. Росархивом 6 октября 2000г.

При использовании «Перечня...» необходимо учитывать, что все организации разделены в нем на две группы:

- к первой отнесены организации, в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, которые затем поступают в госархивы;

- во вторую входят предприятия и организации вспомогательного (обслуживающего) характера, в деятельности которых не создается документов постоянного срока хранения.

В зависимости от значимости документов в перечнях устанавливаются следующие сроки хранения: 1г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л., 75 л., постоянно.

Порядок составления описей дел. Подготовка дел к сдаче в архив

Архив предприятия создается для долговременного хранения документов.

Задачи архива:

1) прием, учет, хранение документов, законченных делопроизводством;

2) информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

3) организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

В результате работы ЭК документы подразделяются на три группы:

1) предназначенные для архивного хранения;

2) подлежащие уничтожению;

3) необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

Ø документы в деле необходимо разложить в хронологическом порядке;

Ø произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом;

Ø подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;

Ø переплести дело;

Ø дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы:

ü по личному составу предприятия;

ü по основной деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи:

ü опись № 1 (дел по основной деятельности);

ü опись № 1 л\с (дел по личному составу).

Опись - учетный документ, основной вид научно-справочного аппарата архива, обеспечивающий оперативный поиск документов.

В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу (например: «Переписка за 2003 - 2004 гг. – 3 дела»). Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем организации (предприятия).

Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства и архивистом. На всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел.

После передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.