Изучение подобранной литературы

Цель работы с научной информацией – установить, каковы существующие представления о предмете исследования. Начинать изучение нужно с энциклопедий и словарей. Затем следует изучить учебники и монографии, потом – журнальные статьи. Знакомиться с источниками следует в порядке, обратном хронологическому, то есть вначале следует изучить самые свежие публикации, затем – прошлогодние, потом – двухгодичной давности и т.д.

Изучение литературы следует проводить по следующим этапам:

- общее ознакомление с произведением в целом по оглавлению;

- изучение введения или предисловия;

- выборочный просмотр по первым предложениям абзацев и по приведенному иллюстративному материалу представляющих интерес глав;

- внимательное чтение этих глав;

- выписка представляющих интерес материалов;

- критическая оценка записанного, его редактирование и запись как фрагмента будущей работы. В последующем из таких фрагментов формируется конспект будущей работы, представляющий собой связное и сжатое изложение своими словами обработанного материала.

В результате изучения подобранной литературы целесообразно составить развернутый план работы. В развернутом плане выделяются подвопросы, развивающие проблемы, вынесенные в наименование разделов курсовой работы.

Развернутый план обеспечивает последовательность изложения материала, где каждый раздел, вопрос и подвопрос, вытекая из предыдущих, занимает свое место. В тех случаях, когда нет детально разработанного развернутого плана, неизбежна диспропорция составных частей работы, пробелы в изложении или, наоборот, наличие повторов.

В Приложении 6 предложен список рекомендуемой литературы по дисциплинам.

Написание работы

Всю работу (первый ее вариант) следует писать в максимально короткое время. Это объясняется тем, что, во-первых, написание работы в короткий промежуток времени позволит избежать противоречий и повторений; во-вторых, процесс возврата к тому, на чем автор остановился в прошлый раз, очень длителен и составляет по опыту от 5 до 30 минут; в-третьих, написание работы в течение длительного времени приводит к высокому эмоциональному напряжению, что способствует снижению работоспособности.

Разработка каждой составной части работы имеет свои особенности. Введение в курсовой работе должно быть по объему 1-2 страницы. Эта часть содержит обоснование актуальности темы исследования объект, предмет, цель, задачи исследования, методы исследования, степень изученности темы в источниках и литературе.

Во введении дается краткая информация о замысле исследования. При этом не нужно увлекаться ссылками на литературу и особенно цитатами.

Актуальность.

Справочно: Актуальность может быть определена как значимость, важность, приоритетность среди других тем и событий, злободневность.

Любая учебно-исследовательская работа начинается с обоснования актуальности. Необходимо также обосновать недостаточность ее разработанности в научных исследованиях, необходимость изучения проблемы в новых условиях.

Умение сформулировать тему исследования и впоследствии доказать ее актуальность является первым шагом к написанию курсовой работы.

Правильно сформулировать актуальность выбранной темы означает показать умение отделять главное от второстепенного, выяснять то, что уже известно и что пока неизвестно о предмете исследования.

Объект и предмет исследования. Объект всегда шире, чем его предмет. Если объект – это область деятельности, то предмет – это изучаемый процесс в рамках объекта исследования.

Определить объект исследования – значит определить тот процесс или явление, которое порождает проблему, обозначенную в актуальности темы. Определить предмет исследования – значит определить, что находится в границах объекта (это та точка зрения, тот аспект, с помощью которого познается объект исследования).

Приведем пример:

Тема: Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации.

Объект исследования - деятельность секретаря (ООО «Мир»).

Предмет исследования - организация и совершенствование секретарской деятельности ООО «Мир».

Именно на предмет исследования направлено основное внимание автора работы, именно предмет определяет тему работы. Для исследования предмета формулируются цель и задачи.

Цель исследования. От доказательства актуальности выбранной темы целесообразно перейти к формулировке цели работы, которая должна заключаться в решении проблемной ситуации.

Цель исследования – это мысленное предвосхищение (прогнозирование) результата, определение оптимальных путей решения задач в условиях выбора методов и приемов исследования в процессе подготовки работы.

Сформулировать цель – это определить предполагаемый конечный результат, который должен быть достигнут.

Задачи исследования. Задачи выпускной квалификационной работы (дипломной работы) определяются поставленной целью и представляют собой конкретные этапы (пути) решения проблемы исследования по достижению основной цели. Количество задач должно соответствовать количеству подразделов курсовой работы.

Сформулировать задачу – значит обозначить те основные моменты, которые предполагается проработать для достижения поставленной цели. Например, в области секретарского обслуживания задачи могут быть сформулированы следующим образом (все зависит от выбранной темы и поставленной цели):

- изучить теорию и методику организации секретарской деятельности;

- проанализировать историю организации секретарской деятельности;

- проанализировать профессиональные и личностные качества секретаря;

- изучить законодательную и нормативную базу деятельности секретаря ООО «Мир»;

- проанализировать основные задачи и направления работы секретаря ООО «Мир» по документному обслуживанию;

- рассмотреть функции секретаря ООО «Мир» по бездокуметному обслуживанию;

- исследовать современные информационные технологии в секретарской деятельности и их использование в работе ООО «Мир»;

- разработать рекомендации по совершенствованию (рационализации) деятельности секретаря.

Формулировки задач необходимо делать как можно более тщательно, поскольку описание их решения должно составить содержание разделов курсовой работы: проанализировать…, разработать…, обобщить…, выявить…, доказать…, внедрить…, показать…, выработать…, изыскать…, найти…, изучить…, определить…, описать…, установить…, выяснить…, дать рекомендации…, установить взаимосвязь… и т.п.. В последующем, при написании заключения целесообразно сделать выводы, отражающие достижение цели и задач работы.

Методы исследования. Методы исследования – это способ получения достоверных научных знаний, умений, практических навыков и данных в различных сферах жизнедеятельности. Такими способами являются:

§ изучение и анализ научной литературы, законодательных, нормативных правовых актов;

§ изучение и обобщение отечественной и зарубежной практики;

§ моделирование, сравнение, анализ, синтез, интервьюирование и т.д.

При описании метод исследования необходимо конкретизировать в каком конкретно случае вы применяете данный метод.

Степень изученности темы в источниках и литературе. В данном разделе введения необходимо осветить основные источники и литературу по изучаемой теме.

При описании литературы, проследите, как тема была изучена на разных хронологических этапах. В каких учебных, периодических изданиях рассмотрена данная тема. Какие исследователи внесли наибольший вклад в изучение темы. Отдельно опишите какие Интернет –ресурсы помогают раскрыть содержание темы.

Аналогичным требованиям должны соответствовать и содержащиеся в заключении выводы. На выполнение этих требований необходимо обратить особое внимание, поскольку довольно часто введение и заключение становятся «визитными карточками» работы.

В конце вводной части желательно раскрыть структуру работы, т.е. дать кратко перечень ее структурных элементов и обосновать последовательность их расположения.

При работе над введением нужно быть готовым к тому, что текст этой составной части будет переработан два-три раза и от первоначальных формулировок может мало что остаться. Это связано с важностью данной части работы, а также с тем, что процесс написания носит творческий характер, а на первоначальном этапе все же не до конца представляется будущая работа.

В ходе написания отдельных разделов и подразделов используется подготовленный на этапе подбора литературы развернутый план с тем, чтобы каждый вопрос был освещен по определенной схеме, не допускающей повторов, отрывочных логически не связанных между собой положений.

Содержание основной части должно точно соответствовать теме работы и полностью ее раскрывать. Основная часть может содержать характеристику объекта исследования (учреждения, организации, ее структурного подразделения); описание проблемы (например, документационное обеспечение управления в определенной организации и при определенных условиях или основные учетные документы архива конкретной организации, их анализ и т.п.); анализ организационных или технологических особенностей документирования (или работы с документами); историю развития вопроса или проблемы. Количество разделов определяется из задач курсовой работы и собранного материала.

В конце каждого раздела следует формулировать выводы по существу изложенного вопроса. В качестве аргументов, обосновывающих выводы, используются ссылки на труды зарубежных и отечественных документоведов, нормативные документы, логические рассуждения. Обычно выводы начинаются оборотом «таким образом,…», затем формулируется содержание самих выводов.

В качестве выводов следует формулировать полученные конечные результаты; вывод нельзя подменять декларацией о результатах проделанной работы («рассмотрено», «проанализировано», «изучено» и т.п.); при формулировании выводов целесообразно приводить те положения, которые важны для изложения последующего материала; выводы должны в сжатом виде содержать проделанные в ходе написания раздела рассуждения.

В заключении обычно приводятся общие выводы по теме работы, характеризуется степень ее раскрытия, определяется, достигнута ли цель и задачи работы. Заключение должно быть по объему 1-2 страницы.

В ходе написания работы следует обратить внимание на язык изложения материала, особенно на лексику и фразеологию, морфологию, синтаксис, орфографию и пунктуацию. Лексика и фразеология разнообразны и определяются избранной темой исследования. При изложении обязательных требований в тексте должны применяться слова и словосочетания: «должен», «следует», «необходимо», «требуется, чтобы», «разрешается только», «не допускается», «запрещается», «не следует». При изложении других положений следует применять – «могут быть», «как правило», «при необходимости», «может быть», «в случае» и т.д.

Правильность использования частей речи определяется морфологией. Для описания действий следует использовать глаголы. В основном употребляется изъявительное наклонение глагола (например, «рассмотрим»), редко – сослагательное наклонение (например, «рассмотрели бы») и почти совсем не употребляется повелительное наклонение (например, «рассмотрите»). Для выражения логических связей между частями высказывания следует использовать указательные местоимения «этот», «тот», «такой» (например: «Эти данные служат основанием для вывода…»). Местоимения «что-то», «кое-что», «что-нибудь» в силу неопределенности их значения в тексте работ не используются.

При написании работы может возникнуть необходимость высказывания автором своего личного мнения по какой-либо проблеме. В курсовой работе рекомендуется использовать неопределенно личные предложения и предложения со страдательным залогом (например: «В основной части приводится аргументация фактов, а затем дается обобщение…(научное описание)…»; «В статье затронуты такие вопросы, как…»).

Синтаксис имеет свои особенности. Нужно стремиться строить краткие предложения, выражать свои мысли в доступной форме, использовать грамматические конструкции, предполагающие точное следование нормам связи слов в предложении.

Важнейшим средством выражения логических связей являются специальные синтаксические средства, указывающие: последовательность развития мысли («вначале», «прежде всего», «затем», «во-первых», «во-вторых», «значит», «итак» и др.); противоречивые отношения («однако», «между тем», «в то время как», «тем не менее» и др.); причинно- следственные отношения («следовательно», «поэтому», «благодаря этому», «вследствие этого», «кроме того», «к тому же» и др.); переход от одной мысли к другой («прежде чем перейти к…», «обратимся к…», «рассмотрим», «остановимся на..», «необходимо рассмотреть» и др.); итог, вывод («итак», «таким образом», «значит», «в заключение отметим», «все высказанное позволяет сделать вывод..», «подведя итог, следует сказать…» и др.).

В качестве средств связи слов могут использоваться местоимения, прилагательные и причастия («данные», «названные», «указанные» и др.). Например: «В статье автор ставит следующие проблемы … Названные проблемы…».

В работе следует использовать сложноподчиненные, а не сложносочиненные предложения. При этом следует использовать составные подчиненные союзы: «благодаря тому, что», «между тем, как», «так как», «вместо того, чтобы», «ввиду того, что», ««оттого, что», «вследствие того, что», «после того, как», «в то время как» и др.; употреблять производственные отыменные предлоги «в течение», «в соответствие с», «в результате», «в отличие от», «наряду с», «в связи с» и др.

Объективность изложения – основная черта работы, которая вытекает из стремления установить научную истину. Отсюда возникает необходимость использования в тексте вводных слов и словосочетаний, указывающих на степень достоверности сообщения. Благодаря этим словам тот или иной факт можно представить: как вполне достоверный («конечно», «разумеется», «действительно»), как предполагаемый(«видимо», «надо полагать»), как возможный («возможно», «вероятно»).

Обязательным условием объективности изложения материала является указание на то, каков источник сообщения, кем высказана та или иная мысль, кому конкретно принадлежит то или иное выражение. В тексте это следует реализовывать посредством использования специальных вводных слов и словосочетаний («по сообщению», «по сведениям», «по мнению», «по данным» и др.).

Смысловая точность – умение передавать информацию при помощи слов. Неправильно выбранное слово может существенно исказить смысл написанного, дать возможность двоякого толкования той или иной фразы. Особенно затрудняет восприятие информации злоупотребление иностранными словами, которые дублируют русские слова и, тем самым, неоправданно усложняют текст. Например, слово «детерминировать» можно заменить «определять», слово «эмитировать» - «выпускать» и т.д.

Краткость позволяет избежать ненужных повторов, излишней детализации и словесного мусора. Поэтому слова и словосочетания, не несущие никакой смысловой нагрузки, должны быть полностью исключены из текста работы. Например: «Для оформления документов на предприятии используются имеющиеся персональные компьютеры» (если компьютеров нет, то и использовать их нельзя). Иногда употребляются в работе слова, ненужные по смыслу «интервал перерыва», «информационное сообщение», «в августе месяце», «семь штук компьютеров».

Для устранения орфографических, пунктуационных, логических и фактических ошибок в документах последовательно проводят несколько прочтений текста:

1-е чтение – проверка внешнего оформления;

2-е чтение - проверка фактического материала, цитат, ссылок, библиографических данных;

3-е чтение – проверка орфографии, пунктуации и стиля композиции.

При правке текста пользуются словарями и справочниками.

Назовем наиболее значимые:

Орфографический словарь – любые издания.

Орфоэпический словарь – любые издания.

Словарь иностранных слов – любые издания.

Ожегов С.И. Толковый словарь русского языка – любые издания.

Розенталь Д.Э. Справочник по правописанию и литературной правке – любые издания.

Словарь трудностей русского языка – любые издания.

Словарь сокращений русского языка. -М.:, 1983.

После текста заключения работа подписывается автором с указанием инициалов и фамилии, а также даты и представляется руководителю для проверки.