Практическая работа № 8: Создание отчетов

Ход работы:

1) Открыть базу данных Отдел_кадров_Фамилия.mdb.

2) Создать простой отчет в режиме Мастера. В отчете должны быть представлены:

q список сотрудников предприятия с полями: Идент код, Фамилия, Имя, Отчество, Телефон;

q сгруппировать данные по первой букве фамилии.

Указания:

1. В качестве источника данных укажите таблицу Сотрудник и выберите из нее необходимые поля.

2. Задайте группировку данных по фамилии, причем по первой букве (кнопка Группировка).

3. Задайте расположение фамилий, начинающихся на одну букву, по алфавиту.

4. Установите макет отчета – блок.

5. Установите стиль – полужирный.

6. Имя отчета – Сотрудник.

7. Просмотрите отчет.

3) Создать отчет «Стаж», содержащий:

q Фамилию, Имя, Отчество, Должность, Стаж работы каждого сотрудника;

q группировку по должностям в алфавитном порядке, внутри каждой должности – по фамилиям в алфавитном порядке;

q средний стаж работы сотрудников по каждой должности.

Указание: для подсчета среднего стажа используйте кнопку Итоги в окне, где устанавливается сортировка по фамилиям.

4) Создать отчет «Анкетные данные» в режиме Конструктора.

Указания:

1. Нажмите кнопку Создать, в диалоговом окне выберите Конструктор, источник данных – таблицу Сотрудник.

2. Установите параметры страницы, на которую будет выводиться отчет:

Меню Файл ® Параметры страницы

Страница А4, книжная, поля по 20 мм, столбцов – 1, ширина – 18 см, высота – 3 см. ОК.

Переместите правую границу отчета до 18 см по верхней линейке.

3. Добавьте в бланк отчета заголовок и примечание:

Меню Вид ® Заголовок/примечание отчета

4. Удерживая клавишу Ctrl, щелчком левой клавишей мыши выделите среди полей таблицы Сотрудник следующие: Фамилия, Имя, Отчество, Пол, Дата рождения, Место рождения, Семейное положение. Перетащите выбранные поля в Область данных отчета. Они расположатся в нем друг под другом.

5. Выделите, удерживая клавишу Shift, щелчком левой клавишей мыши заголовки полей (они слева). Через меню Правка вырежьте их из Области данных и вставьте в Верхний колонтитул.

6. Расположите заголовки в ряд, слева направо, в верхней области Верхнего колонтитула, подкорректировав их ширину по содержимому столбцов. Подтяните вверх нижнюю границ колонтитула так, чтобы не оставалось пустого места. Сделайте то же самое для Области данных, следя, чтобы ширина столбцов и их заголовков совпадала, и тоже не оставалось пустого места. Щелкните по кнопке Предварительный просмотр, просмотрите результат своих действий. Он должен быть примерно таким:

Фамилия	Имя	Отчество	Пол	Дата рожд	Место рожд	Сем полож
Старченко	Светлана	Борисовна	ж	22.04.43	г.Казань	замужем
Архипов	Сергей	Иванович	м	23.03.49	г.Харьков	женат

и т.д. все сотрудники.

7. Щелкните по значку Сортировка и группировка (или меню Вид ® Сортировка и группировка). В качестве Поля/выражения выберите Фамилия, Порядок сортировки – по возрастанию, в свойствах группы установите «Да» для заголовка группы и примечания группы. Перед Областью данных появится поле Заголовок группы «Фамилия», а после области данных – поле Примечание группы «Фамилия». В строке Группировка установите – по первым символам (знакам). В строке Интервал – 1 (т.к. сортировка будет по первой букве фамилии). В строке Не разрывать – полную группу (вся группа).

8. В поле Заголовок группы «Фамилия» перетащите из таблицы Сотрудник поле Фамилия. Вместо заголовка поля наберите: «Группа фамилий, начинающихся на букву», подкорректируйте ширину поля, чтобы запись поместилась. Само поле Фамилия уменьшите так, чтобы была видна только первая буква слова «Фамилия». Подтяните нижнюю границу поля, чтобы не осталось пустого места. Просмотрите результат. Если нужно, исправьте:

Фамилия	Имя	Отчество	Пол	Дата рожд	Место рожд	Сем полож
Группа фамилий, начинающихся на букву А
Архипов	Сергей	Иванович	м	23.03.49	г.Харьков	женат

и т.д.

9. Щелкнув по кнопке Панель элементов, вызвать панель с элементами графики, выбрать линию и подчеркнуть ею фразу «Группа фамилий, начинающихся на букву» и ту букву, которая идет после нее.

10. На панели элементов щелкнуть значок «ab½», который создает поле с подписью. Теперь щелкните левой кнопкой мыши в поле Примечание группы «Фамилия». Там появится поле с заголовком. Вместо заголовка наберите: «Количество в группе». В правую часть поля введите формулу: =Count([Фамилия]). Просмотрите результат, подкорректируйте, если нужно.

11. Вставьте в поле Заголовок отчета подходящий по теме рисунок:

Меню Вставка ® Рисунок

12. В правый верхний угол поля Заголовок отчета вставьте поле с подписью (значок «ab½»). Заголовок подписи: «СПИСОК СОТРУДНИКОВ ПРЕДПРИЯТИЯ». В правой части поля формула: =Date(). Просмотрите результат, исправьте, если нужно, положения полей.

13. В нижний колонтитул с помощью Меню Вставка вставьте номер страницы справа, в формате «страница N», без указания № на первой странице.

14. Сохраните отчет. Просмотрите его.