Тема 6. Управление списками

Теоретические сведения

На оглавление

Создание списка

Списком называют таблицу на рабочем листе, строки которой содержат связанные данные. Строки списка называются записями, а столбцы — полями. Первая строка списка содержит названия столбцов, которые являются именами полей базы данных. Для создания списка нужно:

1. Ввести в первую строку имена полей. Отформатировать ее так, чтобы она отличалась от остальных строк.

2. Ввести формулы для первой записи списка, если они имеются.

3. Сделать текущей любую ячейку в строке имен полей и выполнить команду Данные—Форма. На экране появится диалог с полями, соответствующими созданным полям списка.

4. Заполнить поля данными. Для перехода по полям записи используется клавиша Tab или Shift+Tab. Для добавления и перехода по записям используются кнопки Добавить, Назад, Далее в диалоге Форма.

С помощью кнопки Критерии в диалоге Форма можно задавать условия и затем просматривать записи, удовлетворяющие этим условиям, кнопками Назад и Далее.

Записи списка можно упорядочивать по одному или нескольким полям, что достигается с помощью сортировки. Для этого нужно указать любую ячейку списка, выполнить команду Данные—Сортировка и заполнить диалог (рис. 6.6-а).

Фильтрация списка

В Excel имеется три способа отображения записей списка, удовлетворяющих заданным условиям: автофильтр, пользовательский автофильтр, расширенный фильтр.

После выполнения команды Данные—Фильтр—Автофильтр в строке имен полей появляются кнопки раскрывающихся списков, содержащих команды (Все), (Первые 10…) и (Условие…), а также перечень всех имеющихся значений поля.

Для отображения необходимого количества наибольших или наименьших значений в списке используется команда (Первые 10…).

Используя команду (Условие…), можно открыть диалог Пользовательский автофильтр, в котором допускается задание двух условий по выбранному полю. Условия должны выполняться одновременно (связь по И), либо достаточно выполнения одного из заданных условий (связь по ИЛИ) для отображения записей.

Команда (Все) в автофильтре или команда Данные—Фильтр—Отобразить все снимают все заданные условия фильтрации и отображают все записи списка.

Расширенный фильтр используется для задания сложных условий фильтрации. Чтобы его применить нужно сначала создать диапазон критериев. Первая строка этого диапазона должна содержать имена полей по которым будут задаваться условия, в следующих строках вводятся условия. Между критериями в одной строке идет связь по И, между строками критериев — по ИЛИ.

После создания диапазона условий указывается ячейка списка и выполняется команда Данные—Фильтр—Расширенный фильтр (рис. 6.4). В этом диалоге Исходный диапазон — это диапазон списка. В строке Диапазон условий нужно указать ссылку на созданный диапазон критериев. С помощью опций список можно фильтровать на месте или скопировать результат в другое место, указав при этом диапазон из одной строки и стольких столбцов, сколько полей в списке. Начиная с этой строки будет выведен отфильтрованный список.

В расширенном фильтре для задания условий можно также использовать символы шаблонов (* — заменяет любое количество символов;? — заменяет один символ) и формулы. Используемая в условии формула должна ссылаться на ячейку первой записи списка в поле, для которого задается условие. В диапазоне критериев с использованием формулы ячейку первой строки, в которой должно быть имя поля, нужно оставить пустой.