Виды писем по целям и характеру

• 􀂃 письма – извещения,
• письма – напоминания,
• письма – приглашения,
• письма – просьбы,
• письма – предложения,
• письмо - запрещение
• письма – подтверждения;
• письма – соглашения,
• письма – отказы,
• информационно – разъяснительные письма,
• письма - циркуляры
• письма – разрешения,
• сопроводительные письма,
• гарантийные письма.

Образцы написания отдельных видов писем помещены в приложении в конце настоящего раздела.

Требования, предъявляемые к деловой корреспонденции

1) Излагать содержание делового письма следует точно и лаконично. В тексте предпочтительны простые распространенные предложения.

2) Одно из главных требований к письму – оно должно быть не длинным!

3) Письмо должно отражать индивидуальность автора, отдела или компании, где он работает. Из письма должно быть ясно, что это за компания, чем она занимается, прочно ли стоит на ногах т.д.

4) Доказательства, соображения подкрепляются лишь самыми важными аргументами, фактами или цифрами (цифры, перечни, списки и т.д. даются в

приложении).

5) Текст делового письма следует делить на абзацы. Каждый абзац должен содержать законченную мысль и начинаться с новой строки. Нормальным считается, если абзац содержит 2-3 предложения.

6) Тон письма должен быть уважительным и «корректным», даже если назревает конфликтная ситуация.

7) Суть просьбы, предложение условий для сотрудничества и т.д. нужно излагать в доступной форме и логической последовательности.

8) Деловое письмо обычно носит четко поделённый характер и посвящается одному вопросу, содержание которого следует целиком подчинить его решению:

- заключение сделки,

- изложение делового предложения,

- передача информации и т.д.

9) Важнейшее требование к содержанию письма - честность и правдивость.

10) Задержка с ответом, бессознательно допущенная ошибка, неточность должны повлечь за собой извинительные просьбы.