Стилі сучасної української літературної мови. Офіційно-діловий стиль

Літературна мова поділяється на функціональні стилі.

Cтиль мовлення – це різновид літературної мови, що обслуговує певну сферу суспільної діяльності мовців і відповідно до цього має свої особливості добору й використання мовних засобів (лексики, фразеології, граматики, фонетики).

В основу класифікації стилів мови покладено різні принципи, що призвело до виділення різної кількості функціональних стилів. В українській мові найпоширенішою класифікацією є та, згідно з якою виділяють п’ять стилів: офіційно-діловий (функція повідомлення), науковий (функція повідомлення), публіцистичний і художній (функція впливу), розмовний (розмовно-побутовий, стиль побутового мовлення) (функція спілкування). Останнім часом почали виділяти, як цілком самостійні, ще два стилі – епістолярний та конфесійний.

Офіційно-діловий стиль – це стиль, який задовольняє потреби суспільства в документальному оформленні різних актів державного, суспільного, політичного, економічного життя, ділових стосунків між державами, організаціями, а також між членами суспільства в офіційній сфері їх спілкування.

У діловому стилі можна визначити такі найважливіші лексичні, морфологічні та синтаксичні риси:

1. Офіційно-діловий стиль ґрунтується на логічній основі (використання засобів образності, як і виявлення особистих почуттів, для нього нетипове). Найважливішим тут є послідовність і точність викладу фактів, об’єктивність оцінок. Основний тон ділового мовлення – нейтральний, хоча деколи він може бути і підкреслено офіційним і урочисто піднесеним.

2. Для лексики ділового стилю характерне широке, тематично зумовлене використання: а) професійної термінології (юридичної, дипломатичної, спортивної, бухгалтерської та ін.); б) складноскорочених слів, абревіатур (СБУ, ЗНУ, НБУ, профспілка).

3. Ділові тексти відрізняються наявністю слів і виразів, що поза діловою мовою, як правило, не вживаються, наприклад: вищевказаний, недовиконання і т.д.

Професійна мова відзначається стилістичною однорідністю, стандартизованістю. Стандартизованість проявляється у: а) широкому використанні сталих зворотів (з метою, у зв’язку з, відповідно до та ін.); б) постійному використанні тих самих слів, форм, зворотів – як результат прагнення до однотипності.

Суворі вимоги до лексики офіційно-ділового стилю призводять до: а) відсутності діалектизмів, жаргонізмів, просторічної лексики; б) мінімального використання вигуків, часток, емоційно-забарвленої лексики; в) використання стійких словосполучень нефразеологічного характеру, наприклад: касаційна скарга, акт громадянського стану; г)синонімія зводиться до мінімуму й не викликає двозначності сприймання.

4. Офіційно-діловий стиль відзначається великою частотністю вживання: а)віддієслівних іменників та відіменних прийменників (недовиконання, дотримання, підрахунок, заповнення, відповідно до, з метою, за рахунок та ін.); б) безособових дієслів (взято, прийнято, підписано, укладено); в) назв осіб за їх функцією (позивач, відповідач, виконавець, свідок, покупець) та ін.

5. Синтаксис ділового стилю характеризується використанням: а) прямого порядку слів в реченні як переважаючого принципу його конструювання; б) стійких словосполучень, що використовуються для зв’язку частин складного речення (таким чином, що…; з тією умовою, що…; на випадок, якщо…); в) складних речень, що відображають логічне підпорядкування одних фактів іншим; г) простих поширених речень (кілька підметів при одному присудкові, кілька присудків при одному підметі, кілька додатків при одному з головних членів речення тощо). Прості речення характерні для деяких документів (заява, автобіографія тощо).

Для чіткої організації текст ділиться на параграфи, пункти, підпункти.

Офіційно-діловий стиль має такі функціональні підстилі: законодавчий, дипломатичний, адміністративно-канцелярський.

◊ Законодавчий – використовується у законодавчій сфері, регламентує та обслуговує офіційно-ділові стосунки між приватними особами, між державою і приватними та службовими особами. Реалізується у Конституції, законах, указах, статутах, постановах, кодексах тощо.

У законодавчому підстилі можна виділити такі найважливіші лексичні, морфологічні та синтаксичні риси.

Для мови права характерне вживання юридичної термінології в законах, статутах (апеляція, прокурор, декларація, клопотання, Конституційний Суд, законодавча ініціатива), залежно від тематичного змісту документа.

У законодавчому підстилі вживаються запозичення. Тексти законів характеризуються повною відсутністю розмовних і просторічних слів, а також діалектизмів. Для мови законів характерним є використання архаїзмів, що вживаються в номінативному значенні, наприклад: глава держави, декрет.

У текстах законів часто вживаються абревіатури (назви держав, закладів, організацій – ПДВ, СНД, ПНР) і складноскорочені слова (Нацбанк).

У правових текстах не вживаються особові займенники (я, він, вона) і особові форми дієслова (виняток – усне судове мовлення). Не використовуються іменники, прикметники з суфіксами суб’єктивної оцінки (виняток – усна судова мова, наприклад, виступи адвокатів, прокурорів, суддів).

Спосіб викладу в законодавчому підстилі – директивний.

◊ Дипломатичний – використовується у сфері міждержавних офіційно-ділових стосунків у галузі політики, економіки, культури. Регламентує офіційно-ділові стосунки міжнародних організацій, структур, окремих громадян. Реалізується у конвенціях (міжнародних угодах), комюніке (повідомленнях), нотах (зверненнях), протоколах, меморандумах, договорах, заявах, ультиматумах.

Для лексики дипломатії характерне вживання міжнародної дипломатичної термінології і термінології міжнародного права в основному латинського і французького походження, наприклад: консул, конвенція; аташе, демарш, комюніке. Характерним є використання стійких словосполучень нефразеологічного характеру: принцип мирного співіснування, міжнародна напруга, політика сприяння, міжнародний контроль.

У дипломатичних документах абревіатури і складноскорочені слова вживаються помірно: МЗС, ООН, Мін’юст, полпред (архаїзм).

Мові дипломатії властива емоційно-експресивна забарвленість. Це зближує дипломатичний підстиль з публіцистикою.

Спосіб викладу в дипломатичних документах найчастіше – розповідний, можливі описи, роздуми. Директивний спосіб викладу властивий міжнародним документам лише в екстрених ситуаціях – розірвання дипломатичних відносин, ультиматум, нота.

Велику роль в дипломатичних документах відіграє графіка (наприклад, написання деяких слів з великої літери – Високі Сторони, Високий Гість).

◊ Адміністративно-канцелярський – використовується у професійно-виробничій сфері, правових взаєминах і діловодстві. Адміністративно-канцелярський підстиль має дві функції: інформаційно-змістова (оголошення), і організаційно-регулююча (розпорядження, наказ).

Для адміністративно-канцелярського підстилю характерне широке використання канцеляризмів (у справі, з метою), серед яких зустрічаються й архаїзми (глава держави). Такого роду канцеляризми складають специфіку адміністративно-канцелярського підстилю.

Адміністративно-канцелярська лексика характеризується меншою кількістю термінів, ніж юридична і законодавча, що пояснюється призначенням цього підстилю.

Іншомовна лексика рідко вживається в цьому підстилі, виняток – це слова-інтернаціоналізми (аванс, кредит, телефон, банк та ін.).

Лексиці адміністративно-канцелярського підстилю властива однозначність. На відміну від законодавчого підстилю, тут мало антонімів (не потрібне позначення полярних понять). Широко використовуються абревіатури і складноскорочені слова (назви закладів, установ, марок машин): МАЗ, КамАЗ, ЗАЗ, ЗНУ.

У канцелярських документах вживаються особові форми дієслова й особові займенники (автобіографія, наказ).

Як і законодавчий, канцелярський підстиль нейтральний з точки зору емоційно-експресивного забарвлення – тому тут мало вигуків, модальних слів, іменників, прикметників із суфіксами суб’єктивної оцінки (за винятком, наприклад, привітань, наказів (приурочених до свят), почесних грамот та ін.).

Спосіб викладу в канцелярських текстах в основному описовий (у звіті, акті, характеристиці) і розповідний (наприклад, в автобіографії); менш поширене міркування (вживається, головним чином, у службовому листі, де потрібно що-небудь обґрунтувати, довести). У канцелярських документах розповідь, опис і міркування дуже часто поєднуються між собою. Директивний стиль викладу в цих документах зустрічається рідко (в основному у наказах, розпорядженнях).

Деякі дослідники, окрім названих, виділяють і юридичний підстиль. Він використовується в юриспруденції (судочинство, дізнання, розслідування). Цей підстиль обслуговує й регламентує правові та конфліктні відносини: між державою та підприємствами й організаціями всіх форм власності; між підприємствами, організаціями та установами; між державою та приватними особами; між підприємствами, організаціями й

установами всіх форм власності та приватними особами; між приватними особами.

Реалізується в актах, позовних заявах, протоколах, постановах, повідомленнях та ін.

Основна відмінність між цими двома підстилями лише у формах реалізації. Якщо юридичний реалізується в актах, позовних заявах, протоколах, запитах, повідомленнях та ін., то адміністративно-канцелярський – у договорах, контрактах, автобіографіях, розписках, дорученнях та ін.

Поняття про документ

Основним видом ділового мовлення є документ, який на сьогодні став об’єктом вивчення багатьох наукових дисциплін. Це стало причиною виникнення різних значень поняття «документ».

Словники констатують значення терміна «документ» майже однаково, але, зазначимо, що не кожен матеріальний об’єкт, у якому міститься та чи інша інформація може бути документом. Отже, документ – це закріплена на папері чи спеціальному матеріалі інформація про факти, події, явища дійсності, діяльність людини за визначеним стандартом чи відповідною формою з дотриманням всіх норм чинного законодавства. Тільки у такому випадку закріплена інформація набуває статусу документа.

Діяльність зі створення документів та організація роботи з ними у процесі управлінських дій називається діловодством (справочинством).

Найголовніші функції документа:

1. Управлінська – документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим), які спеціально створюються для реалізації завдань управління.

2. Правова – документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві; ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ).

3. Історична – коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження.

4. Ідентифікаційна функція – дає право ідентифікації особи серед інших осіб.

Будь-який документ – це, насамперед, носій інформації, і це найважливіша його властивість.

Кожен документ має конкретну схему побудови, виконує тільки йому властиву функцію. Однак, усі документи повинні відповідати таким конкретним вимогам:

1. Документ повинен видаватись уповноваженим органом або особою відповідно до їхньої компетенції.

2. Документ не повинен суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам керівних органів.

3. Документ повинен бути достовірним, базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки.

4. Документ повинен відповідати своєму призначенню й укладатися за встановленою формою.

5. Документ має бути бездоганно відредагований і оформлений.

Усе назване робить документ зручним в обробці, дає можливість швидше і продуктивніше використовувати інформацію з найменшими затратами часу.

Критерії класифікації документів

Класифікація документів – це розподіл усіх документів за певними ознаками на справи. Практичне діловодство користується такими ознаками групування документів у справи:

1. За найменуванням (назвою) розрізняють: заява, автобіографія, довідка, скарга і т.д. Однак, не завжди доцільно виділяти документи за цією ознакою, оскільки є документи з однаковою назвою, але різні за змістом.

2. За змістом і призначенням: організаційні (інструкція, положення, статут, правила), розпорядчі (вказівка, наказ, постанова, розпорядження), інформаційні (анотація, відгук, рецензія, довідка, звіт, протокол, оголошення), кадрові або щодо особового складу (автобіографія, заява, скарга, характеристика), обліково-фінансові (акт, доручення, розписка, список), господарсько-договірні документи (договір, трудова угода).

3. За походженням документи поділяються на службові (офіційні) й особисті (приватні). Службові створюються організацією чи службовою особою; особисті – засвідчують особу або її права, обов’язки, службовий або соціальний стан (скарга, посвідчення, трудова книжка, оголошення).

4. За напрямом документи поділяються на вхідні (що надійшли для розгляду й виконання) і вихідні (що надсилаються в інші установи, організації).

5. За способом виготовлення документи бувають типові, трафаретні й індивідуальні. Типові – це документи, які мають однакову форму і заповнюються у певній послідовності й за суворо обов’язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Трафаретні – частина тексту надрукована на бланку, інша частина заповнюється у процесі складання документа. Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій. Їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви, доповідні записки).

6. За терміном (строком) виконання: звичайні (безстрокові) – документи, термін розгляду яких визначено чинним законодавством, адміністрацією; термінові – виконуються терміново або у строк, спеціально визначений законом, керівником; до них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма); дуже термінові – документи, які мають позначення «дуже терміново».

7. За ступенем гласності документи поділяються на звичайні (несекретні), для службового користування (ДСК), секретні (таємні), цілком секретні (цілком таємні). Секретні документи мають позначку «Секретно» або ДСК. Розголошення змісту таких документів або їх втрата призводять до кримінальної відповідальності.

8. За стадіями створення розрізняють оригінали, копії (витяг (виписка), відпуск, дублікат). Оригінал – це основний вид документа, перший, належним чином оформлений примірник документа. Копія – це точне відтворення оригіналу. Копія й оригінал мають однакову юридичну силу. Обов’язкова помітка «Копія» (праворуч). Різновиди копій: відпуск – повна копія відправленого оригіналу; витяг – копія, що відтворює частину документа; дублікат – другий примірник документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу. Обов’язкова помітка «Дублікат». Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.

9. За ступенем складності документи поділяються на прості (викладено одне питання) і складні (два і більше питань).

10. За терміном (строком) зберігання документи бувають постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років) зберігання.

11. За структурними ознаками (за формою): стандартні (документи, у яких може бути передбачено не лише формуляр, а навіть слова, словосполучення й речення, за винятком цілком конкретних відомостей) і нестандартні (документи, у яких можна заздалегідь передбачити й сформулювати окремі найзагальніші відомості, а спосіб викладу залежить від конкретного змісту, ситуації та обставин ділового спілкування).

12. За способом фіксації: письмові, графічні (малюнки, схеми, плани), фото-, кіно-, фонодокументи.

13. За місцем виготовлення (укладання) і появи: внутрішні – створюються всередині організації, підприємства і тут же функціонують; зовнішні – що надійшли від інших установ чи надіслані в інші установи, організації.

14. За технікою відтворення документи можуть бути рукописні та відтворені механічним способом.

15. За юридичною силою: справжні (документи, видані в установленому законом порядку; розрізняють: дійсні – що мають на даний момент юридичну силу і недійсні – що з якихось причин втратили її, наприклад, через закінчення строку договору) і підроблені (у зміст документа вносять неправдиві відомості, роблять виправлення тощо).