Організаційні заходи ТЕО

В експедиторській діяльності можна умовно виділити три основні напрямки співпраці з клієнтами:

- організаційний;

- аналітико-управлінський;

- комерційний.

Суттєва відмінність експедиторських компаній від транспортно-експедиторських полягає в тому, що:

- експедитор відстоює інтереси вантажоотримувачіві вантажовідправників перед транспортними організаціями;

- експедитор відстоює інтереси транспортної компанії перед її клієнтами і виступає в ролі агента перевізника.

Основні причини створення нового ТЕП:

1.Підприємство створюється працівниками, що звільнилися з інших ТЕП («метод гілкування»).

В умовах повної нематеріальності експедиторського бізнесу головну роль відіграють знання і професійні навики працівників компанії і клієнтські бази даних. Працівник йде зі своїми клієнтами. Орієнтація клієнтів на конкретного працівника, а не на компанію. Стратегія такої компанії в сфері пошуку клієнтів – використання «запозиченої» (уведенной) клієнтської бази.

2. Підприємство створюється для обслуговування крупної торгової або промислової компанії («кишеньковий експедитор»). Є можливість окрім обслуговування основного замовника послуг залучати інших клієнтів. Дана стратегія бізнесу є різновидом аутсорсингу.

3. ТЕП створюється як регіональний агент і представник вітчизняного або іноземного транспортного або транспортно-експедиторського холдингу (створення під достатньо відомим брендом юридично незалежної компанії).

Вище перелічені причини будуть грати основну роль в стратегії пошуку клієнтів і завоювання свого місця на ринку.

Рекомендації щодо організації власного ТЕ бізнесу:

- переконайтеся у наявності достатньої бази вантажів, що забезпечить компанії завантаження на етапі становлення;

- наявність професійної підготовки і спеціальних знань;

- наявність оборотного капіталу (передоплата для перевізників і можливість відстрочки платежу для клієнтів);

- здійснити раціональний розподіл обов’язків між співробітниками;

- контроль за найбільш досвідченими та амбіційними співробітниками, що можуть залишити компанію і організувати власний бізнес.

До основних функцій транспортно-експедиторських компаній належать:

1. Мінімізація транспортної складової в ціні товару за рахунок оптимального вибору: маршруту перевезення; виду/видів транспорту, що застосовується при перевезенні, страхових і транспортних компаній.

2. Організація збереження транспортування вантажів зі складу відправника на склад вантажоотримувача, при необхідності, з перевалкою вантажу з одного виду транспорту на інший, в терміни передбаченими умовами зовнішньоекономічного контракту.

3. Вирішення всіх питань, пов’язаних з документальним оформленням доставки вантажу вантажоотримувачу, в тому числі митних.

4. Організація проміжного зберігання вантажів клієнта по його заявках.

До основних відділів експедиторських компаній належать:

- відділ по роботі з клієнтами (відділ маркетингу та продажів);

- транспортний відділ (відділ морських, залізничних, повітряних і автомобільних перевезень);

- фінансовий відділ (бухгалтерія);

- логістичний відділ;

- відділ технічної експлуатації;

- ІТ – відділ.

Найбільш важливими функціями цих структурних підрозділів є:

• для відділу по роботі з клієнтами:

- збір інформації про потенційних клієнтах і їх потребах в транспортних послугах;

- спільна з транспортним відділом підготовка комерційних пропозицій клієнтам;

- підписання договорів з клієнтами;

- контроль за виконанням договорів;

- налагодження ділових стосунків з клієнтами.

- для транспортного відділу:

- розрахунок ставок і складання кон’юктурних листів по заявках Відділу по роботі з клієнтами;

- підписання договорів з перевізниками і іншими учасниками транспортного процесу;

- контроль за виконанням договорів, залученими до транспортного процесу підприємствами.

- підготовка рахунків клієнтам і проведення розрахунків із залученими підприємствами.

- для фінансового відділу:

- розрахунки з клієнтами і залученими компаніями;

- податкові та інші платежі;

- розрахунки і виплати заробітної плати;

- фінансовий аналіз ефективності роботи відділів компанії;

- контроль дебіторської заборгованості.

Якщо компанія розташована в безпосередній близькості від місць перевалки експедируваних нею вантажів, то до структурних підрозділів додається Відділ внутрішнього експедирування.

Основними функціями даного відділу є:

- організація завозу вантажу в порт чи на термінал;

- організація навантажувально-розвантажувальних робіт в порту чи на терміналі;

- оформлення документів, пов’язаних з митним оформленням вантажів і його перевантаженням з одного виду транспорту на інший.

- контроль за виконанням оперативного відвантаження з порту чи терміналу;

- передача оперативної інформації про виконані роботи;

- проведення розрахунків із залученими посередниками;

- підготовка рахунків клієнтам по факту проведених розрахунків з залученими посередниками.

Основна діяльність експедитора зводиться до двох складових:

- вибір оптимального варіанту доставки (перевізників і варіанту маршруту);

- калькуляція тарифу за виконані роботи та послуги.

До основних функцій міжнародного експедитора належать:

1. Мінімізація транспортної складової в ціні товару за рахунок оптимального вибору:

- маршруту перевезення;

- виду (видів) транспорту;

- страхових і транспортних компаній.

Пояснення: При виконанні вказаної функції експедитор може надавати наступні види послуг:

• розробка оптимальної схеми перевезення вантажів на умовах клієнта;
• розробка раціонального завантаження транспортного засобу, схем розміщення і кріплення вантажів;
• страхування вантажів;
• консультація з питань, пов’язаних з міжнародним і внутрішнім перевезенням вантажів (наприклад, інформування про види послуг, тарифи і режими роботи транспортних, страхових, митних і інших контролюючих організацій).