Функции пресс-секретаря (пресс-службы)

Функции определяются творческим подходом к своей работе. Можно ограничиться лишь контактами со СМИ по мере необходимости, а можно стать для всех СМИ постоянным источником информации о деятельности вашей организации.

Пресс-секретарю территориальной организации необходимо налаживать связи с первичными организациями, а также координировать их работу при проведении совместных мероприятий. Кроме того, взаимодействовать с пресс-секретарями других территориальных организаций при организации межрегиональных и общереспубликанских мероприятий. По утверждению эксперта по вопросам президентской системы правления Стивена Хесса, 50 процентов времени официального представителя по связям с прессой на федеральном уровне США обычно занимают ответы на вопросы журналистов; 25 процентов времени уходит на дела ведомства и на то, чтобы быть в курсе событий, ещё 25 процентов – на подготовку материалов и мероприятий.

И так, к ключевым функциям пресс-службы относятся:

Освещение мероприятий проводимых организацией в СМИ.

Постоянное информирование СМИ о деятельности организации: организационные изменения, участие в общественно значимых мероприятиях и проектах, сотрудничество организации с органами власти.

Организация совместно со СМИ общественных акций, подготовка программ на ТВ и радио.

Сотрудничество с изданиями (можно договориться о том, чтобы организации предоставляли отдельную полосу в газете).

Организация брифингов, пресс-конференций.

Формирование состава пресс-центра и организация его работы во время мероприятий.

Формирование круга «доверенных» журналистов, которые будут постоянно сотрудничать с вашей организацией.

Подготовка информационных материалов и имиджевых статей, пресс-релизов, справок и других материалов, касающихся деятельности организации.

Организация интервью руководителя организации или руководителей программ для СМИ (перед публикацией интервью в газете необходимо его считать и исправить обнаруженные ошибки).

Консультации с руководителем организации и аппаратом по вопросам отношений с прессой и потенциальной реакции СМИ на предложенные решения.

Контроль за подготовкой выступлений, или, по меньшей мере, пересмотр готовых речей и сообщений.

Отслеживание (мониторинг) всех материалов (статей и видеоматериалов, по радиопрограммам - название радиостанции, название программы, дата, время выхода и краткое содержание) вышедших в СМИ. Создание архива.

Анализ эффективности проведенного мероприятия и выработка рекомендаций на будущее.

Формирование базы данных СМИ и отслеживание изменений на рынке СМИ своего региона.

Организация транспортного обеспечения и размещения в гостинице приезжих журналистов.

Аккредитация журналистов.

Сотрудничество с организациями, осуществляющими защиту прав и интересов журналистов и СМИ в своем регионе.

Сотрудничество с пресс-службами, департаментами по связям с общественностью органов власти в регионе.

Сотрудничество с пресс-службами общественных организаций и проведение совместных акций.

Написание статей в газетах и журналы (по мере необходимости).

Выпуск собственного печатного издания. (Как правило, выходят небольшим тиражом, и распространяется среди членов организации).

Участие в создании фирменного стиля, собственной рекламной продукции (бланки, визитки, плакаты, сувенирные календари, буклеты, брошюры и т.д., и т.п.).

Подробнее здесь остановимся на функции подготовки и отработки оперативных поводов, призванных стать объектом выступлений средств массовой информации и общественности реализуются через подготовку и проведение пресс-конференций, брифингов, встреч с представителями СМИ, подготовку и распространение пресс-релизов и информационных сообщений, подготовку и обнародование целостных журналистских работ. Эффективное выполнение данной функции обеспечивает постоянное присутствие организации в общем информационном поле, повышает к нему интерес как источнику оперативных поводов.

Сложность реализации функции подготовки и отработки оперативных поводов, требует от работника пресс-службы специфических знаний и навыков. В первую очередь, эти знания и навыки касаются выполнения обязанностей «менеджера оперативных поводов». Не каждое событие может быть интересным для широкой аудитории. Таким образом, возникает реальная необходимость в ранжировании поводов по степени значимости и по аудитории средств массовой информации.

Помимо этого, как мы уже говорили выше, сама пресс-служба не является непосредственным ньюсмейкером. Она лишь сопровождает деятельность отдельных личностей или организации.

Перечисленные и охарактеризованные функции пресс-службы являются основой методологии анализа ее работы. Кроме того, именно их набор определяет арсенал инструментов, используемый ее сотрудниками в повседневной практике.

Следует отметить, что данный состав функций достаточно подвижен. Со временем он может изменяться. Некоторые функции могут исчезать или объединяться с другими, на их место могут приходить другие функциональные направления. Возможно и их делегирование другим службам или даже организациям.

Состав пресс-службы

Пресс-служба является структурным подразделением аппарата (например, областного комитета). Руководитель пресс-службы и (или) пресс-секретарь подчиняется непосредственно руководителю организации и взаимодействует со всеми структурными подразделениями организации.

Существует множество вариантов состава пресс-службы в зависимости от масштабов деятельности организации и организационной структуры. Но, как показывает опыт, во время текущей работы (когда нет крупных мероприятий) достаточно пресс-секретаря и его помощника. При проведении массовых мероприятий и акций необходимо сформировать пресс-центр, привлекать пресс-секретарей первичных или региональных организаций. Пресс-секретари первичных организаций являются потенциальными сотрудниками пресс-службы. Пресс-секретарь постоянно поддерживает с ними связь: информирует о важных событиях, новых программах, проводит семинары и мастер-классы.

В различных организациях так же существует разный подход к понимаю пресс-службы и её роли в организации. В рамках первого подхода, пресс-служба рассматривается как один из ключевых механизмов управления деятельностью организации и ее развития. В этом случае пресс-служба выступает «системообразующим элементом», напрямую подчиняется руководству компании и имеет широкие полномочия по использованию ресурсов организации.

При использовании второго подхода, пресс-службе отводится роль «промежуточного звена» между компанией и внешними субъектами информационной деятельности. Задачи службы при этом ограничиваются сформулированным руководством перечнем и, как правило, ограничиваются мониторингом средств массовой информации, проведением мероприятий и взаимодействием со СМИ.

Третий подход предполагает использование инструментов аутсорсинга, то есть поручения выполнения ряда функций сторонним организациям. Необходимость в собственной пресс-службе в этом случае отпадает или основной целью ее деятельности становится координация работ подрядчиков.

Организация работы пресс-службы государственных органов

Наибольшая роль в этом вопросе отводится пресс-службам государственных органов. Так, основной задачей государственной пресс-службы является разъяснение гражданам, каким образом политика и целевые программы государства влияют на их жизнь. Благодаря этой деятельности деятельность государства и его органов на местах приобретает общедоступный характер, что в свою очередь содействует пониманию обществом тех или иных действий государства. Находясь в постоянном контакте со СМИ, сотрудники государственных пресс-служб разъясняют положительные стороны действия правительства, исправляют недостоверную или ошибочную информацию о правительстве. Однако это не должно является единственным направлением в их работе. Сотрудникам государственных пресс-служб необходимо помнить о том, что они в равной степени ответственны как за имидж государства в глазах общественности и журналистов, так и за имидж СМИ и журналистов в глазах государства.

Организация работы пресс-службы политической партии

Пресс-служба политической партии должна включать персонал для выполнения всех, или, по крайней мере, некоторых из перечисленных функций;

Директор по Информационным Связям следит за составлением общего расписания, общей работой пресс-службы и аналитического отдела.

Пресс-Секретарь уполномочен выступать от имени партии и сопровождает лидера партии в его (ее) поездках, устанавливая личные контакты с журналистами и редакторами газет.

Помощник пресс-Секретаря координирует работу пресс-службы в штаб-квартире партии, составляет пресс-релизы и следит за ежедневной, «рутинной» работой пресс-ассистентов.

Пресс-Ассистенты готовят памятки и справочные материалы для прессы, привлекают внимание средств массовой информации к тому или иному событию и отслеживают резонанс в прессе.

Помощники делают газетную подборку, отправляют факсы, собирают и структурируют информацию.

Сферы деятельности пресс-службы общественной организации

Цель:

Внутренняя Внешняя

Информационный поток:	- работа со СМИ
- внутри организации	-положительный имидж
- от организации	- реклама

С кем работаем:

- пресс-секретари	- СМИ
первичных организаций	- органы власти
	- НКО
	- коммерческие организации