2015-10-22
388
Отчеты
Отчет – это особая форма предоставления данных, предназначенная для вывода на печать. Как правило, для формирования отчета создают запрос, в котором собираются данные из разных таблиц, с включением вычисляемых полей, группировкой, условиями отбора (любая операция необязательная). Далее, по общим правилам Microsoft Access, на базе такого запроса проектируют отчет, который позволяет:
· представить данные в удобной для чтения и анализа форме;
· сгруппировать записи (по нескольким уровням) с вычислением итоговых и средних значений;
· включить в ответ и напечатать графические объекты (например, диаграммы).
Отчеты, в отличие от форм, содержат больше разделов и для эффективной работы с ними необходимо хорошо понимать назначение каждого раздела и взаимосвязи между разделами. Знание того, как и в каком порядке распечатывается разделы отчета, облегчает создание удобных и практичных отчетов. Итак, отчет может содержать следующие разделы.
Ø Заголовок отчета – этот раздел распечатывается в самом начале отчета.
|
|
|
Ø Верхний колонтитул – распечатывается в верхней части каждой страницы, но ниже заголовка отчета.
Ø Заголовок группы – выводится над областью данных первой записи каждой группы.
Ø Область данных – содержит отдельные записи отчета.
Ø Применение группы – выводится в нижней части каждой страницы.
Ø Примечание отчета – выводится один раз в конце отчета.
Когда программа Microsoft Access готовит отчет для отображения на экране или печати на принтере, она начинает с печати заголовка отчета и верхнего колонтитула. Затем печатается область данных, пока страница не будет заполнена. Далее Microsoft Access печатает нижний колонтитул, разрывает страницу и печатает верхний колонтитул для следующей странице. Каждая страница имеет верхний и нижний колонтитулы, а между ними – столько разделов области данных, сколько может поместиться на странице. На последней странице до нижнего колонтитула распечатывается примечание отчета.
Самый быстрый способ создания отчета в Microsoft Access состоит в том, чтобы воспользоваться автоматическим режимом создания ленточного отчета или отчета в столбец. Это выполняется следующим образом.
1. В окне База данных щелкните на вкладке Отчеты.
2. Щелкните на кнопке Создать.
3. В открывающемся окне Новый отчет выберите пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.
4. В раскрывающемся списке выберите таблицу или запрос, на базе которой создается отчет.
5. Щелкните на кнопке ОК.
Мастер автоматического создания отчета в столбец создает с данными, расположенными в один столбец или в виде таблицы. В этом случае в отчет попадают все поля.
|
|
|
Желательно создавать отчеты с помощью мастера.
Мастера отчетов Microsoft Access 2003 позволяют на несколько приемов создавать отчеты в столбец, ленточные отчеты, содержащие подчиненные отчеты, и отчеты с диаграммами.
Для создания отчетов с помощью мастеров руководствуйтесь следующим порядком действий.
1. В окне База данных откройте вкладку Отчеты.
2. Щелкните на кнопке Создат ь – откроется диалоговое окно Новый отчет.
3. Выберите из списка нужного Мастера отчетов.
4. В раскрывающемся списке выберите таблицу или запрос, используемый в качестве базовых для подготовки отчета. Если вы хотите основывать отчет на нескольких таблицах, выберите главную таблицу, которая будет поставлять данные для основной части отчета. Выбрать нужные поля из прочих таблиц вы сможете в диалоговых окнах мастера, которые откроются позже.
5. Щелкните по кнопке ОК.
После этого запустится Мастер отчетов. Опишем ход работы:
1 шаг – выбираются поля, которые должны отображаться в отчете;
2 шаг – устанавливается, добавлять ли уровни группировки;
3 шаг – задается порядок сортировки. Допускается сортировка записи до 4 полей;
4 шаг – выбирается требуемый вид макета и ориентация бумаги;
5 шаг – выбор стиля оформления отчета;
6 шаг – задается имя отчета.
После этого нажимаем на кнопку Готово.
