Структурирование таблиц

При работе с большими таблицами часто приходится временно закрывать или открывать вложенные друг в друга части таблицы на разных иерархических уровнях. Для этих целей выполняется структурирование таблицы — группирование строк и столбцов.

Прежде чем структурировать таблицу, необходимо произвести сортировку записей, тем самым косвенно выделяя необходимые группы.

Структурирование выполняется с помощью команды Данные, Группа и Структура, а затем выбирается конкретный способ — автоматический или ручной.

При ручном способе структурирования необходимо предварительно выделить об­ласть — смежные строки или столбцы. Затем вводится команда Данные, Группа и Струк­тура, Группировать, которая вызывает окно «Группирование» для указания варианта группировки — по строкам или столбцам.

В результате создается структура таблицы (рис. 4.16) со следующими элементами слева и/или сверху на служебном поле:

§ линии уровней структуры, показывающие соответствующие группы иерархического уровня;

§ кнопка <плюс> — для раскрытия групп структурированной таблицы;

§ кнопка <минус> — для скрытия групп структурированной таблицы;

§ кнопки <номера уровней 1, 2, 3> — для открытия или скрытия соответствующего уровня.

Для открытия (закрытия) определенного уровня иерархии необходимо щелкнуть на номере уровня кнопки с номерами 1, 2, 3 и т.д. Для открытия (закрытия) иерархической ветви нажимаются кнопки плюс, минус.

На рис. 4.16 дан фрагмент структурированной таблицы по учебным группам (по стро­кам), что показано в левом поле линией и кнопками со знаком плюс и минус. Кроме того, создан структурный элемент (линия в верхнем поле) в столбцах, позволяющий скрыть или показать столбцы (Код предмета, Код препод., Вид занятий).

Рис. 4.16. Фрагмент структурированной таблицы

Если внутри структурной части выделить группу и выполнить команду Данные, Группа и Структура, Группировать, будет создан вложенный структурный элемент ниж­него иерархического уровня. При выделении группы, охватывающей другие структурные части таблицы, и выполнении команды Данные, Группа и Структура, Группировать соз­дается структурный элемент верхнего иерархического уровня. Максимальное число уров­ней - 8.

Для отмены одного структурного компонента производится выделение области и вы­полняется команда Данные, Группа и Структура, Разгруппировать.

Для отмены всех структурных компонентов таблицы — команда Данные, Группа и Структура, Удалить структуру.

Автоструктурирование

Автоструктурирование выполняется для таблиц, содержащих формулы, которые ссылают­ся на ячейки, расположенные выше и (или) левее результирующих ячеек, образуя с ними смежную сплошную область. После ввода в таблицу исходных данных и формул курсор ус­танавливается в произвольную ячейку списка и выполняется команда Данные, Группа и Структура, Создать структуру. Все структурные части таблицы создаются автомати­чески.

Структурированную таблицу можно выводить на печать в открытом или закрытом виде.

Пример такой таблицы приведен на рис. 4.17. В таблице расчета заработной платы введены столбцы, в которых по каждому работнику по формулам рассчитываются: общий налог, итоговая сумма доплат и сумма в выдаче. Кроме того, по каждому виду начислений (по столбцам) в строке Итого рассчитывается с помощью функции СУММ общая сумма. Порядок следования исходных данных и результатов (итогов) — слева направо, сверху вниз, что позволяет применить автоструктурирование таблицы.

На рис. 4.18 показан вид таблицы после автоструктурирования.

Рис. 4.17. Пример исходной таблицы, в которой можно применить автоструктурирование.

Рис. 4.18. Вид таблицы после автоструктурирования по столбцам