Обзор основных понятий, принятых при работе с базами данных

Алгоритм выполнения задания:

1. Открыть файл файле «задание для лаб-6.xls».

2. Выделить всю таблицу

3. Открыть меню Данные ®Сортировка

4. Нажать на стрелочку (раскрывающийся список) в поле «Сортировать по» и выбрать Фамилия ® по возрастанию ® ОК(см. рис.6.1.)

II). Провести выборку записей с помощью операций автофильтра из базы данных, представленной в файле «задание для лаб-6.xls». Записи, подлежащие выборке, должны удовлетворять следующим критериям:

· фамилии клиентов должны начинаться на буквы П, Л, З,

· год рождения учеников 1997-1999,

· пол «женский».

Алгоритм выполнения задания:

1) Вставить новый лист в открытую книгу (Вставка ®Лист) и переименовать его (Формат®Лист®Переименовать) в Автофильтр. Скопировать таблицу с листа «Сортировка» на лист «Автофильтр»

2) Выделить базу данных путем выделения «шапки» таблицы (имен базы данных) открыть пункт меню действий Данные, операция Фильтр/Автофильтр и - ввести сформированную команду - область табличного поля документа, для последовательной выборки записей по каждой категории признаков (критериев): рис.6.2.

3) для выборки по фамилиям: - ввести заданные признаки - критерии; - открыть диалоговое окно автофильтра в поле Фамилия (операция Условия… рис. 6.2.), - набрать критерии в строках ввода = П* ИЛИ = Л* (рис.6.3.) при этом отметить, что операции автофильтра позволяют использовать только два Рис.6.3.

4) признака выборки для каждого столбца, и выборка по фамилии, начинающейся на букву З, выполняется отдельно; - ввести команду (клавиша ОК);

5) для выборки - год рождения учеников 1997-1999: - провести действия, аналогичные пункту 3), но открыть диалоговое окно автофильтра в поле Год рождения... и набрать критерии >= 1997 И <= 1999;

6) для выборки по полу ученика: - провести действия, аналогичные пункту 3), но открыть диалоговое окно автофильтра в поле Пол... и выбрать критерии ЖЕНСКИЙ.

7) Так как мы провели выборку только двух фамилий, по этому необходимо поместить полученный результат выборки в отдельное место.

8) Повторить пункты 3) -5) и копирование полученного результата для добавления выборки по фамилии, начинающейся с буквы З; - отменить операцию выборки с помощью автофильтра (Данные, Фильтр®Автофильтр).

III.) Провести выборку записей базы данных по заданным выше критериям с помощью операций Расширенного фильтра.

Алгоритм выполнения задания:

1). Сделать копию листа «Сортировка» (Правка® Переместить /Скопировать лист® √ Создать копию) и переименовать его в Расширенный фильтр (Формат®Лист®Переименовать)

2). Создать таблицу критериев с исходными данными над базой данных (исходной таблицей) образец на рисунке 6.4.

Таблица критериев с использованием имен ячеек таблицы с исходными данными. Необходимые заголовки могут быть скопированы в эти ячейки из исходной таблицы (базы данных)

Рис.6.4.

Примечание: Отметим, что имена полей в строке (C1:F1), за которой непосредственно следуют значения критериев должны быть строго идентичны таким же полям исходной базы данных (C6, E6, H6), так как только по ним можно определить, в каких столбцах исходной базы данных следует искать значения, удовлетворяющие критериям. Поэтому такие имена рекомендуется вводить посредством копирования.

3) На листе Расширенный фильтр выделить базу данных начиная со строки, содержащей имена полей со значениями полей (B6:I56). - Выбрать операцию фильтрации (пункт меню действий Данные, операция Фильтр ® Расширенный фильтр) Рис.6.5.