Вопрос 1. Основные свойства и функции документа

Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности.

Объясняется это следующими причинами:

Проблемы ДОУ, их причины:

1. Существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.

2. Способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.

Требования, предъявляемые к информации:

1. Она должна быть достоверной.

2. Она должна быть точной.

3. Она должна быть своевременной.

4. Она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.

Свойства документа:

1. Информативное свойство документа- это его способность передавать информацию. Сюда относят:

а. актуальность,

б. достоверность,

в. доступность информации и др.

2. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма. К эксплуатационным свойствам документа относятся:

а. долговечность,

б. прочность документа,

в. способность противостоять различным воздействиям.

Основные функции документа:

1. информационная (в документе фиксируются факты, события, явления..)

2. организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности)

3. коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия)

4. юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов)

5. воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки)

6. учебная (для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов).